De nieuwsbrief sited heeft een artikel gepubliceerd over het Keller Seminar van 6 dec 2007 jl.
Door: Rudy Kaptein, Medewerker VHIC
Keller seminar, 6 december 2007
Decos, Inter Access en Macaw als sterkste uit de bus op Keller seminar
6 december vormde de slotdag van een laboratoriumonderzoek, uitgevoerd onder leiding van Wouter Keller. Tijdens het seminar dat gehouden werd op deze dag werden de resultaten bekend gemaakt van het onderzoek naar gemeentelijke documentmanagement (DMS) en Workflow management (WFM) oplossingen. Een dag waarnaar door zowel leveranciers als gebruikers van DMS en WFM applicaties werd uitgezien, vanuit de leveranciers om te bepalen hoe men het doet ten opzichte van de concurrentie, vanuit de gebruikers om te bepalen of men met ‘het juiste’ product werkt.
Alle grote marktpartijen waren benaderd om hun software aan te leveren voor het laboratorium, ingericht voor het werkproces (het zaaktype) kleine evenementenvergunning, naar het voorbeeld uit Mozaiek van de gemeente Dordrecht. Corsa van BCT, InProces van Brein, Verseon van Circle, Decos van Decos, het MemX model van Differs, Alfresco ingericht door Inter Access, Sharepoint ingericht door Macaw en Hummingbird met Voortgangsmodule ingericht door Unisys hadden een inrichting aangeleverd. Opvallende afwezige was Centric met de Sharepoint opstelling die tijdens de twee Andez aanbestedingen succesvol is geweest.
ONDERZOEKSRESULTATEN
De behandeling van de resultaten van het onderzoek werd onderverdeeld in de onderdelen ‘warme’ en ‘koude’ dossiers. Warme dossiers voor de onderwerpen rond workflow, zakenbeheer en publicatiemogelijkheden, koude dossiers rond onderwerpen als archivering, beveiliging en architectuur. In totaal werden de pakketten beoordeeld op negen hoofdonderdelen, waarbij de hoofdonderdelen waren onderverdeeld in een aantal subonderdelen met vaak daaronder nog een aantal subsubonderdelen. Op dit laagste niveau werden geen aparte scores meer gegeven.
Het onderzoek was vergelijkend van opzet, hetgeen betekent dat per hoofdonderdeel en subonderdeel een vergelijking was gemaakt tussen de verschillende pakketten. Over het algemeen werd per hoofd/subonderdeel een of twee pakketten beoordeeld als sterk, een of twee als zwak en de rest als ok. Een totaalscore waarin alle producten op volgorde worden geplaatst valt dan ook niet te geven, wel hoe de pakketten in vergelijking scoren op de verschillende onderdelen. Afhankelijk van de functionaliteiten die belangrijk worden geacht kan natuurlijk wel bekeken worden hoe een bepaald pakket daarin scoort ten opzichte van de concurrentie. Wanneer toch alle plusjes en minnetjes in de hoofdcategorieën bij elkaar opgeteld worden is te zien dat Decos, Alfresco van Inter Access en Sharepoint van Macaw als sterkste naar voren komen. Tijdens de verschillende leverancierspresentaties gebruikten sommige leveranciers hun tijd om algemene informatie te geven over zichzelf en de eigen producten, anderen gebruikten de tijd om te laten zien op welke manier zij binnen de laboratoriumopstelling de behandeling van de evenementenvergunning hadden vormgegeven.
ONTWIKKELINGEN
Gedurende de dag werd het gebruik van het DMS/WFM in een bredere context geplaatst. Gold het DMS voorheen vaak als ‘DIV’ applicatie, omdat deze te maken had met postregistratie en de archivering van (digitale) documenten, uit alle ontwikkelingen, maar ook uit het op de dag aanwezige publiek (een mengeling van personen afkomstig vanuit Informatisering, Automatisering en DIV) blijkt dat dit niet langer het geval is. Binnen de door Egem ontwikkelde gemeentelijke e-dienstverleningsarchitectuur neemt het DMS, bij de concrete uitwerking hiervan door leveranciers, een belangrijke plaats in binnen het midoffice voor de opslag van (klant)informatie en het beheer van de lopende zaken.
Enige relativering is echter nog op zijn plaats. Uit een onderzoek blijkt dat het DMS met name nog gebruikt wordt voor postregistratie en het vormen van een digitaal archief na afloop van het proces. In een minderheid van de gevallen wordt het DMS ook gebruikt voor warm archief (digitaal werken) en workflow.
Gedurende de dag werd meerdere malen Dordrecht aangehaald als goed voorbeeld voor andere gemeenten. Binnen het zelf ontwikkelde zakensysteem Mozaiek wordt op gestructureerde wijze informatie vastgelegd die van belang is voor de externe partijen (burgers, bedrijven) en interne behandelaars. Belangrijk element in de aanpak van de gemeente Dordrecht is volgens Keller de relatief eenvoudige opzet, zonder het ontwerpen van uitgebreide workflows of het leggen van veel koppelingen met de aanwezige procesapplicaties. Hierdoor is het mogelijk om binnen een relatief korte termijn snel vorderingen te maken met het opnemen van processen binnen het midoffice.
De komst van Sharepoint 2007 heeft volgens Keller ook veel stof doen opwaaien in de DMS en ECM (Entreprise Content Management) markt. Sharepoint 2007, een pakket met zeer uitgebreide functionaliteiten, biedt de mogelijkheid om zowel onderdelen als document/ recordsmanagement, als workflow en e-formulieren binnen hetzelfde platform af te handelen. Bovendien biedt het vanzelfsprekend een uitstekende integratie met de overige kantoorautomatiseringspakketten van Microsoft. Veel leveranciers van DMS-producten zijn dan ook bezig met vormen van samenwerking en integratie binnen het Sharepoint platform. Wel werd terecht het voorbehoud gemaakt dat de marktpartijen de mogelijkheid moeten hebben om een generiek product als Sharepoint op maat te maken voor de gemeentelijke situatie en processen.
DE TOEKOMST
Momenteel is volgens Keller de opkomst waar te nemen van partijen die in staat zijn op alle onderdelen van de informatiemanagement eigen producten aan te bieden. Microsoft, Oracle en SAP hebben, mede door acquisities, een steeds breder productaanbod. Daarmee kunnen zij op termijn wellicht een totaalpakket bieden met onder andere eigen ECM, ERP, databasesystemen en ondersteuning bij implementatie en beheer. Het wordt interessant om te zien hoe leveranciers van best-of-breed producten hiermee om zullen gaan.
Verdere ontwikkelingen rond dienstverlening aan de burger en onderlinge informatie-uitwisseling binnen de overheid (via onder meer de basisregistraties) zorgen ervoor dat alle gemeenten bezig zijn of moeten met de eigen informatiearchitectuur. Het is zaak om, naast de opkomende verplichting om gegevens aan te leveren aan de centrale registraties, ook het voordeel te kunnen benutten van het gebruik van die gegevens binnen de gemeentelijke informatievoorziening. Dit vergt veranderingen op meerdere niveaus. De technische veranderingen en de benodigde applicaties zijn daarbij een eerste stap, maar voor een succesvolle implementatie is het uiteindelijk nodig dat de werkprocessen hierop worden aangepast en dat uiteindelijk ook de aangepaste manier van werken verankerd wordt binnen de cultuur van de organisatie.
Tenslotte zijn er mensen nodig die vorm kunnen geven aan de veranderingen. Op centraal niveau, om regie te kunnen voeren op de ontwikkelingen en algemeen bruikbare hulpmiddelen aan te kunnen bieden. Maar zeker ook binnen de gemeenten zijn mensen nodig die voldoende tijd krijgen naast de normale werkzaamheden en die voldoende mogelijkheden en kennis hebben om hieraan te werken. De rol van Div staat volgens Keller hierbij nog niet vast. Gaat men actief bijdragen aan de hervormingen van het eigen vakgebied en de centrale rol die de informatievoorziening binnen de processen krijgt, of blijft het bij het beheer van het (papieren) archief? Het mee kunnen gaan met de veranderingen zal hierbij bepalend worden.
Sited 088, februari 2008
