WerkBOX - StartReady nieuwsbrief nr 5 maart 2011

StartReady bouwt Ricoh WerkBOX

StartReady bouwt Ricoh WerkBOX zo kopt de laatste nieuwsbrief van StartReady van maart 2011.

'Startready faciliteert en host de Ricoh werkbox. Dit op SharePoint gebaseerde systeem is volledig geïntegreerd met de Ricoh Multifunctional. De Ricoh werbox digitaliseerd alle informatie binnen de organisatie. Deze informatie wordt gescanned en vervolgens in de juiste mappen opgeslagen. Vanaf een beveiligde omgeving kunnen medewerkers deze informatie raadplegen. Klik voor info op www.ricohwerkbox.nl'

Startready en Ricoh zijn beide Goldcertified partners van Microsoft.

Wetten, regelgeving en normen rondom archieven - wie is verantwoordelijk?

Met regelmaat stoeien organisaties met de vraag. Met welke wet -en regelgeving krijg ik te maken als mijn organisatie een archief in wil richten? En wie is er dan verantwoordelijk voor het voldoen aan de daarvoor geldende normen?

Wet -en regelgeving in het kader van een DMS of archiefsysteem slaat in eerste instantie op die organisaties die vanuit wetgeving gehouden worden aan de archiefwet van 1995 (zie ook leesbare uitleg archiefschool) en de daarvoor opgestelde norm voor archiefsystemen NEN 2082 en die voor het beheer van archiefbescheiden voor archiefvormende organisaties NEN 15489. Eigenlijk spreek je indien je het hebt over een systeem wat voldoet aan NEN2082 ook niet over een DMS maar over een Records Management Applicatie (RMA).
Met andere woorden de 'klant' zal zich voor de inrichting van haar organisatie en de processen in haar organisatie rekenschap moeten geven van de eisen die aan haar gesteld worden vanuit de wet. Van toepassing is de NEN 15489. Indien een organisatie gebruik maakt van een archiefsysteem welke is gecertificeerd volgens NEN 2082 mag ze er vanuit gaan dat het systeem ingericht kan worden zodat deze de verplichting van de organisatie om de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden ondersteund.

Met nadruk kan, omdat vanaf het moment dat gestart wordt met de inrichting van het systeem de compliancy met wetgeving niet meer gegarandeerd is. Mogelijkheid is om het geïmplementeerde systeem vervolgens te laten certificeren tegen dezelfde norm zoals dat is uitgevoerd bij de gemeente Nieuwegein.

Het deel waar het gaat over het garanderen dat het systeem instaat is om een organisatie te ondersteunen met het voldoen aan de eisen van de archiefwet (NEN 2082) is de verantwoordelijkheid van de softwareleverancier. Maar let op indien dit systeem wordt geïmplementeerd door bijvoorbeeld een integrator is dat nog geen garantie dat dit ook 'goed' gedaan wordt en kan die garantie door een leverancier enkel geleverd worden door de implementatie zelf te laten toetsen door bijvoorbeeld de ECB. Het voorbeeld van Nieuwegein is in de wereld van de gemeenten uniek als het gaat over de toetsing en de bestpractice maakt onderdeel uit van een propositie die door Ricoh samen met QNH wordt gehanteerd. In diezelfde gemeenten is nog geen certificering volgens NEN 15489 uitgevoerd.

Something is changing #il

Yesterday June 22nd I was one of the speakers on the third SharePoint and Storage session at Microsoft NL organised by Ricoh. In between we organised a roundtable discussion on the same subject at our headquarters in 's-Hertogenbosch.

Since quit a long time now I'm advocating the possibility's the Microsoft stack with SharePoint as platform can come available for your organization. In the last say three years I build the competence at Ricoh and in the last two years the productline Ricoh Document Store has been build.

I personaly had a special experience during the seminar. We used some surveys to measure the 'mood' of our public. Last November and December generaly the public was not convinced of the document management capability's of the SharePoint platform. Now about 9 mounth later and a lot of talking, some major developments and last but not least a new version of SharePoint released last Mai 12th this mood has changed dramatically.

The public was convinced of the possibility's and was looking for the reallife cases and best practices to use it now and with the upcomming changes in the SharePoint 2010 platform on premise and ofcourse the promisses of SharePoint online based on the new funtionality's.

Opportunity's for us ISV's and Integrators. We finaly can concentrate more on the functionality that adds the most vallue to the business processes and productivity of our customers.

The content of the seminar can be found on the YouTube and SlideShare channels of Ricoh.

Enterprise Search as part of Business Productivity 2 - Seminar Amplexor (B)

Yesterday june 3rd I attended at a Seminar organised by Amplexor in Diegem near Brussels airport Belgium. Amplexor profiles itself as a pure Content Management company and provides their customers wih services on ECM. In the opening presentation of Eric Pieters (CEO). The ECM offering of Amplexor is devided amongst four quadrants: Web Content Management, Document Management, Intranets and COllaboration and Information Architecture and Search. The later was the subject of this seminar.

I was not the only Dutch attendent. Sjoerd de Valk of Winvision, who I met at the Las Vegas SharePoint Conference last year, came to hear the story too.

In my earlier blog I explained that I was triggered by the description of the content of this seminar. First by stating that Enterprise search projects very often are started with a high ambition. In the session of Paul Hermans this was explained on a lively manner.
In my opinion the common mistake to start with a under estimated complexity should be taken even more serious. Before starting to implement a enterprise search infrastrucure, be sure you have a vision and a strategy on information. That's an important start indeed. Next do not start to implement the Search infrastructure before you have a Access and Authentication infrastructure you can use to implement the search upon. True, but not that easy too! Third do not try to implement this huge one interface, this single user experience for all users or rolls in the entire enterprise. Build applications on top of the search infrastructure layer. Last but not least pay attention to the user, manage the change and build trust.

Not a bad apporach. In my opinion it is smart to devide the information demand of the enterprise into smaller chunks. When this is done in the 'envisioning fase' where the vision and strategy of the information access is build, the implementation of different information goals can be split up. More smaller projects, building the total enterprise search ambition over time.

The experience of Amplexor in this field wasn't illustrated with a lot of customer cases. Overall a nice session. Thanks Paul.

The last parts of the seminar the technology and functionality of the search infrastructure was presented by two people of Microsoft. Both former FAST employees; Wolgang Mederle and Hilde Rietveld. Most of the stuf I've seen before on SharePoint or other Microsoft conferences and events. Important to notice is that the promises of Microsoft and FAST in 2008 when FAST was acquired by Microsoft are fullfilled in the new product versions of FAST and Microsoft SharePoint 2010.

Important additions as advanced people search as part of knowledge managment, facetted and federated search, ranking and search advise are now available in the new products.

Nice work FAST and Microsoft.

There are some good comparison sheets available on the Microsoft Technet side. For example the poster were the product specs are compared:

• SharePoint Foundation 2010
• Search Server 2010 Express
• Search Server 2010
• SharePoint Server 2010
• FAST Search Server 2010 for SharePoint

 Another nice source in Thechnet is the Getting Started with Enterprise Search in SharePoint 2010 Products and  SharePoint Server 2010 Enterprise Search, FAST Search Server 2010 for SharePoint

So are there some examples that use these technology's. There were some demo's based on real life enterprise search implementations:

Scirus - a scientific database /try flu. By filling in a search query you get results in body. On the left bar there are two main sources for the results: journals and other web. These are facets. You can refine your search by choosing journals or the federated other websources. On the bottom there is another part that can help you to refine your query with advised keywords.
Times online - by opening a topic (search) a newspaper site is composed. A topis is realy a composition of related articles post on the same position of the page. Again you can recognise the facets and federated search results on the left. On the backend of this site Times has implemented a business model. Content of Times itself is sold for further reading.

Some other examples:

• Wolters Kluwer
• Read Elsevier (MOSS and ESP)
• NXP
• Thomson Reuters

Microsoft SharePoint 2010 server - NEN2082 gecertificeerde implementatie [QNH] bij Gemeente Nieuwegein

waar zijn we nu helemaal mee bezig?

Even geleden heb ik al eens melding gemaakt van de pre-release installatie van Microsoft SharePoint server 2010 door QNH bij de Gemeente Nieuwegein. De implementatie van het DMS/RMA is door de ECB geaudit en NEN2082 gecertificeerd. Dat is bijzonder!
Bijzonder knap om te beginnen in een markt die in het midoffice segment sterke vertegenwoordinging kent van spelers als BCT, Cirkel en een aantal andere partijen. QNH is met hun oorspronkelijke IBM practice en de wat later ontwikkelde Microsoft practice vooral bekend als specialist op het gebied van Business integration. De gemeente markt is - zeker in het DMS/RMA domein - nieuw.
Bijzonder om dat het gaat om een implementatie die samen met Microsoft voor de officiele release van SharePoint 2010 op 12 mei 2010 is gerealiseerd.
Wat ik nu vooral bijzonder vind is dat ook de collega gemeenten in Nederland (ca 400 in het totaal) met grote getalen deel hebben genomen aan het seminar dat rondom deze case is georganiseerd in Nieuwegein op 19 mei j.l. Dat daar op dat moment het succesverhaal is gepresenteerd door Pieter van der Hoog van de gemeente Nieuwegein zelf en dat het NEN 2082 certificaat door Dick Marijnen van het ECB is uitgereikt aan de burgemeester.

Een kort uitreiksel van het verslag van een aanwezige toehoorder:

Ik heb gisteren een congres (voor gemeenten "only") bezocht waar 2 cases zijn behandeld van de gemeente Nieuwegein en de Gemeente Venlo. Onder de titel "waar zijn we nu helemaal mee bezig?" is de stand van zaken omtrent e-Dienstverlening in Gemeenteland aan de orde geweest, en meer specifiek van de gemeenten Nieuwegein en Venlo. De partner die het Document management systeem (DMS) en het Records management systeem (RMA) heeft ontworpen en geimplementeerd, is QNH. Er zijn een aantal unieke kenmerken die mij opgevallen zijn aan deze cases:

De aanleiding en het NUP

De keuze voor een volledig op Microsoft technologie ingerichte front en mid-office van CRM-ERP
Een gecertificeerde DMS en RMA archieffunctie.

De aanleiding:

Zowel Venlo als Nieuwegein zijn gestart met het herinrichten van processen en systemen vanwege een aanstaande verhuizing naar een nieuw stadhuis, respectievelijk in 2013 en 2011. Voor Venlo gold nog een extra argument, namelijk dat de dienstverlening aan burgers en bedrijven op een onacceptabel laag niveau stond. Dit heeft allereerst geleid tot een forse reorganisatie waarbij een hoog percentage ambtenaren uitstroomden (30% werd genoemd), en een even fors percentage op basis van geschiktheid (competenties) weer instroomde. Omdat e-Dienstverlening afdelingoverstijgend is (dienst overstijgend, en niet dienst/afdeling centrisch) is een herinrichting van processen en systemen noodzakelijk. Verder speelt een belangrijke rol dat men geen ruimte, en dus geld, wenst te besteden aan het papieren archief in de nieuwe huisvesting.
De projecten die onder de paraplu van het NUP zijn gedefinieerd zijn niet de dominante factor geweest. Dit beeld werd bevestigd door meerdere vertegenwoordigers van gemeenten waarbij het niet opleggen van echte sancties leidt tot een gedrag van "het zal mijn tijd wel duren".

2. De keuze:

De belangrijkste argumenten om zowel de front en midoffice technologie van Microsoft te omarmen zijn:
Geen problemen met systeemintegratie, alles van 1 fabrikant en 1 leverancier.
Geen problemen met leveranciers die naar elkaar wijzen als systemen niet naar wens werken, en de klant als pingpongbal gebruiken.
Alleen de interfacing naar externe partijen (databases) moet ingeregeld worden.
Lange ontwikkeltijd voordat het 1e product live kan (bijvoorbeeld "parkeervergunningen"), snelle doorlooptijd voor de volgende producten.
Door de toegenomen transparantie en de ontsluitingsmogelijkheden gaat de frontoffice (KCC) steeds meer taken van de mid-office overnemen. Doelstelling is dat 80% van de vragen die men krijgt door de front-office beantwoord en afgehandeld kan worden.

3. Certificering:

De inrichting van het DMS en de RMA zijn conform de NEN2082 specificaties gerealiseerd. Het European Certification Bureau (ECB) heeft dit certificaat overhandigd (En heeft ook de audit uitgevoerd). Nieuwegein is de 1e nederlandse gemeente die met een gecertificeerd sharepoint 2010 platform aan de slag gaat. Een gecertificeerde DMS/RMA platform is de eerste voorwaarde waar men aan moet voldoen om toegang te krijgen tot de overheidsmarkt.

Wat verder opviel:

Marktsituatie:
Een veelgehoorde karakteristiek als gesproken wordt over de gemeentemarkt en haar leveranciers (op het gebied van DMS/RMA), is dat deze markt volledig dichtgetimmerd zou zijn met leveranciers als Circle, Decos, BCT, Hummingbird, Alfresco, etc. Opvallend is dat QNH een relatief nieuwe partij is (opgericht in 2004, 500 werknemers) en met een concept dat volledig gericht is op de Microsoft product suite, toegang heeft verkregen tot in ieder geval 2 gemeenten. De belangstelling is echter groot. Er moesten (op het congres) stoelen bijgeplaatst worden vanwege de grote belangstelling van collega gemeenten. Ik schat dat er ongeveer 120-150 bezoekers waren. Dit suggereert ten minste dat e-Dienstverlening kansen biedt voor nieuwe partijen.


[met dank aan Gerard Schuckman voor het waarnemen]

Ook Ricoh levert oplossingen op basis van Microsoft Online diensten #li

'Wanneer u online bent kunt u via Outlook zien wie van uw collega's bereikbaar is, en heeft u altijd inzicht in agenda's. Ook kunt u videovergaderen, en uw bureaublad delen op afstand. U heeft bovendien altijd de laatste documenten binnen handbereik - óók als u niet op de zaak bent.'

Dit is de belofte zoals op de nieuwe site voor Microsoft Online diensten staat geschreven. Ricoh Nederland levert al meer dan 10 jaar aan haar klanten. De laatste jaren - als Microsoft Gold Partner - worden oplossingen op basis van SharePoint gebouwd. Deze oplossingen zijn inmiddels door ontwikkeld naar producten als de Document Store van Ricoh. Hiermee wordt een verbinding gelegd tussen de wereld van het papier en de digitale informatie.

Documenten spelen een belangrijke rol als informatiedrager binnen bedrijfsprocessen. Enterprise Information Management, Informatie Engineering en de logistiek die deze informatie op het juiste moment in de juiste vorm op de juiste plek brengt zijn specialismen die in de oplossingen zijn terug te vinden. Specifiek voor een aantal processen zijn hier frameworks voor opgebouwd en geven templates invulling aan de behoeften. Zo kent iedereen de vraag en de daaraan gerelateerde problemen om een factuur van een leverancier efficient door een organisatie heen te begeleiden.

Het besef dat het klassieke Document Management slechts voor een deel de huidige bedrijfsprocessen ondersteund wordt steeds groter. Denk aan de ontwikkelingen waar Microsoft in haar nieuwe SharePoint 2010 release de mogelijkheid biedt om documenten in een set te verzamelen. In de overheid kennen we deze relatie tussen documenten en informatie als ´een zaak´, in de verzekeringswereld of de advocatuur wordt wel gesproken over een dossier of een case. Ricoh heeft deze functionaliteit in haar Frameworks opgenomen en biedt de mogelijkheid om naast het document ook de hele set van gerelateerde documenten als een dossier te behandelen.

Steeds vaker komen documenten in digitale vorm binnen en de integratie met deze digitale stromen worden steeds beter. Feit is dat in de huidige wereld nog steeds erg veel informatie in een ongestructureerde vorm op papier wordt aangeleverd. Postkamers hebben nog steeds een zeerbelangrijke rol in het verzamelen van deze binnenkomende stroom en het voorbewerken en afleveren van deze gegevens op de juiste plek in het bedrijfsproces. Efficiente en effectieve verwerking is de eerste stap in de besparing in het informatielogistieke proces. Door een deze informatie stroom te digitaliseren en te integreren in een digitale postkamer waar verschillende informatie kanalen (digitaal en analoog) samenkomen wordt dit proces in gang gezet.

Lang niet elk bedrijf ziet het beheer van de ondersteunende informatiesystemen als taak. Men ziet op tegen de complexiteit en de kosten die de investering met zich meebrengen. Ontwikkelingen die de laatste tijd beschikbaar komen geven een antwoord op deze behoeften. Al een aantal jaren is het met de grote beschikbaarheid van grote bandbreedte via het internet heel goed mogelijk om (een deel van) een systeem buiten het eigen bedrijf te plaatsen. Een voorbeeld van deze ontwikkeling zijn de online diensten van Microsoft. Ricoh investeerd in deze ontwikkeling en brengt haar oplossingen naar deze online platformen. Naar verwachting zullen in hewt verlengde van de release van het Microsoft SharePoint 2010 platform 12 mei 2010 al vrij snel de online varianten beschikbaar komen.

Voor die bedrijven die graag van hun beheer af willen, maar de infrastructuur en de data binnen het eigenbedrijf willen houden is een appliance een oplossing. Een combinatie van server, software matige oplossingen en het beheer in één. Direct beschikbaar.

22 juni 2010 organiseerd Ricoh haar vierde seminar over SharePoint in het auditorium van Microsoft Nederland in Schiphol. Er zijn geen kosten verbonden aan deelname.

SharePoint 2010 and NEN2082 BUZZ - vervolg

Onlangs liet ik een BUZZ achter op deze BLOG over de prérelease implementatie van SharePoint 2010.

Inmiddels heeft QNH zelf gepubliceerd over deze implementatie bij de gemeente Nieuwegein. De ECB heeft implementatie in de praktijk getoetst volgens de Nederlandse Recordsmanagement norm NEN2082. Zoals Dick Marijnen van de ECB aangeeft een zeer waardevolle stap om substitutie mogelijk te maken.

SharePoint 2010 wordt 12 mei 2010 officieel released.

SharePoint 2010 and NEN2082 BUZZ

During a prérelease SharePoint 2010 implementation a succesfull NEN2082 audit has completed. Last time the certification of SharePoint 2007 took till mid 2008.

I can not reveal the source nor the details about the case yet but... I expect this news will go public whitin a short period.

Launch new release SharePoint

SharePoint 2010 was expected to be released in the first half of 2010. My estimate was somewhere in the period May - June. Microsoft did better than expected on this point.

On the site of Microsoft SharePoint Team Blog the official launch date of the 12th of May was anounced. Exiting, I agree.

The RTM will be released April, just before launch.

Is SharePoint ready to become an ECM platform?

The success and broad adoption of SharePoint has been discussed a lot. Being at the top of the food chain means that the competition is looking at you. In the case of SharePoint it means that specialized products are equipped with a link and an explanation why these products add value to SharePoint.

The story often follows the same pattern. SharePoint is a good product and is adopted broadly but it lacks this or that functionality. Well of course it lacks functionality. Microsoft is good at leaving out functionality and providing a good basis to build on top. That's why lot of organizations has been able to become big and successful by concentrating on the added value of their specialized product and services.

Sometimes the atmosphere of the story becomes even hostile. The product of Microsoft cannot meet the expectation and leads to frustration of the organization. The field of DM and ECM is famous in these discussions.

In the first place SharePoint does provide in a lot but not all of the technology and functionality needed in an ECM platform. Organizations are invited to add functionality and value to the platform. The ISV and IT integrator communities are core of the business model of Microsoft.
Second designing and implementing a successful ECM function in an organization is manly not dependent of technology. Just a little while ago all this functions were imbedded in the organization and supported with paper based systems. They worked very well for a long time. One should ask themself if it's worthwhile to change that. To what extend?

Extracted from a whitepaper the next quote:
IT has learned through hard experience that if the functionality in a new application is not sufficiently rich to provide a compelling end-user benefit, users will not adopt it, instead sticking with whatever method was used in the past. In this light, it is significant that organizations attempting to automate document-centric processes with SharePoint typically encounter several limitations which arise from specific architectural and technical requirements of the platform and the way it is often deployed.

Thru, the way a platform is deployed, given its capability's and limitations in the light of architectural, technical or functional requirements will eventually determine the Return.

The fact SharePoint is deployed and used by companies to replace a file system is not in the first place a lack of functionality of the platform. It is however the choice of the organization itself how to use the platform. The choice itself maybe poor due lack of knowledge. How to choose from the broad functionality of the platform? Maybe a lack of experience with ECM is the most important reason.

ECM is an expertise field with underestimated complexity. When a process and people centric business and a technology centric IT department try to solve the business issues and are not able to address ECM, they probably will stick with a file system replacement.

Implementing ECM successfully is not (only) about the technology and functionality of the platform it is more about the maturity of the organization.

If the organization is able to address the ECM issues prior to the design of a system based on whatever platform the return will be more predictable. It is not technology that solves that business challenge.

Derde seminar SharePoint and Storage Ricoh succesvol

Gisteren 21 januari 2010 heeft voor de derde maal het Ricoh seminar SharePoint en Storage plaats gevonden. Deze is als buitengewoon nuttig en plezierig ervaren door alle aanwezigen.

Daar waar het nieuwe werken geleefd wordt

De opzet van het seminar was deze keer wat anders. De eerste twee maal heeft deze plaatsgevonden in de inspirerende omgeving van Microsoft Nederland in Schiphol.

Vanwege het succes is er na het bekend maken van het event in september / oktober 2009 direct aangegeven dat er een tweede event georganiseerd zou worden. Helaas ;-) was ook dat niet voldoende om iedereen die interesse had (240 aanmeldingen) een plekje te garanderen. Daarop is besloten om onze (potentiele) partners in een derde sessie op ons hoofdkantoor in Den Bosch uit te nodigen.

Intieme opzet, intensief delen van informatie

In een groep van ca 20 mensen is een vol programma van presentaties en discussies doorlopen waarin Ricoh en partner ProAct zich als specialist hebben kunnen presenteren op het vlak van ECM, DM, SharePoint en Storage. De reacties van de aanwezigen (bijna 100% opkomst) hebben actief en enthousiast op de inhoud en de opzet van het event gereageerd.

In het programma zijn ondermeer onderwerpen als Het Nieuwe Werken, een inkijk naar SharePoint 2010, SharePoint producten van Ricoh als Ricoh Document Store en SharePoint@Once en tot slot Storage behandeld.

Ricoh Document Store (RDS) en SharePoint@Once maken snelle en robuuste implementatie van Document Mangement functionaliteit in een SharePoint omgeving mogelijk, met minimale inspanning. RDS wordt geleverd binnen de omgeving van de klant of kan volledig zonder zorgen met een appliance geleverd worden. De oplossing op de appliance is samen met StartReady ontwikkeld.

Met de uitrol van de Ricoh Document Store op een appliance, levert Ricoh haar oplossing op een basis voor - Software and Services -

De appliance waarop Ricoh haar Ricoh Document Store (RDS) levert kan enerzijds gezien worden als een vehicel om de software te leveren bij de klant. De appliance is in conceptuele zin echter veel meer. Het is een platform, een basis van waaruit een grote hoeveelheid van functionaliteiten geboden kan worden.
StartReady, de leverancier van de appliance en de partner van Ricoh waarmee samen een software distribution layer in de appliance is gebouwd legt uit:

StartReady biedt Microsoft OCS als een appliance. Wensing: “Het is een combinatie van Software-as-a-Service (SaaS) en een lokaal geïnstalleerde (on premise) oplossing. De hard- en software installeren we bij de klant, maar we bieden Microsoft OCS als managed service aan. In tegenstelling tot
volledige SaaS-diensten kun je dit wel makkelijk integreren in de rest van je infrastructuur. Tegelijkertijd bied je bedrijven de voordelen van SaaS, zoals een snelle implementatie en betalen via een vast bedrag per maand in plaats van een forse eenmalige investering.

bron: artikel TAMTAM

In het voorbeeld van het artikel is het product wat geleverd wordt Office Communication Server (OCS). Ricoh biedt met RDS een op SharePoint gebaseerde document -en dossiermanagement platform dat geïntegreerd is met de Multi Functionele Printers (MFP). Sinds lange tijd heeft Ricoh de middelen om deze (en nu dus in combinatie) te leveren tegen een bedrag op basis van afname van de dienst, zonder investering.

Ricoh succesvol met Microsoft SharePoint en Ricoh Document Store

Voor de meeste bedrijven is een periode van relatieve rust aangebroken. Juist in deze periode lukt het Ricoh om de propositie Slim Samenwerken met een concrete invulling van de Ricoh Document Store succesvol in de markt te positioneren.
Key in dit traject is de focus en volharding gebleken. Vooral het opstellen van een heldere roadmap is een belangrijk handvat gebleken. De verankering in het businessmodel en het distributiemodel maakt de keuzen in de roadmap voor iedereen herkenbaar. Het maken van een heldere en consistente keuze leidt uiteindelijk tot succes, ook op het moment dat de handel stil lijkt te vallen.
Inmiddels zijn er in heel korte tijd een flink aantal deals gesloten waarin Ricoh Document Store een centrale rol speelt. Het aanbieden van de oplossing in een gedifferentieerd distributie kanaal is hier vol benut: RDS on premise (in eigen infrastructuur) en in een lease constructie, de keuze voor de appliance in het eigen netwerk en de appliance, maar dan gehost (dus als een ASP model) en ook gefinancierd.
Medio september zal RDS2.0 gereleased worden en drie solutions templates beschikbaar komen: postkamer, factuur distributie en leerling dossier. De laatste is gebaseerd op het dossiermanagement framework en als verticale oplossing in onderwijs ingericht.
Het volgende release slot is inmiddels grotendeels gepland en voor invulling van de roadmap zijn de workshops met de segmenten gestart. Deze toetsing vindt niet enkel intern, maar vooral ook met het gezicht naar buiten plaats. Op naar het volgende gezamelijke succes!

Ricoh Document Store is een concept waarin de intelligente multifinctionele devices geintegreerd worden met een platform gebaseerd op Microsoft SharePoint. De appliance maakt een zeer snelle en stabiele implementatie mogelijk. De appliance maakt bovendien het afnemen van beheerdiensten mogelijk.

Records Management lives in a mixed world

A few days ago I wrote a little piece on Records Management and SharePoint. SharePoint is recognized as a platform that can be configured to fulfill the function as an archive as described in the NEN 2082 Standard (Dutch).

The audit against the standard has been performed by the European Certification Bureau.

Last week I attended at a session where Rubicon demonstrated the standard available functionalities on Document Management that SharePoint provides. The second topic in this session was Rcords Management, SharePoint and the NEN2082 accreditation. For this reason Dick Marijnen from the ECB attended the session to explain a little about the standard and the impact of the standard on documents.

The session was no deep dive into the subject, but only a short introduction. Striking is the assumption in these kind of sessions that a document is still assumed to be 'a piece of text in a digital form'. Say a word document.

In my opinion two major complexities are unexposed:

What is a document?

What is the format of a document?

An document in the historical explanation is a piece of paper with a text or some drawings. Today we are looking in a total different way to a document. It can be a text with some drawing, but also a video or a recording. More complex is when documents are related and combined. For example a set of documents or a text document or a power point presentation with multi media content like an embedded video. About 20 years ago you had to go to a library to look up a document and a related video, go to a video player and so on... It's all there on our fingertips now.
One step further these documents never come alone, there is a reason why they are there. Related documents are dossiers and some of these documents are related to more than one dossier.

If this content is essential for you, your department and later the company or society it becomes a 'record'. Of course this is a VERY simple explanation. Think about it this way. When a document that you produced becomes very important for your company, it is very difficult to find, retrieve and maintain the record if it is located on your hard disk or in your drawer.
When digital, that is the starting-point of the concept of an application providing Records Management support, this will become much easier. True in lot's of ways, but look around. Look around in your own office. Take a look at your desk, think of the way you perform your tasks. Do you use paper during this process? What happens with it? So how digital are we? Or are we still dependent of paper, at least for a part of our life?
I do believe we live in a mixed world of paper and digital content and this is what makes Records Management complex. You can not ignore paper flowing through your organization. Yes you can digitize it as a kind of a remedy. And systems will be able to support the process better. But for the time being Records Management lives in a mixed world.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 en Recordmanagement

NEN 2082 is enige tijd geleden als norm geaccepteerd. NEN 2082 beschrijft de eisen die aan een systeem gesteld worden om voor recordmanagement gebruikt te mogen worden.

of zoals de norm zelf in de titel pagina aangeeft: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur.

SharePoint had al een belangrijke audit op dit vlak doorstaan. De amerikaanse defensie stelt op een gelijke wijze eisen aan een systeem en de norm die daarvoor is opgesteld staat model voor een aantal afgeleide normen in Europa en uit eindelijk ook de NEN norm.

Er is wel een kanttekening te maken bij deze certificering. De certificering geldt voor het platform SharePoint (MOSS 2007), maar enkel in combinatie met de zogenaamde DOD 5015 pack.
Een goed recordmanagement is niet eenvoudig en om tot een goed systeem te komen moeten vooral ook aspecten als organisatie, gebruik en beheer meegenomen worden. Dat maakt dat de implementatie ook niet zomaar door iedere implemantatie partner uitgevoerd kan worden.

Certificering volgens NEN 2082 is uitgevoerd door het ECB

Sharepoint en engineering document management CADAC

Nieuwe versie van Organice 2004 R3

Computable bracht een artikel van de nieuwe versie van Organice. Een op Sharepoint technologie gebasseerde document beheer omgeving toegespitst op de maak industrie.

Cadac Group is reeds talloze jaren actief op het gebied van data management en archivering, met name voor projectmatig werkende bedrijven in de ontwerp- en maakindustrie. Cadac Group maakt hierbij primair gebruik van web technologie van Microsoft, te weten Windows SharePoint Services (WSS).

De Cadac Group brengt een nieuwe versie van Organice 2007 R3 op de markt. Deze release biedt verschillende nieuwe mogelijkheden en verbeteringen in Organice Explorer en Organice Transmit. Organice is een software suite voor engineering document management en document control, en is volledig gebaseerd op Microsoft SharePoint.

Met Organice 2007 R3 wordt Organice Explorer, de Windows desktop client die het werken met Microsoft SharePoint sterk verbeterd en ondersteunt het volledig Microsoft Windows Vista Business (32 én 64-bits) en AutoCAD 2009 (32 én 64-bits), dat in maart 2008 door Autodesk is geïntroduceerd. Verder ondersteunt het RealDWG 2009 voor het beheren van DWG files met SharePoint. Autodesks RealDWG zorgt voor integratie met AutoCAD en is volledig compatibel met andere Autodesk-producten. lees verder...

Vinden van informatie FIND 2.0 - Part 1a

Hot or not

Search is hot zoveel is wel duidelijk - komende week naar Seattle om een bezoek te brengen aan de Microsoft Sharepoint conferentie. Daar zal ook deze mijnheer spreken:



Een grote hoeveelheid van de sprekers neemt Search als onderwerp mee in de presentaties.

Als ik in mijn omgeving rondvraag blijkt dat Search ook steeds als onderwerp naar voren komt.

- Enterprise Search over je bedrijfdata, ongestructureerd en gestructureerd

Met andere woorden, ongeacht de herkomst (MOSS, FS, LOB's) , ongeacht de vorm (data of document), al dan niet ondersteunt door een structuur gepresenteerd krijgen van de informatie.

In een artikel wat ik tegenkwam op de site van CRN (informatiebron voor resellers) wordt verwezen naar de ambitie en de bereidheid om te investeren van Microsoft als het om Search gaat. Laat ik er dit van zeggen. Ze gaan niet afwachten of een ander de hete kolen voor hen uit het vuur gaat halen.

Microsoft gaat flink investeren in internet zoektecnieken als de overname van Yahoo! niet doorgaat.

Dit zegt Microsoft topman Bill Gates.

"We kunnen het ons permitteren om grote investeringen te doen in deze sector," aldus Gates tegenover Reuters. "Maar we realiseren ons ook dat we er sneller komen als we dat met Yahoo! zouden kunnen doen." lees verder.

Tussen zoeken en vinden zijn een aantal partijen bereid om de weg te wijzen.