Microsoft SharePoint 2010 server - NEN2082 gecertificeerde implementatie [QNH] bij Gemeente Nieuwegein

waar zijn we nu helemaal mee bezig?

Even geleden heb ik al eens melding gemaakt van de pre-release installatie van Microsoft SharePoint server 2010 door QNH bij de Gemeente Nieuwegein. De implementatie van het DMS/RMA is door de ECB geaudit en NEN2082 gecertificeerd. Dat is bijzonder!
Bijzonder knap om te beginnen in een markt die in het midoffice segment sterke vertegenwoordinging kent van spelers als BCT, Cirkel en een aantal andere partijen. QNH is met hun oorspronkelijke IBM practice en de wat later ontwikkelde Microsoft practice vooral bekend als specialist op het gebied van Business integration. De gemeente markt is - zeker in het DMS/RMA domein - nieuw.
Bijzonder om dat het gaat om een implementatie die samen met Microsoft voor de officiele release van SharePoint 2010 op 12 mei 2010 is gerealiseerd.
Wat ik nu vooral bijzonder vind is dat ook de collega gemeenten in Nederland (ca 400 in het totaal) met grote getalen deel hebben genomen aan het seminar dat rondom deze case is georganiseerd in Nieuwegein op 19 mei j.l. Dat daar op dat moment het succesverhaal is gepresenteerd door Pieter van der Hoog van de gemeente Nieuwegein zelf en dat het NEN 2082 certificaat door Dick Marijnen van het ECB is uitgereikt aan de burgemeester.

Een kort uitreiksel van het verslag van een aanwezige toehoorder:

Ik heb gisteren een congres (voor gemeenten "only") bezocht waar 2 cases zijn behandeld van de gemeente Nieuwegein en de Gemeente Venlo. Onder de titel "waar zijn we nu helemaal mee bezig?" is de stand van zaken omtrent e-Dienstverlening in Gemeenteland aan de orde geweest, en meer specifiek van de gemeenten Nieuwegein en Venlo. De partner die het Document management systeem (DMS) en het Records management systeem (RMA) heeft ontworpen en geimplementeerd, is QNH. Er zijn een aantal unieke kenmerken die mij opgevallen zijn aan deze cases:

De aanleiding en het NUP

De keuze voor een volledig op Microsoft technologie ingerichte front en mid-office van CRM-ERP
Een gecertificeerde DMS en RMA archieffunctie.

De aanleiding:

Zowel Venlo als Nieuwegein zijn gestart met het herinrichten van processen en systemen vanwege een aanstaande verhuizing naar een nieuw stadhuis, respectievelijk in 2013 en 2011. Voor Venlo gold nog een extra argument, namelijk dat de dienstverlening aan burgers en bedrijven op een onacceptabel laag niveau stond. Dit heeft allereerst geleid tot een forse reorganisatie waarbij een hoog percentage ambtenaren uitstroomden (30% werd genoemd), en een even fors percentage op basis van geschiktheid (competenties) weer instroomde. Omdat e-Dienstverlening afdelingoverstijgend is (dienst overstijgend, en niet dienst/afdeling centrisch) is een herinrichting van processen en systemen noodzakelijk. Verder speelt een belangrijke rol dat men geen ruimte, en dus geld, wenst te besteden aan het papieren archief in de nieuwe huisvesting.
De projecten die onder de paraplu van het NUP zijn gedefinieerd zijn niet de dominante factor geweest. Dit beeld werd bevestigd door meerdere vertegenwoordigers van gemeenten waarbij het niet opleggen van echte sancties leidt tot een gedrag van "het zal mijn tijd wel duren".

2. De keuze:

De belangrijkste argumenten om zowel de front en midoffice technologie van Microsoft te omarmen zijn:
Geen problemen met systeemintegratie, alles van 1 fabrikant en 1 leverancier.
Geen problemen met leveranciers die naar elkaar wijzen als systemen niet naar wens werken, en de klant als pingpongbal gebruiken.
Alleen de interfacing naar externe partijen (databases) moet ingeregeld worden.
Lange ontwikkeltijd voordat het 1e product live kan (bijvoorbeeld "parkeervergunningen"), snelle doorlooptijd voor de volgende producten.
Door de toegenomen transparantie en de ontsluitingsmogelijkheden gaat de frontoffice (KCC) steeds meer taken van de mid-office overnemen. Doelstelling is dat 80% van de vragen die men krijgt door de front-office beantwoord en afgehandeld kan worden.

3. Certificering:

De inrichting van het DMS en de RMA zijn conform de NEN2082 specificaties gerealiseerd. Het European Certification Bureau (ECB) heeft dit certificaat overhandigd (En heeft ook de audit uitgevoerd). Nieuwegein is de 1e nederlandse gemeente die met een gecertificeerd sharepoint 2010 platform aan de slag gaat. Een gecertificeerde DMS/RMA platform is de eerste voorwaarde waar men aan moet voldoen om toegang te krijgen tot de overheidsmarkt.

Wat verder opviel:

Marktsituatie:
Een veelgehoorde karakteristiek als gesproken wordt over de gemeentemarkt en haar leveranciers (op het gebied van DMS/RMA), is dat deze markt volledig dichtgetimmerd zou zijn met leveranciers als Circle, Decos, BCT, Hummingbird, Alfresco, etc. Opvallend is dat QNH een relatief nieuwe partij is (opgericht in 2004, 500 werknemers) en met een concept dat volledig gericht is op de Microsoft product suite, toegang heeft verkregen tot in ieder geval 2 gemeenten. De belangstelling is echter groot. Er moesten (op het congres) stoelen bijgeplaatst worden vanwege de grote belangstelling van collega gemeenten. Ik schat dat er ongeveer 120-150 bezoekers waren. Dit suggereert ten minste dat e-Dienstverlening kansen biedt voor nieuwe partijen.


[met dank aan Gerard Schuckman voor het waarnemen]