Future Of Productivity: People information

People are better informed

People are better informed, but not because the quality of information has improved, but information can be found more easy and accurate. Most data is non structured, very hard to capture and easy mistaken for information. If organizations knew what they know Innovative initiatives would pop up more frequent and turn out to be successful more easily.

Classic data

Classic data driven systems capture structured data derived form predefined activities in designed processes. Organizations however do not communicate and collaborate trough this structured data, but in a way more fluid way. When we start a project we write a project initiation document, we send a email to a supplier, a design is written down and presented in a presentation during a meeting online.

Classic (My) document management

Systems designed to capture information from non structured data sets like a document management system are meant to fill the gap. And sure they do in several ways. Data in a document can be captured by index the data in an intelligent way, categorize the subjects. If the data is only a picture systems can recognize these characters as a step before indexing and categorizing.
By adding workflows the system can more fluidly build additional information about the data, a bit like the systems supporting structured processes did before. So this helps organizations in their first step towards a combined structured and non structured information approach of capturing information from data.

Besides all those nicely designed systems that supports these organizations, there are people. It has been very hard to decide what to capture and how to store all that information. When time goes by, we often discover we have more information than we can find, or should I say information is devolving to data again. Well I mean, is information still information when we can't find it and can't give it a meaning?

Data is the new platform, and social is the intelligence

Gavin Michael, global managing director for R&D of Accenture gave his vision (*) on data as the new platform and the importance of social to use it intelligent. He has consolidated the results of research into 8 trends:

• Data takes its rightful place as a platform.
• Analytics is driving a discontinuous evolution from business intelligence.
• Cloud computing will create more value higher up the stack.
• Architecture will shift from server-centric to service-centric.
• IT security will respond rapidly, progressively—and in proportion.
• Data privacy will adopt a risk-based approach.
• Social platforms will emerge as a new source of business intelligence.
• User experience is what matters.

People are key

A more important factor of knowledge in the future of productivity is being able to keep finding information, help people in organizations to find and use the information meaningful.

(**)People are not unique in their exploitation, however we can reason and understand things. And even if we don’t understand, we know that there are others that do and if the need arises, we can study their understanding and learn from them.

The abstract thought isn’t inventiveness. Man didn’t invent fire; he witnessed it through some natural occurrence. Just as he noticed a round rock was easier to roll than a square one. The abstract was in seeing how both of these could be used to advantage.

People are key, they have certain passion, experience, expertise, the abillity to see and understand the use. Systems that can capture this people profile and combine these components with the structured data and the more unstructured and workflow driven and captured information from document intensive processes, will support future productivity of organizations.

Social, people focused information can put to use, ranked, commented, recommended and found through peers, in a social network of people working together apart. Fluid organization supporting changing demands and processes.

(*) Blog Cortney Fielding - Data is the new platform and social the intelligence
(**) Blog John Souter - The people Business



Published in this Future of Productivity series:
Document Dynamics
Documents
The Cloud demands smarter devices, and cheap too!
Aan Het Werk! Aan de slag met Het Nieuwe Werken in het MKB
Office 365 walkthrough and more
Changing the game with Office 365
The Sweetspot of eReaders and Business Solutions
Small and Medium Business
Roadmap announcements BPOS

Social Media can be powerfull - even for Social Media

A rumour started a chain reaction. Yahoo! will shutdown the social bookmark service Delicious. The tag #Delicious ended up as a worldwide trending tag. (however a lot of the tags are just about Delicious). The twitter account @delicious must have noticed, as they are claiming in their profile: The official Twitter account for Delicious from Yahoo!. We listen to people talking about Delicious, and we respond. Yay.

So Yahoo! discovered that their early introduced services is appreciated and responded by placing a blog post : Whats next for delicious. So it looks like this early public folksonomy service will survive.

Still wondering what will hapen to Yahoo! as a company. Early 2007 their was a serious rumour about a take over from Microsoft. In the same period Microsoft took over the highend search technology from FAST. The takeover did not succeed. However mid 2009 Microsoft and Yahoo! ended up with an agreement - Microsoft will power Yahoo! Search.

Now December 17th an article describes how the employees of Yahoo! are reacting on these socialmedia attention.

Is Yahoo! preparing to sell just a little bit more than 'just' their folksonomy service?

Social Media and business productivity - use in the enterprise and for B2B in a immature community

Social Media is all around us today. If you want to learn about it and are in the opportunity to take the time to investigate the subject you can choose from a lot of seminars, lunch sessions and roundtable discussions. The use of social media is not very mature in the most organisations. However some organisations are experimenting seriously with tools that support employees to communicate and collaborate with social media.

That these tools are slowly addopted by organisations is shown by the fact that best practices are developed. Not only the technical infrastructure is available, but also the means to help implementing these tools into the corporate communication is developed.
Developments and addoption rates of tools like twitter, yammer, socialcast and microblogging implementation into SharePoint (OfficeTalk) and the use of microblogs in LinkdIn show that these communication and collaboration infrastructure are more important today.
The development of ESM3 by Tessa van Doremaele and Gijsbert van der Sleen (Dutch) show on top of that, use of these technology is taken seriously by the community and the enterprises that are part of these community´s.

So in what situations these tools are used.
What I learned in my last few sessions is that there seems to be a difference between the use of social media to optimize our internal communication and to provide your employees with a collaboration platform and the use of social media to get involved with or engaging your customers.

As Wilco Turnhout concluded in his summery of the second Enterprise Social Media Roundtable #esmr, the use of social media for B2B purposes is an other story. A conclusion of that session was that the client was missing from the ESM3 model. Maybe, the engagement of clients or the the ´value chain´ can be defined as the next step of maturity.

During another roundtable session on social media the viewpoint of the B2B was discussed as focus with Kees Mulder of Kodak. Kodak ´a very technology driven company´, implemented social media in there B2B strategy. Other starting points mather in those cases. Main goal of internal or enterprise social media is to provide all members of an organisation with a communications and collaboration platform. When social media are used for B2B purposes the goals change. Still communication and collaboration as a platform is an important issue, but only as a mean to gain engagement with the customer. Goal is to take part in the discussions about your brand, learn from it and be able to react in the most transparent way possible. Even more important than when using social media inside the organisation is the governance of these engagements, reactions and discussions captured form this social channels. The logistics of this information, who is collecting, where are these questions routed and who is responding to the community is a challenge. At Kodak they established a dream job for these role´s - Chief Listener and Chief Sender - traffic control in charge of the information logistics of communication in the social media channel.

Onderwijs in het groter sociale geheel

Onlangs kwam ik voorbij een blog" van Jeroen Spierings waarin verwezen werd naar de Conferentie voor Onderwijsvernieuwing en ICT. Het beeld wat ik bij onderwijs in Nederland heb op dit moment is een omgeving waar nog veel te winnen valt. Dat beeld verschilt niet heel veel van veel andere sectoren overigens. Dat laatste is dan weer een qualificatie die (ook) toe te schrijven is aan de volwassenheid van de ICT sector denk ik.

Technologische ontwikkelingen en de adoptie in het onderwijs lopen niet synchroon natuurlijk. Veelal is het beeld dat de jonge generatie sneller toegang vindt tot en gebruik maakt van de mogelijkheden die deze ontwikkelingen bieden. Mensen die zich de laatste jaren verdiept hebben in deze ontwikkelingen en de ontwikkeling van de nieuwe generatie kennen de aanduiding generatie Einstein ongetwijfeld.

Neem als voorbeeld het toenemende gebruik van sociale media. Ooit begonnen in de tijd van MSN (of eigenlijk al daarvoor) en het meer algemeen geaccepteerd gebruik van chat als communicatie middel. Nu uitgegroeid naar hele platformen (of tools die samen een platform kunnen vormen naar behoefte), waarbinnen diverse communicatie middelen de moderene 'sociale' mens elkaar kunnen vinden.

Elkaar vinden. Dat is wel de kern van deze sociale media. Elkaar en dat wat ons op dat moment interesseerd. Of dat nu is voor onze hobby of voor ons werk. Nog een grens die lijkt te vervagen, werk ik nu (schrijven van een blog thuis op het terras in de zon) of zit ik op thuis op het terras in de zon (en schrijf een blog)?

Het beeld dat ik de laatste jaren heb ontwikkeld bij de jonge generatie is dat het gebruik van de sociale media hoog is. Kijk maar eens naar het aantal contacten dat deze jongeren 'onderhouden' in hun Hyves netwerk (16 jaar en een paar honderd contacten is heel normaal). Email zo roepen wij professionals, specialisten in deze ontwikkelingen is iets uit de voorgaande eeuw en jongeren gebruiken het niet meer.

Het beeld wat ik hier schets is vrij algemeen. Zijn deze ontwikkelingen dan ook terug te vinden in het onderwijs waar deze jongeren onderdeel van uit maken? Anders gezegd: Scholen en instellingen zijn onderdeel van een groter geheel. Dat groter geheel omvat voor de jongeren zelf nadrukkelijk ook hun privé. Waar de grenzen tussen werk en privé vervagen, geldt dit voor onderwijs en privé ook. Ontwikkelingen als de brede school en discussies om ook 3 jarige al te laten starten met hun kleutercarriere (naar een nieuwe kleuter periode) geven aan dat deze ontwikkeling doorzet.

Bij onze zuiderburen is het al heel gebruikelijk om vroegtijdig kleuters te ontwikkelen.

Ik stuite op een onderzoek dat in België is gedaan naar sociale netwerken en onderwijs, dat in december 2009 is uitgevoerd. De resultaten van 1 maart 2010 (meer dan 900 reacties via digitale kanalen) zijn door Bram Faem in een presentatie gepubliceerd. Het onderzoek probeert een beeld te krijgen bij de vraag hoe het onderwijs staat tegenover het gebruik van sociale netwerken. Maken docenten daar bewust geen gebruik van, of passen ze deze bewust wel toe om de mogelijkheden van het onderwijs te verrijken?
België heeft te maken gehad met een aantal maatschappelijke incidenten. Vriendschappelijke relaties tussen docenten en leerlingen zijn een taboe en onethisch. Het onderzoek maakt niet duidelijk welke invloed dat de angst die hieruit voortkomt heeft op het inzetten en uitbuiten van de mogelijkheden. Wel doen de resultaten vermoeden dat deze maatschappelijke incidenten hierop van invloed zijn. Niet geheel onverstandig is er voor gekozen om nadrukkelijk geheel anoniem met de resultaten om te gaan.

De groep van respondenten die aangeeft zich bewust niet in sociale netwerken te begeven is 34%! Bijna 80% voegt nooit huidige leerlingen toe. Daarmee is de adoptie binnen deze groep van deelnemers nagenoeg nihil te noemen. Pas als de leerling afstudeert accepteerd 46% van de docenten deze alumni in hun sociaal netwerk. Tot zover de angst die regeert.

Aan de positieve zijde van het onderzoek, de vraag of een sociaal netwerk kansen biedt in het onderwijs, ontstaat het beeld over de mogelijkheden die door het onderzochte lerarencorps worden onderkend. 7% geeft aan nut te zien en het ook als dusdanig in te zetten, terwijl nog een 56% aangeeft wel nut te zien, maar het niet in te zetten. Dat biedt perspectief zou je zeggen.

Het onderzoek bekijkt vervolgens nog of het stellen van regels verandering in het gebruik zou veroorzaken. Van deze groep van respondenten geeft 41% aan dat regels gewend zijn. Frapant is dat vervolgens van die scholen waar wel regels ingesteld zijn, een lager percentage sociale netwerken gebruikt of inzet. Je vraagt je dan ook direct af wat deze richtlijnen proberen te reguleren.

In de samenvatting van de Conferentie onderwijsvernieuwing en ICT die Mark Timmermans publiceerde in zijn blog merk ik op dat ook bij ons in Nederland 'maatregelen' getroffen worden om de risico's van sociale media te beperken. 'Gebruik van Social Media tools is nog vaak “verboden” binnen onderwijsinstellingen. Veiligheid boven alles maakt de adoptie van deze middelen niet waarschijnlijk.

In de samenvatting wordt overigens ook aangegeven dat de Generatie Einstein niet bestaat. Nu ben ik wel heel erg benieuwd naar de achtergrond waarop deze stelling is geponeerd. Wat ik niet helemaal (helemaal niet) kan plaatsen is de stelling 'Studenten hebben niet zoveel met Social Media. Docenten kunnen hun onderwijs wel efficiënter maken met Social Media'. Feit is dat vooral jongeren veel gebruik maken van deze middelen. Feit ook is dat de adoptie in het onderwijs domein nog niet heel hoog is, mede door de angst voor misbruik. Mag ik daar dan uit afleiden dat het begrip van het onderwijs domein als het gaat om het gebruik niet heel hoog is? Immers docenten en leerlingen bewegen zich niet in dezelfde sociale netwerken. Het tweede deel van de stelling heeft een parallel naar het onderzoek uit België en stemt me hoopvol.

Zelf sta ik vrij liberaal tegenover het reguleren van sociale netwerken, in het onderwijs en zeker in het bedrijfsleven. Naar mijn mening leidt dit tot bestrijding van het symptoom, niet de oorzaak. Beïnvloeding van gedrag en ontwikkeling van maatschappelijk begrip bereik je met transparantie, niet met strenge regels waarmee excessen onder de radar verdwijnen.