Aan Het Werk! - Aan de slag met Het Nieuwe Werken in het MKB

In Nederland worden bedrijven van 10 tot 250 medewerkers tot de groep MKB gerekend. Dat zijn er in Nederland een slordige 800.000 waar we met 7,5 miljoen mensen ons brood verdienen . Samen vormen ze een belangrijke economische motor voor Nederland.

Ondernemers in het MKB worden gedreven vanuit mogelijkheden. Het vermogen om mogelijkheden op waarde te schatten en het lef om de eerste stap te zetten en de mogelijkheid aan te pakken zijn de kern van hun succes. Elke onderneming is op deze manier gestart en is er vervolgens achter gekomen dat het tijd werd om het werk anders te organiseren.

Aan Het Werk!

Medewerkers vragen steeds meer flexibiliteit in de invulling van hun werk, in goede samenhang met privé . De economie draait maar door, en 24/7 beschikbaar zijn is allang vanzelfsprekend, zeker in het internationaal zaken doen. Dit legt druk op organisaties, terwijl ook nog eens efficiënt en tegen de laagst mogelijke kosten gedaan moet worden. De kosten voor huisvesting zijn hoog, terwijl daar niet altijd op de meest efficiënte manier gebruik van wordt gemaakt. Medewerkers willen meer verantwoordelijkheid in de uitvoering van hun werkzaamheden, en willen hun tijd zelf invullen.

Thuiswerken of op een andere locatie werken wordt als erg prettig ervaren, onderzoek toont aan dat de productiviteit alleen maar toeneemt. Maar is de organisatie hierop wel voorbereid? Het is niet alleen een kwestie van een laptop met een dongle beschikbaar stellen, of elk ander middels zoals een smartphone.

Zaken zoals informatie, in welke vorm dan ook, beschikbaar kunnen hebben en delen wordt dan cruciaal. Dossiers kunnen zich niet meer in kasten bevinden, je neemt niet zomaar een dossier mee naar huis of onderweg. Samenwerken terwijl je niet meer op het werk bent, maar Aan Het Werk!, is niet alleen een kwestie van faciliteiten, maar zeker ook een kwestie van cultuur, beleid en organisatie. Werk je nog wel als je niet aanwezig bent? Hoe wordt je verantwoordelijk voor je eigen output als medewerker en hoe wordt je aangestuurd? Wat zijn de kaders waarin Het Nieuwe Werken door de werkgever wordt neergezet en hoe ga je met elkaar om?

Voor elke ondernemer komt het besef dat dingen anders doen tot een beter resultaat kan leiden. Er zijn verschillende aanleidingen die tot dit inzicht leiden.

• Reputatie
• Inspireren
• Duurzaamheid
• Verhuizing
• Fusie
• Meer doen met minder

De kleine opsomming is zeker niet compleet, maar in het licht van de afgelopen periode waarin de crisis een zware druk op veel ondernemingen heeft gelegd zal elke ondernemer zich de vraag hebben gesteld waar het in de organisatie beter kan.

Informatielogistiek

Informatielogistiek heeft zich hier op heeft toegelegd, de juiste informatie in de juiste vorm op het juiste moment presenteren aan de juiste persoon. Onontbeerlijk als je niet alle dagen op “de zaak”aanwezig bent maar toch je werk moet kunnen blijven doen. Efficiënter en productiever onafhankelijk van waar je bent en op welk tijdstip je die informatie nodig hebt.

Factor4Index

Vanuit deze visie kunnen organisaties worden ondersteund met scans en onderzoeken. Onderzoeken waarmee organisaties meer inzicht krijgen waarmee ze Aan Het Werk! kunnen. Het wat en het hoe, maar ook het helder krijgen waarom deze stappen tot een productievere organisatie leiden.
Factor4Index is een methodiek die het verbeterpotentieel van een organisatie in kaart brengt. Het geeft een organisatie een handvat, een start en een richting.

 

De methodiek kan grofweg opgedeeld worden in 2 krachtige stappen. Een set van 64 vragen meet zowel de huidige als de gewenste situatie. De vragen hebben betrekking op 4 categorieën:

• Inspiratie
• Organisatie
• Cultuur
• Technologie

De vragen worden via een online survey aan de medewerkers van een organisatie voorgelegd. Daarmee is deze stap snel en eenvoudig uit te voeren. Inmiddels hebben honderden organisaties deelgenomen en vormen daarmee een brede benchmark. Deze resultaten vormen een belanrijke input naar de volgende stap.
Nadat de resultaten van de survey zijn verwerkt volgt een interpretatie. Gecertificeerde organisaties zijn opgeleid om deze interpretatie uit te voeren en zodoende tot het juiste inzicht en een goed advies te komen.

De eenvoud waarmee de survey kan worden gestart en uitgevoerd maakt de methodiek geschikt voor een heel brede inzet in grote organisaties, maar juist ook voor een heel snelle en laagdrempelige tool voor bedrijven in het MKB.

Het helder krijgen van de verbeteringen die met de hoogste noodzaak moeten worden opgepakt en de grootste impact hebben op het verbeteren van de productiviteit van een organisatie is één. Het doorvoeren en succesvol begeleiden van een verandering is een logisch vervolg.

SPIL

De Standaard Aanpak Informatie Logistiek (SPIL) is een beproefde methodiek die naast het ontwikkelen van een inzicht in de informatielogistieke verbeteringen, de concrete implementatie begeleid en het bereiken van de beoogde resultaten versneld.
 

SPIL omvat een set van scans, tools en bestpractices en is voor organisaties van elke omvang toepasbaar.

Toevoeging 13 januari 2011: Whitepaper over Het Nieuwe Werken - Aan Het Werk, met Het Nieuwe Werken in het MKB

The future of productivity - changing the game with Office 365

***

Microsoft Office 365 brings together cloud versions of our most trusted communications and collaboration products with the latest version of our desktop suite for businesses of all sizes.

***

A new name of the (same) game
After Microsoft unveiled the new name of their online suit during a webcast Oct 19th, formerly known as BPOS (and later codename UNION), they launched their dedicated site about Office 365. Bringing together cloud versions of our most trusted communication and collaboration products, so what is available in this box?

Introduction of a revolution?
Betsy Frost Webb - who hosted the webcast where the new suite was unveiled, calls the introduction of Office 365 a game changer for all kinds of businesses all over the world.

I intend to believe it will shape the future of productivity. All functionality in this box is available today, but it is the way it is delivered that will make the difference. In an earlier blog about the future of productivity in small and medium businesses I mentioned that the only concern of the entrepreneur is spotting opportunities and turn them into succesfull business. The way most ICT is delivered to these businesses have proved themselfs to be quit complex to implement. These efforts are killing for productivity (a measure of output from a production process, per unit of input). Functionality from flagship products like SharePoint 2010 and Exchange 2010 are way too big because of this complexity for the small businesses.
If you can manage to take away the complexity of implementation and provide the right fit functionality right away, business can be productive from the start. That's exacly what Office 365 promises.

Technique without the technology
Organisations are looking for an 'easy' way to use technology to get more insight in their business. If you sell cookies, you want to know how much sugar and weat is needed for your next production batch. Selling cookies is not about technique, but a lot about technology to make it possible. It is not about backing a lot of cookies, but the right cookies considering production resources, market and taste.

You will be interessted in the developments of the prices of sugar and weat, the influences of the weather and European laws. To discusse this you want to be able to capture this information and to discusse these with your team, your suppliers and transform that information, share that knowledge within your organisation. In the end your success depends on the right information to make the right choices based on real knowledge.

If your business is helping other organisations to succeed, you do not need a productionline. You do have the need to capture the knowledge in your organisation, even if the organisation is just you. You do have the need to have insight in your business, who are my customers? What is happening in the marketplace? How can I get in contact, provide my customer with the right information, create a platform to share information with a partner and so on and so on.
Likely you are an expert in your field, more likely you are not an IT professional, do not know and do not want to know about networks, servers, mailprotocolls and security settings. The technology though is essential to your business.

"Office 365 is more than a new brand. It’s a progressive approach to cloud applications,” said Kurt DelBene (succesor of Stephen Elop), president of the Microsoft Office Division. “We designed Office 365 to work for a business of one – or a business of one million and one.”

"To date, only the largest businesses have been able to take advantage of modern, enterprise-caliber IT solutions. Office 365 changes that."
 
The Cloud? Are you serious?
If you question the intentions of Microsoft in getting this right check out my earlier blog on Cloud. Chris Caposella describes it as follows:
 
“Chapter one in Microsoft’s history was about putting a PC on every desktop. Chapter two was dedicated to transforming the enterprise data center. Chapter three is, without a question, devoted to bringing the power of the cloud to our customers and partners."
 
So what is in the box?
Key benefits for Office 365:
 
• Access to e-mail, documents, contacts, and calendars on nearly any device
• Simple and secure collaboration with colleagues and business partners
• Works seamlessly with Microsoft Office and the other programs people use today
• Business-class features including IT-level phone support, financially-backed 99.9% uptime, geo-redundancy, disaster recovery, and robust security and privacy controls and standards
• Comprehensive solutions including desktop productivity applications, portals, extranets, external Web site, instant messaging, voice and video conferencing, Web conferencing, e-mail, voice mail and unified messaging
• Pay-as-you-go pricing options which provide predictability and flexibility for all or part of an organization

Basic 'backbone' functionalities are mainly deliverd by three core platforms working together:

• Exchange Online
• Cloud-based e-mail, calendar and contacts with the most current antivirus and anti-spam solutions.  Includes the ability to get e-mail on virtually any mobile phone and options for voice mail, unified messaging and archiving
• SharePoint Online
• Cloud-based service for creating sites to connect colleagues, partners and customers.  Includes enterprise social networking and customization options.
• Lync* Online
•  Cloud-based instant messaging, presence, and online meeting experiences with screen sharing and voice and video conferencing

Besides these well known components Microsoft Office itself is a major addition to the functionality.

• The world’s leading productivity tool on the desktop (Office Professional Plus) and on the Web (Office Web Apps) now seamlessly connected and delivered with cloud services – for the best productivity experience across the PC, Phone and Browser.

(*NOTE: Lync is the Unified Communications (UC) platform, formely known as Office Communication Server (OCS) and the Live communications functionality)
 
All these platforms are build to work together seamslessly. Functions are made available to almost every device from the cloud (three screens and a cloud).
On the technology part a lot more has changed. Partners are given the opportunity to add value to the platforms as they are when implementing on the customers location. Developing value add customer components will enrich the platform functionality dramatically.
 
Changing the game not only the name
Microsoft promisses these developments will change the game. Delivering the technology through services to all businesses realy is a change. To date implementing a enterprise business productivity platform was not a walk in the park for even big organisations. Now the infrastructure itself can be made available as simple as 1,2,3.
Business productivity is NOT about technology as I mentioned before. Having the right information and documents available to be able to make the right descision is more about information strategy. The larger your organisation, the more difficult the implementation or change of this strategy will be. This is why I am possitive about the changes in this game.
Smaller organisations will have the opportunity to setup needed infrastructure and are more flexible to use the power available instantly. The larger organisations will be able to choose for more business focus deminishing the burden of technology, knowing exactly what it will cost the organisation.