Digitale duurzaamheid met PDF/Archive
Het populaire Portable document format (PDF) van Adobe is breed geaccepteerd als een efficiënte methode om documenten op te slaan en te distribueren, waarbij zij hun oorspronkelijke uiterlijk behouden. Voor langetermijnarchivering definieerde Adobe een standaard die is gebaseerd op PDF, versie 1.4: PDF/Archive (PDF/A).
PDF is echter nooit geschikt geweest voor langetermijnarchivering. Adobe heeft in de loop der tijd meer en meer functionaliteiten in de software gestopt. Deze nieuwe functionaliteiten zijn tevens verwerkt in de Adobe reader, waarmee informatie in de PDF leesbaar en toegankelijk wordt. Van deze Reader worden voortdurend nieuwe versies gelanceerd en Adobe gaf zelf aan dat er geen garantie was voor backward compatibility.
Omdat PDF zich inmiddels ook binnen de overheid tot de de facto standaard voor documentuitwisseling heeft ontwikkeld, werden de archivarissen van Amerikaanse overheidsinstanties geconfronteerd met het probleem omtrent het gebruik van PDF voor lange termijn archivering en trokken zij aan de bel bij Adobe. Adobe nam de ‘aanbevelingen’ ter harte en ging met gebruikers en gebruikersorganisaties om de tafel. Opmerkelijk snel is een standaard gedefinieerd die is gebaseerd op PDF, versie 1.4: PDF/Archive (PDF/A).
PDF/A bestaat uit een beschrijving van functies die vereist zijn en die uitgesloten dienen te worden, Deze set zorgt ervoor dat elektronische documenten over een langere tijd toegankelijk blijven, ongeacht de tools en systemen die gebruikt zijn bij het maken, opslaan en opvragen van de bestanden. De International Organization for Standardization (ISO) heeft de standaard goedgekeurd. Daarmee is een bestandsformaat ontwikkeld dat gegarandeerd door de Reader kan worden weergegeven, nu en in de toekomst. Een reader die tevens door een andere partij dan Adobe – die verschillende patenten heeft vrijgegeven – geleverd kan worden. Dat maakt de weg vrij voor gebruikers om hun digitale archief flexibel in te richten.
Met PDF/A alleen is de archivaris er echter nog niet. PDF/A dient gebruikt te worden in combinatie met mechanismen voor bestandsbeheer die ondersteuning bieden aan wettelijke en domeinspecifieke eisen. Daarbij moet gedacht worde aan eisen die gesteld worden aan opslagmedia, zoals optische schijven. Ook daarvoor moet de duurzaamheid gewaarborgd worden. En tenslotte is het noodzakelijk vooraf gedefinieerde processen voor de totstandkoming van PDF/A-files te volgen.
Bij Nashuatec Farrington maken we voor een volledige beoordeling binnen het juridisch kader, waarbij betrouwbaarheid van de bewijslast sleutel is, gebruik van de volgende matrix:
Alvorens het nieuwe bestandsformaat PDF/A in te zetten is het goed om rekening te houden met de omvang van de bestanden.Daarnaast mag compressie niet toegepast worden, omdat niet zeker is of het algoritme over bijvoorbeeld tien à twintig jaar nog bestaat en/of gebruikt mag worden.
PDF/A is met enthousiasme ontvangen. Het betekent namelijk dat organisaties hun elektronische documenten voor langere tijd kunnen veiligstellen, waardoor zij voldoen aan steeds strenger wordende wet- en regelgeving.
No comments:
Post a Comment