Wetten, regelgeving en normen rondom archieven - wie is verantwoordelijk?

Met regelmaat stoeien organisaties met de vraag. Met welke wet -en regelgeving krijg ik te maken als mijn organisatie een archief in wil richten? En wie is er dan verantwoordelijk voor het voldoen aan de daarvoor geldende normen?

Wet -en regelgeving in het kader van een DMS of archiefsysteem slaat in eerste instantie op die organisaties die vanuit wetgeving gehouden worden aan de archiefwet van 1995 (zie ook leesbare uitleg archiefschool) en de daarvoor opgestelde norm voor archiefsystemen NEN 2082 en die voor het beheer van archiefbescheiden voor archiefvormende organisaties NEN 15489. Eigenlijk spreek je indien je het hebt over een systeem wat voldoet aan NEN2082 ook niet over een DMS maar over een Records Management Applicatie (RMA).
Met andere woorden de 'klant' zal zich voor de inrichting van haar organisatie en de processen in haar organisatie rekenschap moeten geven van de eisen die aan haar gesteld worden vanuit de wet. Van toepassing is de NEN 15489. Indien een organisatie gebruik maakt van een archiefsysteem welke is gecertificeerd volgens NEN 2082 mag ze er vanuit gaan dat het systeem ingericht kan worden zodat deze de verplichting van de organisatie om de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden ondersteund.

Met nadruk kan, omdat vanaf het moment dat gestart wordt met de inrichting van het systeem de compliancy met wetgeving niet meer gegarandeerd is. Mogelijkheid is om het geïmplementeerde systeem vervolgens te laten certificeren tegen dezelfde norm zoals dat is uitgevoerd bij de gemeente Nieuwegein.

Het deel waar het gaat over het garanderen dat het systeem instaat is om een organisatie te ondersteunen met het voldoen aan de eisen van de archiefwet (NEN 2082) is de verantwoordelijkheid van de softwareleverancier. Maar let op indien dit systeem wordt geïmplementeerd door bijvoorbeeld een integrator is dat nog geen garantie dat dit ook 'goed' gedaan wordt en kan die garantie door een leverancier enkel geleverd worden door de implementatie zelf te laten toetsen door bijvoorbeeld de ECB. Het voorbeeld van Nieuwegein is in de wereld van de gemeenten uniek als het gaat over de toetsing en de bestpractice maakt onderdeel uit van een propositie die door Ricoh samen met QNH wordt gehanteerd. In diezelfde gemeenten is nog geen certificering volgens NEN 15489 uitgevoerd.