Aan Het Werk! - Aan de slag met Het Nieuwe Werken in het MKB

In Nederland worden bedrijven van 10 tot 250 medewerkers tot de groep MKB gerekend. Dat zijn er in Nederland een slordige 800.000 waar we met 7,5 miljoen mensen ons brood verdienen . Samen vormen ze een belangrijke economische motor voor Nederland.

Ondernemers in het MKB worden gedreven vanuit mogelijkheden. Het vermogen om mogelijkheden op waarde te schatten en het lef om de eerste stap te zetten en de mogelijkheid aan te pakken zijn de kern van hun succes. Elke onderneming is op deze manier gestart en is er vervolgens achter gekomen dat het tijd werd om het werk anders te organiseren.

Aan Het Werk!

Medewerkers vragen steeds meer flexibiliteit in de invulling van hun werk, in goede samenhang met privé . De economie draait maar door, en 24/7 beschikbaar zijn is allang vanzelfsprekend, zeker in het internationaal zaken doen. Dit legt druk op organisaties, terwijl ook nog eens efficiënt en tegen de laagst mogelijke kosten gedaan moet worden. De kosten voor huisvesting zijn hoog, terwijl daar niet altijd op de meest efficiënte manier gebruik van wordt gemaakt. Medewerkers willen meer verantwoordelijkheid in de uitvoering van hun werkzaamheden, en willen hun tijd zelf invullen.

Thuiswerken of op een andere locatie werken wordt als erg prettig ervaren, onderzoek toont aan dat de productiviteit alleen maar toeneemt. Maar is de organisatie hierop wel voorbereid? Het is niet alleen een kwestie van een laptop met een dongle beschikbaar stellen, of elk ander middels zoals een smartphone.

Zaken zoals informatie, in welke vorm dan ook, beschikbaar kunnen hebben en delen wordt dan cruciaal. Dossiers kunnen zich niet meer in kasten bevinden, je neemt niet zomaar een dossier mee naar huis of onderweg. Samenwerken terwijl je niet meer op het werk bent, maar Aan Het Werk!, is niet alleen een kwestie van faciliteiten, maar zeker ook een kwestie van cultuur, beleid en organisatie. Werk je nog wel als je niet aanwezig bent? Hoe wordt je verantwoordelijk voor je eigen output als medewerker en hoe wordt je aangestuurd? Wat zijn de kaders waarin Het Nieuwe Werken door de werkgever wordt neergezet en hoe ga je met elkaar om?

Voor elke ondernemer komt het besef dat dingen anders doen tot een beter resultaat kan leiden. Er zijn verschillende aanleidingen die tot dit inzicht leiden.

• Reputatie
• Inspireren
• Duurzaamheid
• Verhuizing
• Fusie
• Meer doen met minder

De kleine opsomming is zeker niet compleet, maar in het licht van de afgelopen periode waarin de crisis een zware druk op veel ondernemingen heeft gelegd zal elke ondernemer zich de vraag hebben gesteld waar het in de organisatie beter kan.

Informatielogistiek

Informatielogistiek heeft zich hier op heeft toegelegd, de juiste informatie in de juiste vorm op het juiste moment presenteren aan de juiste persoon. Onontbeerlijk als je niet alle dagen op “de zaak”aanwezig bent maar toch je werk moet kunnen blijven doen. Efficiënter en productiever onafhankelijk van waar je bent en op welk tijdstip je die informatie nodig hebt.

Factor4Index

Vanuit deze visie kunnen organisaties worden ondersteund met scans en onderzoeken. Onderzoeken waarmee organisaties meer inzicht krijgen waarmee ze Aan Het Werk! kunnen. Het wat en het hoe, maar ook het helder krijgen waarom deze stappen tot een productievere organisatie leiden.
Factor4Index is een methodiek die het verbeterpotentieel van een organisatie in kaart brengt. Het geeft een organisatie een handvat, een start en een richting.

 

De methodiek kan grofweg opgedeeld worden in 2 krachtige stappen. Een set van 64 vragen meet zowel de huidige als de gewenste situatie. De vragen hebben betrekking op 4 categorieën:

• Inspiratie
• Organisatie
• Cultuur
• Technologie

De vragen worden via een online survey aan de medewerkers van een organisatie voorgelegd. Daarmee is deze stap snel en eenvoudig uit te voeren. Inmiddels hebben honderden organisaties deelgenomen en vormen daarmee een brede benchmark. Deze resultaten vormen een belanrijke input naar de volgende stap.
Nadat de resultaten van de survey zijn verwerkt volgt een interpretatie. Gecertificeerde organisaties zijn opgeleid om deze interpretatie uit te voeren en zodoende tot het juiste inzicht en een goed advies te komen.

De eenvoud waarmee de survey kan worden gestart en uitgevoerd maakt de methodiek geschikt voor een heel brede inzet in grote organisaties, maar juist ook voor een heel snelle en laagdrempelige tool voor bedrijven in het MKB.

Het helder krijgen van de verbeteringen die met de hoogste noodzaak moeten worden opgepakt en de grootste impact hebben op het verbeteren van de productiviteit van een organisatie is één. Het doorvoeren en succesvol begeleiden van een verandering is een logisch vervolg.

SPIL

De Standaard Aanpak Informatie Logistiek (SPIL) is een beproefde methodiek die naast het ontwikkelen van een inzicht in de informatielogistieke verbeteringen, de concrete implementatie begeleid en het bereiken van de beoogde resultaten versneld.
 

SPIL omvat een set van scans, tools en bestpractices en is voor organisaties van elke omvang toepasbaar.

Toevoeging 13 januari 2011: Whitepaper over Het Nieuwe Werken - Aan Het Werk, met Het Nieuwe Werken in het MKB

Social Media and business productivity - use in the enterprise and for B2B in a immature community

Social Media is all around us today. If you want to learn about it and are in the opportunity to take the time to investigate the subject you can choose from a lot of seminars, lunch sessions and roundtable discussions. The use of social media is not very mature in the most organisations. However some organisations are experimenting seriously with tools that support employees to communicate and collaborate with social media.

That these tools are slowly addopted by organisations is shown by the fact that best practices are developed. Not only the technical infrastructure is available, but also the means to help implementing these tools into the corporate communication is developed.
Developments and addoption rates of tools like twitter, yammer, socialcast and microblogging implementation into SharePoint (OfficeTalk) and the use of microblogs in LinkdIn show that these communication and collaboration infrastructure are more important today.
The development of ESM3 by Tessa van Doremaele and Gijsbert van der Sleen (Dutch) show on top of that, use of these technology is taken seriously by the community and the enterprises that are part of these community´s.

So in what situations these tools are used.
What I learned in my last few sessions is that there seems to be a difference between the use of social media to optimize our internal communication and to provide your employees with a collaboration platform and the use of social media to get involved with or engaging your customers.

As Wilco Turnhout concluded in his summery of the second Enterprise Social Media Roundtable #esmr, the use of social media for B2B purposes is an other story. A conclusion of that session was that the client was missing from the ESM3 model. Maybe, the engagement of clients or the the ´value chain´ can be defined as the next step of maturity.

During another roundtable session on social media the viewpoint of the B2B was discussed as focus with Kees Mulder of Kodak. Kodak ´a very technology driven company´, implemented social media in there B2B strategy. Other starting points mather in those cases. Main goal of internal or enterprise social media is to provide all members of an organisation with a communications and collaboration platform. When social media are used for B2B purposes the goals change. Still communication and collaboration as a platform is an important issue, but only as a mean to gain engagement with the customer. Goal is to take part in the discussions about your brand, learn from it and be able to react in the most transparent way possible. Even more important than when using social media inside the organisation is the governance of these engagements, reactions and discussions captured form this social channels. The logistics of this information, who is collecting, where are these questions routed and who is responding to the community is a challenge. At Kodak they established a dream job for these role´s - Chief Listener and Chief Sender - traffic control in charge of the information logistics of communication in the social media channel.

Negen miljoen voor een digitale boekenkast is wel erg veel geld...

Maandag 7 juni publiceert NU.nl het volgende bericht over investering in het digitaliseren van de Nederlandse bibliotheken:

DEN HAAG - Demissionair staatssecretaris Marja van Bijsterveldt (Cultuur) trekt dit jaar 9,1 miljoen extra uit voor bibliotheken, die daarmee op internet hun collecties en diensten beter kunnen presenteren.
Dat maakte zij maandag bekend.

''Steeds meer informatie komt in digitale vorm beschikbaar'', aldus de bewindsvrouw.

''De functie van de openbare bibliotheek verandert hierdoor. Met deze subsidie blijven bibliotheken bij de tijd.''

Landelijke bibliotheek

Uiteindelijk moet er één landelijke digitale bibliotheek komen. ''Bibliotheken transformeren langzamerhand van gebouwen met boeken en tijdschriften naar multimediale instellingen'', schetst een woordvoerder van Van Bijsterveldt.

''Via de stichting bibliotheek.nl wordt het mogelijk om vanuit huis te zoeken in de digitale catalogus, boeken te bestellen en te beschikken over een schat aan informatie.''

Het ministerie van OCW werkt samen met de bibliotheekbranche, de gemeenten en de provincies aan de opbouw van deze landelijke digitale openbare bibliotheek.

Het karakter van dit bericht vind ik persoonlijk nogal conservatief. Ben ik het dan niet eens met de beweging, digitaal beschikbaar maken en breed ontsluiten van informatie? Jawel maar het bericht en de motivatie van Van Bijserveld om hier publiek geld in te steken geeft de huidige ontwikkelingen niet juist weer naar mijn idee.

Het is niet de digitalisering van de biblotheken die de rol van het instituut veranderd, de veranderde rol van informatie en snelheid waarmee deze door de maatschappij gecreerd en geconsumeerd wordt maakt dat de rol van de bibliotheek moet veranderen. Ja digitalisering van informatie maakt het mogelijk om de vraag logistiek in te vullen, maar vormt daarin een eerste stap.

De mogelijkheid bieden om te kunnen beschikken over een schat van informatie en te kunnen zoeken binnen een digitale catalogus geeft mij ook niet direct het warme gevoel dat nodig is voor een bibliotheek om bij de tijd te blijven.

Wel ben ik blij met het getoonde initiatief om informatie die in al deze bolwerken opgesloten zit als een onderdeel te zien van een landelijke multimedia instelling. Veel succes en creativiteit in het vinden van de juiste logistieke kanalen naar de afnemer!

Onderwijs in het groter sociale geheel

Onlangs kwam ik voorbij een blog" van Jeroen Spierings waarin verwezen werd naar de Conferentie voor Onderwijsvernieuwing en ICT. Het beeld wat ik bij onderwijs in Nederland heb op dit moment is een omgeving waar nog veel te winnen valt. Dat beeld verschilt niet heel veel van veel andere sectoren overigens. Dat laatste is dan weer een qualificatie die (ook) toe te schrijven is aan de volwassenheid van de ICT sector denk ik.

Technologische ontwikkelingen en de adoptie in het onderwijs lopen niet synchroon natuurlijk. Veelal is het beeld dat de jonge generatie sneller toegang vindt tot en gebruik maakt van de mogelijkheden die deze ontwikkelingen bieden. Mensen die zich de laatste jaren verdiept hebben in deze ontwikkelingen en de ontwikkeling van de nieuwe generatie kennen de aanduiding generatie Einstein ongetwijfeld.

Neem als voorbeeld het toenemende gebruik van sociale media. Ooit begonnen in de tijd van MSN (of eigenlijk al daarvoor) en het meer algemeen geaccepteerd gebruik van chat als communicatie middel. Nu uitgegroeid naar hele platformen (of tools die samen een platform kunnen vormen naar behoefte), waarbinnen diverse communicatie middelen de moderene 'sociale' mens elkaar kunnen vinden.

Elkaar vinden. Dat is wel de kern van deze sociale media. Elkaar en dat wat ons op dat moment interesseerd. Of dat nu is voor onze hobby of voor ons werk. Nog een grens die lijkt te vervagen, werk ik nu (schrijven van een blog thuis op het terras in de zon) of zit ik op thuis op het terras in de zon (en schrijf een blog)?

Het beeld dat ik de laatste jaren heb ontwikkeld bij de jonge generatie is dat het gebruik van de sociale media hoog is. Kijk maar eens naar het aantal contacten dat deze jongeren 'onderhouden' in hun Hyves netwerk (16 jaar en een paar honderd contacten is heel normaal). Email zo roepen wij professionals, specialisten in deze ontwikkelingen is iets uit de voorgaande eeuw en jongeren gebruiken het niet meer.

Het beeld wat ik hier schets is vrij algemeen. Zijn deze ontwikkelingen dan ook terug te vinden in het onderwijs waar deze jongeren onderdeel van uit maken? Anders gezegd: Scholen en instellingen zijn onderdeel van een groter geheel. Dat groter geheel omvat voor de jongeren zelf nadrukkelijk ook hun privé. Waar de grenzen tussen werk en privé vervagen, geldt dit voor onderwijs en privé ook. Ontwikkelingen als de brede school en discussies om ook 3 jarige al te laten starten met hun kleutercarriere (naar een nieuwe kleuter periode) geven aan dat deze ontwikkeling doorzet.

Bij onze zuiderburen is het al heel gebruikelijk om vroegtijdig kleuters te ontwikkelen.

Ik stuite op een onderzoek dat in België is gedaan naar sociale netwerken en onderwijs, dat in december 2009 is uitgevoerd. De resultaten van 1 maart 2010 (meer dan 900 reacties via digitale kanalen) zijn door Bram Faem in een presentatie gepubliceerd. Het onderzoek probeert een beeld te krijgen bij de vraag hoe het onderwijs staat tegenover het gebruik van sociale netwerken. Maken docenten daar bewust geen gebruik van, of passen ze deze bewust wel toe om de mogelijkheden van het onderwijs te verrijken?
België heeft te maken gehad met een aantal maatschappelijke incidenten. Vriendschappelijke relaties tussen docenten en leerlingen zijn een taboe en onethisch. Het onderzoek maakt niet duidelijk welke invloed dat de angst die hieruit voortkomt heeft op het inzetten en uitbuiten van de mogelijkheden. Wel doen de resultaten vermoeden dat deze maatschappelijke incidenten hierop van invloed zijn. Niet geheel onverstandig is er voor gekozen om nadrukkelijk geheel anoniem met de resultaten om te gaan.

De groep van respondenten die aangeeft zich bewust niet in sociale netwerken te begeven is 34%! Bijna 80% voegt nooit huidige leerlingen toe. Daarmee is de adoptie binnen deze groep van deelnemers nagenoeg nihil te noemen. Pas als de leerling afstudeert accepteerd 46% van de docenten deze alumni in hun sociaal netwerk. Tot zover de angst die regeert.

Aan de positieve zijde van het onderzoek, de vraag of een sociaal netwerk kansen biedt in het onderwijs, ontstaat het beeld over de mogelijkheden die door het onderzochte lerarencorps worden onderkend. 7% geeft aan nut te zien en het ook als dusdanig in te zetten, terwijl nog een 56% aangeeft wel nut te zien, maar het niet in te zetten. Dat biedt perspectief zou je zeggen.

Het onderzoek bekijkt vervolgens nog of het stellen van regels verandering in het gebruik zou veroorzaken. Van deze groep van respondenten geeft 41% aan dat regels gewend zijn. Frapant is dat vervolgens van die scholen waar wel regels ingesteld zijn, een lager percentage sociale netwerken gebruikt of inzet. Je vraagt je dan ook direct af wat deze richtlijnen proberen te reguleren.

In de samenvatting van de Conferentie onderwijsvernieuwing en ICT die Mark Timmermans publiceerde in zijn blog merk ik op dat ook bij ons in Nederland 'maatregelen' getroffen worden om de risico's van sociale media te beperken. 'Gebruik van Social Media tools is nog vaak “verboden” binnen onderwijsinstellingen. Veiligheid boven alles maakt de adoptie van deze middelen niet waarschijnlijk.

In de samenvatting wordt overigens ook aangegeven dat de Generatie Einstein niet bestaat. Nu ben ik wel heel erg benieuwd naar de achtergrond waarop deze stelling is geponeerd. Wat ik niet helemaal (helemaal niet) kan plaatsen is de stelling 'Studenten hebben niet zoveel met Social Media. Docenten kunnen hun onderwijs wel efficiënter maken met Social Media'. Feit is dat vooral jongeren veel gebruik maken van deze middelen. Feit ook is dat de adoptie in het onderwijs domein nog niet heel hoog is, mede door de angst voor misbruik. Mag ik daar dan uit afleiden dat het begrip van het onderwijs domein als het gaat om het gebruik niet heel hoog is? Immers docenten en leerlingen bewegen zich niet in dezelfde sociale netwerken. Het tweede deel van de stelling heeft een parallel naar het onderzoek uit België en stemt me hoopvol.

Zelf sta ik vrij liberaal tegenover het reguleren van sociale netwerken, in het onderwijs en zeker in het bedrijfsleven. Naar mijn mening leidt dit tot bestrijding van het symptoom, niet de oorzaak. Beïnvloeding van gedrag en ontwikkeling van maatschappelijk begrip bereik je met transparantie, niet met strenge regels waarmee excessen onder de radar verdwijnen.

busy but balanced

Last week I've been busy. Still glad that people I met noticed I was relaxed. I felt that way to. Why? Well lot of stuff going on but still managed to keep the balance with my personal business.

When thinking about how to support businesses and more important the people who work with and whitin those businesses to regain the balance, taking time to reflect about your own behaviour is valuable.

The effect of taking control over that balance last week resulted in delivering my support in a flexible and agile way. Information I had access to because of my knowledge or the knowledge of the people I know was delivered in the right format and at the right moment. A collegue of mine was able to finish a well thought-out proposal in record time.

The quote of Danah Boyd twittered by Peter de Haas last week was typical for what happened. "Information is power, but intepretation is more powerful," - Danah Boyd, speaking at the at the O'Reilly Gov 2.0 Expo -

This is what I meant when I made some changes to the Wikipedia entry 'informatielogistiek' when preparing a college on this topic (Dutch). Interpret information leads to knowledge.

Thinking over a lot of these things was done at home and I could put them together within my minimum fysical presence. Left me some time for my self too.

Good results, busy and well balanced.