Wetten, regelgeving en normen - wie is verantwoordelijk?

Met regelmaat stoeien organisaties met de vraag. Met welke wet -en regelgeving krijg ik te maken als mijn organisatie een archief in wil richten? En wie is er dan verantwoordelijk voor het voldoen aan de daarvoor geldende normen?


Zo gaf ik in een eerdere Blog al eens aan. Dat deze vraag tot serieuze onduidelijkheid leidt bewijst de zaak waarbij tot aan de Raad van State getoetst is of een NEN-norm algemeen binding is. Deze zaak (201002804/1/H1 - 2 feb 2011) geeft ook wel aan dat de dynamiek tussen praktijk en wetgeving niet altijd tot helderheid leidt.
 
In deze zaak gaat over het Bouwbesluit 2003. In hoofdstuk 2 wordt in de integrale wetteksten intensief verwezen naar de normen die zijn ontwikkeld door en voor bouwend Nederland. Het beheer van deze normen ligt bij NEN.
 
Zowel normering als wetgeving volgen ontwikkelingen in de markt. Normen worden opgesteld als afspraak en richtlijn. Toepassen van deze normen betekent dat daarmee aan de geldende wetgeving die als uitgangspunt wordt genomen voor de opgestelde norm voldaan kan worden.
 
De nadruk zo blijkt ook uit de uitspraak van de Hogeraad in deze zaak ligt op KAN. Een norm is richtinggevend, normerend. Een norm is niet bindend. De wet is dat wèl. Met andere woorden afwijken van een norm mag en kan als daarmee de wet niet overtreden wordt.
 
Verder geeft deze zaak aan hoe complex interpretatie van wetten en normen kan zijn. De Raad van State geeft in haar uitspraak aan dat de overheid niet verantwoordelijk is voor de publicatie (het beheer) van de normen waar in haar wetteksten naar verwezen wordt. Dit is en blijft de verantwoordelijkheid van de privaterechtelijke organisatie die deze heeft opgesteld en in beheer heeft, in casu de NEN.

In een artikel van de NEN wordt als volgt over deze uitspraak bericht:

NEN-normen ook volgens Raad van State niet algemeen verbindend

De Raad van State deed 2 februari uitspraak in een hoger beroep (201002804/1/H1). Met de uitspraak bevestigt de Raad de conclusie die het Gerechtshof in Den Haag op 16 november 2010 trok. Deze uitspraak benadrukt nogmaals de status van de door het Bouwbesluit aangewezen NEN-normen.

De Raad van State stelt:

NEN-normen zijn en blijven vastgestelde regels door een privaatrechtelijke organisatie;


NEN-normen zijn geen ‘algemeen verbindende voorschriften’ die door het Rijk zijn vastgesteld en daarom hoeven NEN-normen niet in het Staatsblad of Staatscourant te worden gepubliceerd;


Omdat het Bouwbesluit 2003 wetgeving is en naar NEN-normen verwijst, moeten de normen wel kenbaar worden gemaakt;


Daarvoor is vereist dat bij de verwijzing vermeld wordt wat de vindplaats van het document of van de norm is;


De kenbaarheid voor de burger is voldoende verzekerd omdat de NEN-normen voor de burger ter inzage liggen bij NEN. De kenbaarheid van NEN-normen voor bouwers, architecten, installateurs en andere bij de bouw direct betrokkenen is voldoende verzekerd, omdat zij de NEN-normen tegen redelijke betaling kunnen aanschaffen.

Wat zijn normen?

Normen zijn afspraken, praktische richtlijnen, die gemaakt worden door en voor de markt. Het Bouwbesluit 2003 verwijst naar NEN-normen. Als deze normen worden toegepast, wordt voldaan aan de eisen die het Bouwbesluit stelt. Maar er mag ook op een andere wijze aan de eisen worden voldaan. Er moet dan wel worden aangetoond dat het resultaat ten minste gelijkwaardig is aan het resultaat wanneer de norm zou zijn toegepast.

Aanleiding van de rechtszaak

Een partij had een bestuursrechtelijke zaak aangespannen tegen de gemeente ’s-Hertogenbosch omdat deze een verleende bouwvergunning onterecht zou hebben ingetrokken. De bouwvergunning werd ingetrokken omdat in het bouwplan niet aan de ‘verplichte’ NEN-normen werd voldaan en op verzoek van de gemeente ook geen aanvullende gegevens zijn geleverd die aantoonden dat wel aan de minimale eisen werd voldaan. De gemeente is in het gelijk gesteld.

Wetten, regelgeving en normen rondom archieven - wie is verantwoordelijk?

Met regelmaat stoeien organisaties met de vraag. Met welke wet -en regelgeving krijg ik te maken als mijn organisatie een archief in wil richten? En wie is er dan verantwoordelijk voor het voldoen aan de daarvoor geldende normen?

Wet -en regelgeving in het kader van een DMS of archiefsysteem slaat in eerste instantie op die organisaties die vanuit wetgeving gehouden worden aan de archiefwet van 1995 (zie ook leesbare uitleg archiefschool) en de daarvoor opgestelde norm voor archiefsystemen NEN 2082 en die voor het beheer van archiefbescheiden voor archiefvormende organisaties NEN 15489. Eigenlijk spreek je indien je het hebt over een systeem wat voldoet aan NEN2082 ook niet over een DMS maar over een Records Management Applicatie (RMA).
Met andere woorden de 'klant' zal zich voor de inrichting van haar organisatie en de processen in haar organisatie rekenschap moeten geven van de eisen die aan haar gesteld worden vanuit de wet. Van toepassing is de NEN 15489. Indien een organisatie gebruik maakt van een archiefsysteem welke is gecertificeerd volgens NEN 2082 mag ze er vanuit gaan dat het systeem ingericht kan worden zodat deze de verplichting van de organisatie om de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden ondersteund.

Met nadruk kan, omdat vanaf het moment dat gestart wordt met de inrichting van het systeem de compliancy met wetgeving niet meer gegarandeerd is. Mogelijkheid is om het geïmplementeerde systeem vervolgens te laten certificeren tegen dezelfde norm zoals dat is uitgevoerd bij de gemeente Nieuwegein.

Het deel waar het gaat over het garanderen dat het systeem instaat is om een organisatie te ondersteunen met het voldoen aan de eisen van de archiefwet (NEN 2082) is de verantwoordelijkheid van de softwareleverancier. Maar let op indien dit systeem wordt geïmplementeerd door bijvoorbeeld een integrator is dat nog geen garantie dat dit ook 'goed' gedaan wordt en kan die garantie door een leverancier enkel geleverd worden door de implementatie zelf te laten toetsen door bijvoorbeeld de ECB. Het voorbeeld van Nieuwegein is in de wereld van de gemeenten uniek als het gaat over de toetsing en de bestpractice maakt onderdeel uit van een propositie die door Ricoh samen met QNH wordt gehanteerd. In diezelfde gemeenten is nog geen certificering volgens NEN 15489 uitgevoerd.