Future Of Productivity: People information

People are better informed

People are better informed, but not because the quality of information has improved, but information can be found more easy and accurate. Most data is non structured, very hard to capture and easy mistaken for information. If organizations knew what they know Innovative initiatives would pop up more frequent and turn out to be successful more easily.

Classic data

Classic data driven systems capture structured data derived form predefined activities in designed processes. Organizations however do not communicate and collaborate trough this structured data, but in a way more fluid way. When we start a project we write a project initiation document, we send a email to a supplier, a design is written down and presented in a presentation during a meeting online.

Classic (My) document management

Systems designed to capture information from non structured data sets like a document management system are meant to fill the gap. And sure they do in several ways. Data in a document can be captured by index the data in an intelligent way, categorize the subjects. If the data is only a picture systems can recognize these characters as a step before indexing and categorizing.
By adding workflows the system can more fluidly build additional information about the data, a bit like the systems supporting structured processes did before. So this helps organizations in their first step towards a combined structured and non structured information approach of capturing information from data.

Besides all those nicely designed systems that supports these organizations, there are people. It has been very hard to decide what to capture and how to store all that information. When time goes by, we often discover we have more information than we can find, or should I say information is devolving to data again. Well I mean, is information still information when we can't find it and can't give it a meaning?

Data is the new platform, and social is the intelligence

Gavin Michael, global managing director for R&D of Accenture gave his vision (*) on data as the new platform and the importance of social to use it intelligent. He has consolidated the results of research into 8 trends:

• Data takes its rightful place as a platform.
• Analytics is driving a discontinuous evolution from business intelligence.
• Cloud computing will create more value higher up the stack.
• Architecture will shift from server-centric to service-centric.
• IT security will respond rapidly, progressively—and in proportion.
• Data privacy will adopt a risk-based approach.
• Social platforms will emerge as a new source of business intelligence.
• User experience is what matters.

People are key

A more important factor of knowledge in the future of productivity is being able to keep finding information, help people in organizations to find and use the information meaningful.

(**)People are not unique in their exploitation, however we can reason and understand things. And even if we don’t understand, we know that there are others that do and if the need arises, we can study their understanding and learn from them.

The abstract thought isn’t inventiveness. Man didn’t invent fire; he witnessed it through some natural occurrence. Just as he noticed a round rock was easier to roll than a square one. The abstract was in seeing how both of these could be used to advantage.

People are key, they have certain passion, experience, expertise, the abillity to see and understand the use. Systems that can capture this people profile and combine these components with the structured data and the more unstructured and workflow driven and captured information from document intensive processes, will support future productivity of organizations.

Social, people focused information can put to use, ranked, commented, recommended and found through peers, in a social network of people working together apart. Fluid organization supporting changing demands and processes.

(*) Blog Cortney Fielding - Data is the new platform and social the intelligence
(**) Blog John Souter - The people Business



Published in this Future of Productivity series:
Document Dynamics
Documents
The Cloud demands smarter devices, and cheap too!
Aan Het Werk! Aan de slag met Het Nieuwe Werken in het MKB
Office 365 walkthrough and more
Changing the game with Office 365
The Sweetspot of eReaders and Business Solutions
Small and Medium Business
Roadmap announcements BPOS

Future of Productivity: Five questions #HOC #HOC11

Thursday June 16th I will seek for the answer on five questions during the HOC (Het Outsourcings Congres). A congres focussed on outsourcing with the theme The Cloud. I will guide the discussion on the subject: Documents to The Cloud: don't forget unstructured data. Five questions will be leading.

Five questions

1. What is a Document?
Paper as a information carier has changed. The Concept Document is chaning rappidly too. Wikipedia describes the document as: a work of non-fiction writing intended to store and communicate information, thus acting as a recording. Strinking in the following is the way a document is described in classic types like a thesis, a whitepaper, a brief or an invoice. Nowhere a describtion of the claim: ...and communication information.

2. Do Documents support collaboration and interaction?
...intended to store and communicate information. I agree on the idea that a document is intended to communicate information. I have a hard time to believe that a document is meant to store information and thus degrade the information to data. Storing data or documents is not a goal. The goal is finding usefull information and get informed.

3. Can The Cloud support productivity?
Doing your job in a knowledge intensive environment demands information, which has to be processed. Only than it could become knowledge. Interpretation of information, the processing and use to complete a task. A lot of data is very structured, much more is stored in an unstructured manner. Previously, borders as time and place were important limiting factors in the accessibility of information. The Cloud supports the removal of these restrictions and has the potential to improve productivity.

4. Will The Cloud structure our non structured data?
Finding relevant information is essential when it comes to productivity. Compartmentalized bins do not contribute to obtaining an overview. The world of structured data has not been proven as a route to the paperless office, also adding document repositories brought but limited lighting. Cooperation and interaction between people ask apparently an other kind of information. More natural you see for example this support from a platform which is developed towards a social (peer) network support. It is not or - or but the added value of and structured, and unstructured ... and the man himself. The factor that YOU and I together. WE are the power of the community enabling the better finding of valuable information.


5. Does The Cloud change information?
Information needs, giving a value judgement, the form in which this information is distributed and found is changing. The Cloud, social media hypes, the power of the community finds its basis in the sharing of information and searching and setting up collaborations. Knowledge is power includes the fear of a data security model, sharing is power, however, the belief that data only gets its value when we turn it into knowledge together.

Future of Productivity: Document dynamics

[wikipedia]

A document is a work of writing intended to store and communicate information, thus acting as a recording -


The term document may be applied to any discrete representation of meaning, but usually it refers to something physical like one or more printed pages, or to a "virtual" document in electronic (digital) format.

What is a document?

A document is a piece of paper!

Not that long ago we thought of a document as a piece of paper with text. If the text was very long and well structured we called it a book.

Still paper is not gone, but the way it is used is. It no longer has the purpose as a 'longterm' carrier of information, but as a mean to structure or support a discussion or a meeting. After the meeting is over, the paper has lost it's purpose and will be disposed.

The document however is still alive and kicking! Well... Depends on the way you look at a document

Dynamics of documents

A document is a living object!

I remember when my father was working in the office (we lived upstairs) and I went down there they had one IBM typewriter. It was an electronic one. It supported the assistant - Nelly was her name - to type a lot faster and even correct a piece of text when in error.
My father had no typewriter, but they had a machine to dictate a letter. So when a letter was dictated to Nelly, she had a few degrees of freedom only - when to jump to another line. That was about it. Rather static.

[wikipedia]

A living document or dynamic document is a document which may be continually edited and updated by either a limited or unrestricted group. A simple example of a living document is an article in Wikipedia, in contrast to "dead" or "static" documents, such as an article in a single edition of the Encyclopædia Britannica.
A living document may or may not have a framework for updates, changes, or adjustments. This type of document without proper context can change away from its original purpose through multiple uncontrolled edits.

This is different than an evergreen document that is written in a way that is relevant to a specific audience over a long period of time. This relevance comes from a universal acceptance or application of document contents. However, a living document may evolve through updates, be expanded as needed, and serve a different purpose over time.

Dynamics of Information

A document is information!

The dynamics of Information change dramatically when produced in a collaborative environment. Think of it the last time you wrote a report, did write it by your own, with a cowriter, did someone comment or correct it? That is just a start...

Did you publish a blog, anyone reacted, commented, ranked the statements? What was the last time you saw a webpage with HTML text on it? No?

NO! You only combined information didn't you? Picked a widget and mashed it with twitter feed, provided insight by using the geotags and publishing the data on a map, commented on it your self and published a link to the source which is provided by... well someone else you trust as a subject matter expert.

...and if you did not yet, you will consume and combine...

Documents supporting and fueling collaboration

A document is a platform!

Looking at these kind of dynamic documents it is designed to change with the need of information - real time. It attracts people to join and to share thoughts. A platform that helps to establish a community and supports interactivity and exchange of information can be very inspiring.

It is about people it is about YOU. What do YOU need and what can YOU give in return? So do I care about YOU? What does that mean to ME. How can I find YOU and what do WE know? HOW WE know?

Well we know because our peers value our thoughts, our comments, talk to you and me a lot and shared knowledge in projects with us.

Therefore information in our documents, our blogs and wiki's, can be of value to me and you. Lets work together!

Document knowledge

A document is just data!

Information, if captured in a document is still data if you have no clue how to value it. A document in all forms can be very dynamic and this value the information can provide is not only by consuming the information, but even more by adding information and interact with that information. Again, the data needs YOU. Then it can become knowledge and the document supports the interaction en exchange of information.

Can a document communicate?

A document is communication!

In classic communication we learned that we need roughly three essential ellements: sender - medium - receiver... So can a document be all of that? We looked at the document in several ways. The classic paper document is still a wonderfull and much appreciated medium. It is not the sender and it is not the receiver. It is kind of a dead object.
We also experienced a document conceptual as a platform where YOU and ME become WE, working together with worthwhile information, leveraging this information to knowledge. That is communication aint it?

What is a document?

So here we are, wondering what a document is. We know what it was, we can all experience that things are changing rapidly but can we even imagine what it will become.


Published in this Future of Productivity series:
Documents
The Cloud demands smarter devices, and cheap too!
Aan Het Werk! Aan de slag met Het Nieuwe Werken in het MKB
Office 365 walkthrough and more
Changing the game with Office 365
The Sweetspot of eReaders and Business Solutions
Small and Medium Business
Roadmap announcements BPOS

Future of productivity: Documents

The first generation Document Management Systems (DMS) looked at a document in a classic way. It was a piece of paper, most of the time it really had a physical representation, even when 'stored' in the DMS. We believe a DMS helps to find information much faster, but we do not trust it to store important documents - we store them in a cabinet.

Still a lot of people look at a document this way, but the purpose of a document is changing rapidly. Information is accessed, collected, collaborated with and distributed in a much more fluid way. The document as we know it is dead.

We had a lot of control on our data sources, we even called these knowledge systems. Knowledge was the holy grail to better support the organization and to help it develop knowledge and support more productive processes. We were convinced we could manage these systems. The only thing we know however is that their should be a LOT of information in the system, but that's how close we often get to knowledge.

The first generation DMS took of in a time that the first word processors and spreadsheets became common. We stored most of these on a disk and now the network helped it to share it in a filesystem. We got lost and still are looking for a way out.

Email was meant to help us getting those nicely produced word and excel documents to another person. At first it worked brilliantly! We didn't have to walk over (and talk) to our colleague down the hall. 'Having' email was a privilege. The manager had mail access. He did not use it though, the assistent did. But when everybody had access to mail and a personal location to store data we discovered some drawbacks.

It got worse. We started to use email. We still use it in a way it is not meant. We try to support discussion and collaboration, while it only was meant to support the digital distribution of a message, like a digital postmen. When was the last time you talked to your postmen?

Bouncing around email with attachments like pingpong balls in a washing machine is not a good way to support communication and collaboration or to capture information that could be used to develop knowledge. Email systems evolved and now mimic a conversation in a thread. That looks oké from your point of view, but has no value at all when it comes to a conversation whithin a team.

Email systems even helped us to mimic the old fashion letter. Nice templates, fonts, pictures, it's all there. The email system became a wordprocessor and we used it like one. So now we have another source for our documents, don't we.

Some of us tried to start working with a DMS system the way it was meant to be or maybe better it has evolved to support the need of communication and collaboration. The DMS is dead, long live the DMS.

These systems look at communication and collaboration from the YOU point of view. Who are YOU talking to, what information do YOU need to fullfill your tasks, has someone sended YOU a letter about it.
From that starting point information sources and communication historie is assembled. It is shown in streams, social distance in your network to help you find information or knowledge more easy. The document is no longer the central object or source of information. The document is looked at in a way more conceptual way.

Structured data is often a central organized source. Central organized data does not guarantee quality, accessibility or being information however. Besides that...

...we know that information is not only stored in -structured- data (20%) but also in a way more non structured way (the other 80),

we often have no clue how to capture the information from it.

Development of technology took us by surprise (AGAIN). Today we quit mail (#WQM) and start to send over small text messages again. MICROblogs 'invented' by Evan Williams. The 140 char can be posted on a platform called Twitter.

So WQM and started to twitter, reaching a lot more people with neat tiny messages in one time, or snowballing messages to a big community. The platform has developed though and now we are able to shorten our messages by services like bit.ly making the message richer. Next we are also able to use services so we can extend our tweet length, we can attach files, photo's, use internal twitter services like Yammer that lack the 140 char boundary and so on. Brilliant we can hide a compleet document behind 140 characters or less!


You get the picture.

The neat start has become the next uncontainable source, looking to it from an information management perspective that is.

And if you think it is the only new form or source... think again. To make it easy for you, think about YouTube, Flickr, FaceBook and think these services combined...

Oh by the way, these are all services provided to you for free from The Cloud.

Microsoft SharePoint 2010 server - NEN2082 gecertificeerde implementatie [QNH] bij Gemeente Nieuwegein

waar zijn we nu helemaal mee bezig?

Even geleden heb ik al eens melding gemaakt van de pre-release installatie van Microsoft SharePoint server 2010 door QNH bij de Gemeente Nieuwegein. De implementatie van het DMS/RMA is door de ECB geaudit en NEN2082 gecertificeerd. Dat is bijzonder!
Bijzonder knap om te beginnen in een markt die in het midoffice segment sterke vertegenwoordinging kent van spelers als BCT, Cirkel en een aantal andere partijen. QNH is met hun oorspronkelijke IBM practice en de wat later ontwikkelde Microsoft practice vooral bekend als specialist op het gebied van Business integration. De gemeente markt is - zeker in het DMS/RMA domein - nieuw.
Bijzonder om dat het gaat om een implementatie die samen met Microsoft voor de officiele release van SharePoint 2010 op 12 mei 2010 is gerealiseerd.
Wat ik nu vooral bijzonder vind is dat ook de collega gemeenten in Nederland (ca 400 in het totaal) met grote getalen deel hebben genomen aan het seminar dat rondom deze case is georganiseerd in Nieuwegein op 19 mei j.l. Dat daar op dat moment het succesverhaal is gepresenteerd door Pieter van der Hoog van de gemeente Nieuwegein zelf en dat het NEN 2082 certificaat door Dick Marijnen van het ECB is uitgereikt aan de burgemeester.

Een kort uitreiksel van het verslag van een aanwezige toehoorder:

Ik heb gisteren een congres (voor gemeenten "only") bezocht waar 2 cases zijn behandeld van de gemeente Nieuwegein en de Gemeente Venlo. Onder de titel "waar zijn we nu helemaal mee bezig?" is de stand van zaken omtrent e-Dienstverlening in Gemeenteland aan de orde geweest, en meer specifiek van de gemeenten Nieuwegein en Venlo. De partner die het Document management systeem (DMS) en het Records management systeem (RMA) heeft ontworpen en geimplementeerd, is QNH. Er zijn een aantal unieke kenmerken die mij opgevallen zijn aan deze cases:

De aanleiding en het NUP

De keuze voor een volledig op Microsoft technologie ingerichte front en mid-office van CRM-ERP
Een gecertificeerde DMS en RMA archieffunctie.

De aanleiding:

Zowel Venlo als Nieuwegein zijn gestart met het herinrichten van processen en systemen vanwege een aanstaande verhuizing naar een nieuw stadhuis, respectievelijk in 2013 en 2011. Voor Venlo gold nog een extra argument, namelijk dat de dienstverlening aan burgers en bedrijven op een onacceptabel laag niveau stond. Dit heeft allereerst geleid tot een forse reorganisatie waarbij een hoog percentage ambtenaren uitstroomden (30% werd genoemd), en een even fors percentage op basis van geschiktheid (competenties) weer instroomde. Omdat e-Dienstverlening afdelingoverstijgend is (dienst overstijgend, en niet dienst/afdeling centrisch) is een herinrichting van processen en systemen noodzakelijk. Verder speelt een belangrijke rol dat men geen ruimte, en dus geld, wenst te besteden aan het papieren archief in de nieuwe huisvesting.
De projecten die onder de paraplu van het NUP zijn gedefinieerd zijn niet de dominante factor geweest. Dit beeld werd bevestigd door meerdere vertegenwoordigers van gemeenten waarbij het niet opleggen van echte sancties leidt tot een gedrag van "het zal mijn tijd wel duren".

2. De keuze:

De belangrijkste argumenten om zowel de front en midoffice technologie van Microsoft te omarmen zijn:
Geen problemen met systeemintegratie, alles van 1 fabrikant en 1 leverancier.
Geen problemen met leveranciers die naar elkaar wijzen als systemen niet naar wens werken, en de klant als pingpongbal gebruiken.
Alleen de interfacing naar externe partijen (databases) moet ingeregeld worden.
Lange ontwikkeltijd voordat het 1e product live kan (bijvoorbeeld "parkeervergunningen"), snelle doorlooptijd voor de volgende producten.
Door de toegenomen transparantie en de ontsluitingsmogelijkheden gaat de frontoffice (KCC) steeds meer taken van de mid-office overnemen. Doelstelling is dat 80% van de vragen die men krijgt door de front-office beantwoord en afgehandeld kan worden.

3. Certificering:

De inrichting van het DMS en de RMA zijn conform de NEN2082 specificaties gerealiseerd. Het European Certification Bureau (ECB) heeft dit certificaat overhandigd (En heeft ook de audit uitgevoerd). Nieuwegein is de 1e nederlandse gemeente die met een gecertificeerd sharepoint 2010 platform aan de slag gaat. Een gecertificeerde DMS/RMA platform is de eerste voorwaarde waar men aan moet voldoen om toegang te krijgen tot de overheidsmarkt.

Wat verder opviel:

Marktsituatie:
Een veelgehoorde karakteristiek als gesproken wordt over de gemeentemarkt en haar leveranciers (op het gebied van DMS/RMA), is dat deze markt volledig dichtgetimmerd zou zijn met leveranciers als Circle, Decos, BCT, Hummingbird, Alfresco, etc. Opvallend is dat QNH een relatief nieuwe partij is (opgericht in 2004, 500 werknemers) en met een concept dat volledig gericht is op de Microsoft product suite, toegang heeft verkregen tot in ieder geval 2 gemeenten. De belangstelling is echter groot. Er moesten (op het congres) stoelen bijgeplaatst worden vanwege de grote belangstelling van collega gemeenten. Ik schat dat er ongeveer 120-150 bezoekers waren. Dit suggereert ten minste dat e-Dienstverlening kansen biedt voor nieuwe partijen.


[met dank aan Gerard Schuckman voor het waarnemen]

Derde seminar SharePoint and Storage Ricoh succesvol

Gisteren 21 januari 2010 heeft voor de derde maal het Ricoh seminar SharePoint en Storage plaats gevonden. Deze is als buitengewoon nuttig en plezierig ervaren door alle aanwezigen.

Daar waar het nieuwe werken geleefd wordt

De opzet van het seminar was deze keer wat anders. De eerste twee maal heeft deze plaatsgevonden in de inspirerende omgeving van Microsoft Nederland in Schiphol.

Vanwege het succes is er na het bekend maken van het event in september / oktober 2009 direct aangegeven dat er een tweede event georganiseerd zou worden. Helaas ;-) was ook dat niet voldoende om iedereen die interesse had (240 aanmeldingen) een plekje te garanderen. Daarop is besloten om onze (potentiele) partners in een derde sessie op ons hoofdkantoor in Den Bosch uit te nodigen.

Intieme opzet, intensief delen van informatie

In een groep van ca 20 mensen is een vol programma van presentaties en discussies doorlopen waarin Ricoh en partner ProAct zich als specialist hebben kunnen presenteren op het vlak van ECM, DM, SharePoint en Storage. De reacties van de aanwezigen (bijna 100% opkomst) hebben actief en enthousiast op de inhoud en de opzet van het event gereageerd.

In het programma zijn ondermeer onderwerpen als Het Nieuwe Werken, een inkijk naar SharePoint 2010, SharePoint producten van Ricoh als Ricoh Document Store en SharePoint@Once en tot slot Storage behandeld.

Ricoh Document Store (RDS) en SharePoint@Once maken snelle en robuuste implementatie van Document Mangement functionaliteit in een SharePoint omgeving mogelijk, met minimale inspanning. RDS wordt geleverd binnen de omgeving van de klant of kan volledig zonder zorgen met een appliance geleverd worden. De oplossing op de appliance is samen met StartReady ontwikkeld.

Sharepoint en engineering document management CADAC

Nieuwe versie van Organice 2004 R3

Computable bracht een artikel van de nieuwe versie van Organice. Een op Sharepoint technologie gebasseerde document beheer omgeving toegespitst op de maak industrie.

Cadac Group is reeds talloze jaren actief op het gebied van data management en archivering, met name voor projectmatig werkende bedrijven in de ontwerp- en maakindustrie. Cadac Group maakt hierbij primair gebruik van web technologie van Microsoft, te weten Windows SharePoint Services (WSS).

De Cadac Group brengt een nieuwe versie van Organice 2007 R3 op de markt. Deze release biedt verschillende nieuwe mogelijkheden en verbeteringen in Organice Explorer en Organice Transmit. Organice is een software suite voor engineering document management en document control, en is volledig gebaseerd op Microsoft SharePoint.

Met Organice 2007 R3 wordt Organice Explorer, de Windows desktop client die het werken met Microsoft SharePoint sterk verbeterd en ondersteunt het volledig Microsoft Windows Vista Business (32 én 64-bits) en AutoCAD 2009 (32 én 64-bits), dat in maart 2008 door Autodesk is geïntroduceerd. Verder ondersteunt het RealDWG 2009 voor het beheren van DWG files met SharePoint. Autodesks RealDWG zorgt voor integratie met AutoCAD en is volledig compatibel met andere Autodesk-producten. lees verder...

Recordsmanagement als requirement - dichter bij de oplossing?

Niet de zelden kom je in de wereld van Documentmanagement eisen op het vlak van Recordsmanagment tegen. Zware eisen die in in de Nederlandse wetgeving terug te voeren zijn naar de Archiefwet 1995. Met name artikel 3 wordt nogal eens aangehaald in uitleg, trainingen en op semenairs.

Artikel 3

De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

In de afgelopen jaren zijn de RFI en RFP's van organisaties - voornamelijk afkomstig uit (semie) overheid geterroriseerd door ReMANO 2004. In de komende jaren valt vooral veel lol te beleven en geld te verdienen aan NEN 2081.
Hooggespannen waren dan ook de verwachtingen in 2006 bij het uitkomen van de nieuwe versie van Sharepoint. Microsoft zou zorgen voor een systeem waarin volwassen Recordsmanagement een plek kreeg. Zo gezegd zo gezegd heeft Mircosoft succesvol veel geld gespendeerd aan de benodigde toetsing en 23 mei 2006 was het dan ook zover. Microsoft made the announcement.
Microsoft gaf toen al aan dat er een DoD pack uit zou komen. Opnieuw zijn de verwachtingen hoog. Wel geeft Microsoft bij het vrijgeven van deze aangekondigde DoD 5015.2 Resource Kit een aantal voorwaarden mee:

'The DoD 5015.2 Resource Kit is intended only for customers, who are required to run their records management system in a DoD 5015.2 Chapter 2 certified state.'

Ook voor het downloaden en implementeren van de Resouce Kit geeft Microsoft (naar goed gebruik) de regie aan haar partners.

Officially, the DoD 5015.2 Resource Kit for SharePoint Server 2007 is now available to customers through our partner and Microsoft Consulting Service (MCS) channels.

Nu is de implementatie van een volwassen Recordsmanagement systeem geen sinecure en moet dan ook niet lichtzinnig aangepakt worden. Ook trek ik de kwaliteit en bruikbaarheid van Sharepoint als platform niet in twijfel. Zelfs niet in combinatie met een behoefte als een Recordmanagement systeem.
Wel vraag je je af in een reflectie op de voorgaande tweetal jaren wat sommige organisaties eisen. Gaat het hen om een dringende behoefte om invulling te geven aan een systeem wat ondersteunt of volledig voorziet in het identificeren, classificeren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records? Of is angst de drijfveer? En brengt Microsoft ons nu dichter bij een platform wat voldoende toegankelijk is om definitief een brug te slaan tussen DIV en de technieken die onze toekomstige generatie zo vormt?
Weer een stap dichterbij, maar we zijn er nog niet.

Verslag Keller seminar, 6 dec 2007

De nieuwsbrief sited heeft een artikel gepubliceerd over het Keller Seminar van 6 dec 2007 jl.

Door: Rudy Kaptein, Medewerker VHIC

Keller seminar, 6 december 2007

Decos, Inter Access en Macaw als sterkste uit de bus op Keller seminar

6 december vormde de slotdag van een laboratoriumonderzoek, uitgevoerd onder leiding van Wouter Keller. Tijdens het seminar dat gehouden werd op deze dag werden de resultaten bekend gemaakt van het onderzoek naar gemeentelijke documentmanagement (DMS) en Workflow management (WFM) oplossingen. Een dag waarnaar door zowel leveranciers als gebruikers van DMS en WFM applicaties werd uitgezien, vanuit de leveranciers om te bepalen hoe men het doet ten opzichte van de concurrentie, vanuit de gebruikers om te bepalen of men met ‘het juiste’ product werkt.


Alle grote marktpartijen waren benaderd om hun software aan te leveren voor het laboratorium, ingericht voor het werkproces (het zaaktype) kleine evenementenvergunning, naar het voorbeeld uit Mozaiek van de gemeente Dordrecht. Corsa van BCT, InProces van Brein, Verseon van Circle, Decos van Decos, het MemX model van Differs, Alfresco ingericht door Inter Access, Sharepoint ingericht door Macaw en Hummingbird met Voortgangsmodule ingericht door Unisys hadden een inrichting aangeleverd. Opvallende afwezige was Centric met de Sharepoint opstelling die tijdens de twee Andez aanbestedingen succesvol is geweest.

ONDERZOEKSRESULTATEN
De behandeling van de resultaten van het onderzoek werd onderverdeeld in de onderdelen ‘warme’ en ‘koude’ dossiers. Warme dossiers voor de onderwerpen rond workflow, zakenbeheer en publicatiemogelijkheden, koude dossiers rond onderwerpen als archivering, beveiliging en architectuur. In totaal werden de pakketten beoordeeld op negen hoofdonderdelen, waarbij de hoofdonderdelen waren onderverdeeld in een aantal subonderdelen met vaak daaronder nog een aantal subsubonderdelen. Op dit laagste niveau werden geen aparte scores meer gegeven.

Het onderzoek was vergelijkend van opzet, hetgeen betekent dat per hoofdonderdeel en subonderdeel een vergelijking was gemaakt tussen de verschillende pakketten. Over het algemeen werd per hoofd/subonderdeel een of twee pakketten beoordeeld als sterk, een of twee als zwak en de rest als ok. Een totaalscore waarin alle producten op volgorde worden geplaatst valt dan ook niet te geven, wel hoe de pakketten in vergelijking scoren op de verschillende onderdelen. Afhankelijk van de functionaliteiten die belangrijk worden geacht kan natuurlijk wel bekeken worden hoe een bepaald pakket daarin scoort ten opzichte van de concurrentie. Wanneer toch alle plusjes en minnetjes in de hoofdcategorieën bij elkaar opgeteld worden is te zien dat Decos, Alfresco van Inter Access en Sharepoint van Macaw als sterkste naar voren komen. Tijdens de verschillende leverancierspresentaties gebruikten sommige leveranciers hun tijd om algemene informatie te geven over zichzelf en de eigen producten, anderen gebruikten de tijd om te laten zien op welke manier zij binnen de laboratoriumopstelling de behandeling van de evenementenvergunning hadden vormgegeven.

ONTWIKKELINGEN
Gedurende de dag werd het gebruik van het DMS/WFM in een bredere context geplaatst. Gold het DMS voorheen vaak als ‘DIV’ applicatie, omdat deze te maken had met postregistratie en de archivering van (digitale) documenten, uit alle ontwikkelingen, maar ook uit het op de dag aanwezige publiek (een mengeling van personen afkomstig vanuit Informatisering, Automatisering en DIV) blijkt dat dit niet langer het geval is. Binnen de door Egem ontwikkelde gemeentelijke e-dienstverleningsarchitectuur neemt het DMS, bij de concrete uitwerking hiervan door leveranciers, een belangrijke plaats in binnen het midoffice voor de opslag van (klant)informatie en het beheer van de lopende zaken.

Enige relativering is echter nog op zijn plaats. Uit een onderzoek blijkt dat het DMS met name nog gebruikt wordt voor postregistratie en het vormen van een digitaal archief na afloop van het proces. In een minderheid van de gevallen wordt het DMS ook gebruikt voor warm archief (digitaal werken) en workflow.
Gedurende de dag werd meerdere malen Dordrecht aangehaald als goed voorbeeld voor andere gemeenten. Binnen het zelf ontwikkelde zakensysteem Mozaiek wordt op gestructureerde wijze informatie vastgelegd die van belang is voor de externe partijen (burgers, bedrijven) en interne behandelaars. Belangrijk element in de aanpak van de gemeente Dordrecht is volgens Keller de relatief eenvoudige opzet, zonder het ontwerpen van uitgebreide workflows of het leggen van veel koppelingen met de aanwezige procesapplicaties. Hierdoor is het mogelijk om binnen een relatief korte termijn snel vorderingen te maken met het opnemen van processen binnen het midoffice.

De komst van Sharepoint 2007 heeft volgens Keller ook veel stof doen opwaaien in de DMS en ECM (Entreprise Content Management) markt. Sharepoint 2007, een pakket met zeer uitgebreide functionaliteiten, biedt de mogelijkheid om zowel onderdelen als document/ recordsmanagement, als workflow en e-formulieren binnen hetzelfde platform af te handelen. Bovendien biedt het vanzelfsprekend een uitstekende integratie met de overige kantoorautomatiseringspakketten van Microsoft. Veel leveranciers van DMS-producten zijn dan ook bezig met vormen van samenwerking en integratie binnen het Sharepoint platform. Wel werd terecht het voorbehoud gemaakt dat de marktpartijen de mogelijkheid moeten hebben om een generiek product als Sharepoint op maat te maken voor de gemeentelijke situatie en processen.

DE TOEKOMST
Momenteel is volgens Keller de opkomst waar te nemen van partijen die in staat zijn op alle onderdelen van de informatiemanagement eigen producten aan te bieden. Microsoft, Oracle en SAP hebben, mede door acquisities, een steeds breder productaanbod. Daarmee kunnen zij op termijn wellicht een totaalpakket bieden met onder andere eigen ECM, ERP, databasesystemen en ondersteuning bij implementatie en beheer. Het wordt interessant om te zien hoe leveranciers van best-of-breed producten hiermee om zullen gaan.

Verdere ontwikkelingen rond dienstverlening aan de burger en onderlinge informatie-uitwisseling binnen de overheid (via onder meer de basisregistraties) zorgen ervoor dat alle gemeenten bezig zijn of moeten met de eigen informatiearchitectuur. Het is zaak om, naast de opkomende verplichting om gegevens aan te leveren aan de centrale registraties, ook het voordeel te kunnen benutten van het gebruik van die gegevens binnen de gemeentelijke informatievoorziening. Dit vergt veranderingen op meerdere niveaus. De technische veranderingen en de benodigde applicaties zijn daarbij een eerste stap, maar voor een succesvolle implementatie is het uiteindelijk nodig dat de werkprocessen hierop worden aangepast en dat uiteindelijk ook de aangepaste manier van werken verankerd wordt binnen de cultuur van de organisatie.

Tenslotte zijn er mensen nodig die vorm kunnen geven aan de veranderingen. Op centraal niveau, om regie te kunnen voeren op de ontwikkelingen en algemeen bruikbare hulpmiddelen aan te kunnen bieden. Maar zeker ook binnen de gemeenten zijn mensen nodig die voldoende tijd krijgen naast de normale werkzaamheden en die voldoende mogelijkheden en kennis hebben om hieraan te werken. De rol van Div staat volgens Keller hierbij nog niet vast. Gaat men actief bijdragen aan de hervormingen van het eigen vakgebied en de centrale rol die de informatievoorziening binnen de processen krijgt, of blijft het bij het beheer van het (papieren) archief? Het mee kunnen gaan met de veranderingen zal hierbij bepalend worden.

Sited 088, februari 2008