Recordsmanagement als requirement - dichter bij de oplossing?

Niet de zelden kom je in de wereld van Documentmanagement eisen op het vlak van Recordsmanagment tegen. Zware eisen die in in de Nederlandse wetgeving terug te voeren zijn naar de Archiefwet 1995. Met name artikel 3 wordt nogal eens aangehaald in uitleg, trainingen en op semenairs.

Artikel 3

De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

In de afgelopen jaren zijn de RFI en RFP's van organisaties - voornamelijk afkomstig uit (semie) overheid geterroriseerd door ReMANO 2004. In de komende jaren valt vooral veel lol te beleven en geld te verdienen aan NEN 2081.
Hooggespannen waren dan ook de verwachtingen in 2006 bij het uitkomen van de nieuwe versie van Sharepoint. Microsoft zou zorgen voor een systeem waarin volwassen Recordsmanagement een plek kreeg. Zo gezegd zo gezegd heeft Mircosoft succesvol veel geld gespendeerd aan de benodigde toetsing en 23 mei 2006 was het dan ook zover. Microsoft made the announcement.
Microsoft gaf toen al aan dat er een DoD pack uit zou komen. Opnieuw zijn de verwachtingen hoog. Wel geeft Microsoft bij het vrijgeven van deze aangekondigde DoD 5015.2 Resource Kit een aantal voorwaarden mee:

'The DoD 5015.2 Resource Kit is intended only for customers, who are required to run their records management system in a DoD 5015.2 Chapter 2 certified state.'

Ook voor het downloaden en implementeren van de Resouce Kit geeft Microsoft (naar goed gebruik) de regie aan haar partners.

Officially, the DoD 5015.2 Resource Kit for SharePoint Server 2007 is now available to customers through our partner and Microsoft Consulting Service (MCS) channels.

Nu is de implementatie van een volwassen Recordsmanagement systeem geen sinecure en moet dan ook niet lichtzinnig aangepakt worden. Ook trek ik de kwaliteit en bruikbaarheid van Sharepoint als platform niet in twijfel. Zelfs niet in combinatie met een behoefte als een Recordmanagement systeem.
Wel vraag je je af in een reflectie op de voorgaande tweetal jaren wat sommige organisaties eisen. Gaat het hen om een dringende behoefte om invulling te geven aan een systeem wat ondersteunt of volledig voorziet in het identificeren, classificeren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records? Of is angst de drijfveer? En brengt Microsoft ons nu dichter bij een platform wat voldoende toegankelijk is om definitief een brug te slaan tussen DIV en de technieken die onze toekomstige generatie zo vormt?
Weer een stap dichterbij, maar we zijn er nog niet.