It has been busy, get used to it.

Last month or so it has been a very busy period. I visited an Executive briefing of Microsoft in Redmond where we discussed the Microsoft Online and Cloud propositions. I visited an EBC about this theme about a year ago and back then a lot of promisses where made.
Well the Microsoft Cloud Azure is released and it seems this will become a real succes. Still a lot of development is needed to make this technologie and functionality available for the masses. In the end IT infra will become a utility.
The biggest promise was made towards the Microsoft Online community. Business Productivity Online Services or short BPOS has become codename Union. The name BPOS wasn't exactly sexy or appeling. Well the speed in the online market is enormous and that surprised everybody, even the marketing of Microsoft. But what's in the name. Well there are a lot of changes to be taken in mind.
Today it is not posible to deploy solutions with custom code on the Microsoft Online environment. So for 'us' ISV's and other Microsoft partners the added value opportunity's where somewhat limmited. Well suspect this to change. Microsoft is still a company that sells licences (on-premise or as an online utility) and depents on added value thrue it's partner channel.
When this issue is solved, whit it a LOT of functionality will become available. For instance SharePoint 2007 has evolved to SharePoint 2010. A big change with lot's of opportunity's. There's a lot of material out there to help you compare the different versions. BPOS today is based on SharePoint 2007, the server version or Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS). But as discussed a lot of functionality is not available in the multi tennant Online version BPOS. When UNION will hit the market (and me personaly expect it won't be that long to happen), a lot of the new SharePoint 2010 server functionality will be available ONLINE!
So what can I tell you about the changes... Not a lot NDA I'm sorry. But think about the goals of SharePoint (one place to SHARE your thoughts, the informaton or better the knowledge (tacit information), think about the developments in the social media tooling all arround us), take a look at the new functionality of SharePoint 2010 and you can imagine what will be subject of change yourself.
I can also explain what I do not like about SharePoint 2007, or what in my opinion is laking in that version. For instance SharePoint 2007 was still siloed. It was hard to make it one place to share your information. Searching information acrose a collection of sites was hard, maintainn the same enterprise structure for your meta information is not provided automaticaly in SharePoint 2007.
What do you think about the wiki functionality in SharePoint 2007? Well I love wiki's, but hate the poor suport in the SharePoint 2007 version. Ever tried to ad a picture? or a link? In Sharepoint 2010 wiki is everywhere, every page is a wiki and of course the tooling fits with a great user experience.
What do you expect from an online information and collaboration platform? Well you expect it to integrate with your onpremise environment if needed. You expect to be able to collaborate despite of the virtual wall between departments, but what about your company as an boundary object? You build extranets to reach to a higher business productivity even between company's, even if it is a very small company of one person who has some project business with you for a very short time and want to log on anonymous.

Well you can picture this for your self.

When? July the Microsoft World Partner conference will take place. Take a look at the keynote's of Steve Balmer about Online and Cloud strategy We're all in - is the new slogan. Given the growing attention IT utillity is given from the midmarket business my answer is soon. It is going to be busy!

Ook Ricoh levert oplossingen op basis van Microsoft Online diensten #li

'Wanneer u online bent kunt u via Outlook zien wie van uw collega's bereikbaar is, en heeft u altijd inzicht in agenda's. Ook kunt u videovergaderen, en uw bureaublad delen op afstand. U heeft bovendien altijd de laatste documenten binnen handbereik - óók als u niet op de zaak bent.'

Dit is de belofte zoals op de nieuwe site voor Microsoft Online diensten staat geschreven. Ricoh Nederland levert al meer dan 10 jaar aan haar klanten. De laatste jaren - als Microsoft Gold Partner - worden oplossingen op basis van SharePoint gebouwd. Deze oplossingen zijn inmiddels door ontwikkeld naar producten als de Document Store van Ricoh. Hiermee wordt een verbinding gelegd tussen de wereld van het papier en de digitale informatie.

Documenten spelen een belangrijke rol als informatiedrager binnen bedrijfsprocessen. Enterprise Information Management, Informatie Engineering en de logistiek die deze informatie op het juiste moment in de juiste vorm op de juiste plek brengt zijn specialismen die in de oplossingen zijn terug te vinden. Specifiek voor een aantal processen zijn hier frameworks voor opgebouwd en geven templates invulling aan de behoeften. Zo kent iedereen de vraag en de daaraan gerelateerde problemen om een factuur van een leverancier efficient door een organisatie heen te begeleiden.

Het besef dat het klassieke Document Management slechts voor een deel de huidige bedrijfsprocessen ondersteund wordt steeds groter. Denk aan de ontwikkelingen waar Microsoft in haar nieuwe SharePoint 2010 release de mogelijkheid biedt om documenten in een set te verzamelen. In de overheid kennen we deze relatie tussen documenten en informatie als ´een zaak´, in de verzekeringswereld of de advocatuur wordt wel gesproken over een dossier of een case. Ricoh heeft deze functionaliteit in haar Frameworks opgenomen en biedt de mogelijkheid om naast het document ook de hele set van gerelateerde documenten als een dossier te behandelen.

Steeds vaker komen documenten in digitale vorm binnen en de integratie met deze digitale stromen worden steeds beter. Feit is dat in de huidige wereld nog steeds erg veel informatie in een ongestructureerde vorm op papier wordt aangeleverd. Postkamers hebben nog steeds een zeerbelangrijke rol in het verzamelen van deze binnenkomende stroom en het voorbewerken en afleveren van deze gegevens op de juiste plek in het bedrijfsproces. Efficiente en effectieve verwerking is de eerste stap in de besparing in het informatielogistieke proces. Door een deze informatie stroom te digitaliseren en te integreren in een digitale postkamer waar verschillende informatie kanalen (digitaal en analoog) samenkomen wordt dit proces in gang gezet.

Lang niet elk bedrijf ziet het beheer van de ondersteunende informatiesystemen als taak. Men ziet op tegen de complexiteit en de kosten die de investering met zich meebrengen. Ontwikkelingen die de laatste tijd beschikbaar komen geven een antwoord op deze behoeften. Al een aantal jaren is het met de grote beschikbaarheid van grote bandbreedte via het internet heel goed mogelijk om (een deel van) een systeem buiten het eigen bedrijf te plaatsen. Een voorbeeld van deze ontwikkeling zijn de online diensten van Microsoft. Ricoh investeerd in deze ontwikkeling en brengt haar oplossingen naar deze online platformen. Naar verwachting zullen in hewt verlengde van de release van het Microsoft SharePoint 2010 platform 12 mei 2010 al vrij snel de online varianten beschikbaar komen.

Voor die bedrijven die graag van hun beheer af willen, maar de infrastructuur en de data binnen het eigenbedrijf willen houden is een appliance een oplossing. Een combinatie van server, software matige oplossingen en het beheer in één. Direct beschikbaar.

22 juni 2010 organiseerd Ricoh haar vierde seminar over SharePoint in het auditorium van Microsoft Nederland in Schiphol. Er zijn geen kosten verbonden aan deelname.

Microsoft Excecutive Briefing Center visit about 'Cloud' with a special event at the end: 'the ASHcloud'

The 13th of April me and my collegue took a plane to Seattle. We planned our trip back to The Netherlands on the 18th. Well... The volcano 'Eyjafjallajökull' on Iceland changed the plans of a lot of people depending on the 'Cloud'. It took us some extra days to get back to Europe.

Cloud was the theme of the Microsoft Excecutive Briefing. Azure and BPOS. These developments at Microsoft are huge. Major investments in this area. Checkout the -We're All In- statement of Microsoft CEO Steve Balmer at his keynote at the University of Washington.

During this briefing the latest developments were unveiled. We had the opportunity to take a look at the investments in datacenters all over the world. More important is the evolution in the way the datacenters are build, a different level of utilizing 'flexponsive' computing and storage.

This is the layer 'Azure' is build on. Eventualy most of Microsofts products will be ported to this platform in the cloud. At this moment BPOS is not yet build on the Azure platform.

BPOS (Business Productivity Online Suite) is the name of the suite that includes Exchange Online, SharePoint Online, Office Live Meeting and Office Communications Online. This package with this terrible name has been given the code name 'Union' and will be rebranded. Expect this to happen at the WPC10 (Microsoft Worldpartner Conference) in Washington DC July this year.

The functionality set of Union is much, much more comprehensive than the functionality available now in BPOS. The first step is the launch of all wave14 developments (Exchange2010, Office2010, SharePoint2010 etc). One of the biggest complaints in the market (partners and customers) was the problem that the SharePoint part of BPOS lacked the possibility to be customized. Well you have some possibility's to make changes, but no custom code in the multi tennant BPOS environment. A single tennant environment (dedicated version) is available from 5000 seats. This is all going to change.

The pricing per seat per month has been changed since the introduction about a year ago. In the Netherlands you can have the functionality of a total set for just €8,52 pppm. So you get a Mailserver; a collaboration site where you can store your documents, share information etc; one can setup online conversations and even choose to do so if a person appears to be available (presence). Think of the infrastructure needed to build and maintain this in your own datacenter!

Collaboration - shifting mind set

Collaboration is the essence of being an organization. Nothing new in having a common goal and working together to achieve that goal. Still in time there has been different mind sets in the way how this could or even should be organized.

Looking at the period that Taylor ruled (he still is in many cases in my opinion), organizations established a strict hierarchy where collaboration was enforced. In this structure there are goals and people are working together. But are these goals common?

Collaboration can't be compared with the definition we handle today. Working together has a broader meaning and a common goal means really share information to the extent of knowledge.

The strict hierarchy and the scientific study of tasks do not fit the purpose of shared goals and shared information. Organizations have to change to make collaboration successful. Move away from the detailed instructions and supervision of each worker in the performance of that worker's discrete task. This demands a collaboration mind shift, a change in how the organization is organized.

This doesn't just mean that the employee of the organization has to get used to share information, but more important management has a very important role in facilitating this change in cultural and social structure.

The biggest mind shift is the change in management style. Other competences are needed. Understand how to facilitate cooperation and how people are encouraged and motivated to contribute in the collaboration, how these people can take control over their work by being and acting responsible. Build trust.

Very often organizations forget this very important mind shift when introducing a new way of work based on collaboration. Often a tool is the first step, where it only should support the way in which the target is reached. Tools do have a purpose; they can lower or overcome barriers. For instance; collaborating between two people that do not work close together or even in another organization. They will not support the change of the organization.

SharePoint 2010 and NEN2082 BUZZ - vervolg

Onlangs liet ik een BUZZ achter op deze BLOG over de prérelease implementatie van SharePoint 2010.

Inmiddels heeft QNH zelf gepubliceerd over deze implementatie bij de gemeente Nieuwegein. De ECB heeft implementatie in de praktijk getoetst volgens de Nederlandse Recordsmanagement norm NEN2082. Zoals Dick Marijnen van de ECB aangeeft een zeer waardevolle stap om substitutie mogelijk te maken.

SharePoint 2010 wordt 12 mei 2010 officieel released.

Met het hoofd in de wolken en de voetjes van de vloer

ICT~Office. SaaS en Cloud seminar.

Afgelopen week (11 mrt 2010) heb ik het Seminar van ICT~Office bezocht waar het platform werd gegund aan twee grote spelers uit de wereld van de IT - Google en Microsoft. Voor Google was Erik de Muinck Keizer aanwezig. Microsoft had Peter de Haas afgevaardigd.
De ontwikkeling van SaaS en het begrip Cloud meer algemeen werd door de analist Jeffrey Mann vanuit Gartner 'perspectief' belicht.

Alle drie de sessies waren de moeite van het bekijken zeker waard, maar één issue is bij me rondblijven zingen tijdens de afgelopen dagen.

Security.

De vraag of bedrijven hun informatie aan de Cloud kunnen toevertrouwen is een altijd terugkerend onderwerp. De grote jongens die een rol spelen in Battle Zone Cloud (Microsoft, Google, Cisco en IBM - Jeffrey Mann, Gartner) nemen dit uitermate serieus als essentiële basis van hun proposities. Hoewel het vertrouwen vanuit de markt nog niet eindeloos is, lijkt het vertrouwen in de grondhouding van deze leveranciers ten aanzien van het onderwerp wel te groeien.

Opvallend.

Opvallend echter is dat Google licht laconiek omging met het issue. Toen het publiek daar Erik de Muinck Keizer op aansprak en refereerde naar het China incident van begin dit jaar startte hij zijn verweer wel door te zeggen dat hij die indruk niet had willen wekken en dat Google dit zeer serieus neemt. Echter in de toelichting hanteerde hij dezelfde argumenten als eerder in zijn betoog.

Bunker en bezemkast

Google heeft in de wereld een enorme capaciteit aan rekencentra staan. Deze voldoen aan zeer zware eisen. Een veel aangehaald certificaat de laatste tijd is de SAS70 certificering en dan wel de Type II.
De trajecten om te komen tot deze certificering zijn niet flauw en veel van de processen en maatregelen die getroffen zijn om deze certificering te bereiken worden niet zomaar openbaar gemaakt. Google hanteert hierin een heel gesloten beleid, zo merkt ook Gartner op. Ze laten niet eenvoudig in hun keuken kijken en dat beleid wordt ook meerdere malen door Erik de Muinck Keizer tijdens zijn verhaal en ook later in zijn toelichting expliciet vermeld.
Eén van de argumenten die wordt aangehaald is dat dit te maken heeft met het risico dat daarmee de certificering kan vervallen. Nu werp ik me niet als expert op als het gaat om de beveiliging en de exploitatie van rekencentra in het algemeen en SAS70 certificerings trajecten in het bijzonder. Wel ben ik al een aantal maal op bezoek geweest in zo'n bunker. Enfin. Prima dat Google dit beleid hanteert en voorzichtig is met de wijze waarop ze hun rekencentra en de beveiliging daarvan hebben ingericht. Ik heb daar geen moeite mee.
Minder plezierig voel ik me echter bij het gebruik van deze SAS70 certificering in een presentatie om te benadrukken dat een onpremise installatie van een applicatie nooit hetzelfde security niveau kan bereiken als een enterprise cloud oplossing vanuit een bunker. Eerlijk gezegd verwacht ik niet anders.
Als dan bovendien Google ook nog klaagt dat ze zich in negatieve zin in de picture spelen als er zich eens een keer een security incident voordoet, dat de pers daar massaal op springt. Wat verwacht je dan? Maar het wordt wel licht irritant indien je dan naar alle security incidenten op de zoemende pizzadozen in de bezemkast van de gemiddelde MKB'er of zelfs enterprise onderneming wijst. Nee, de pers maakt daar veel minder geluid over. Het incident op die schaal is echter in geen enkele verhouding met een security breach bij één van de ondernemingen die graag als megavendor in de Cloud Battle Zone gepositioneerd wordt door Gartner.

Het oordeel van Gartner

Gartner had de gelegenheid om de derde en laatste sessie op het podium te brengen. Daarin bracht Jeffrey Mann op een ontspannen manier overzicht aan in de battle zone en volwassenheid van de mega vendors volgens de analyse van Gartner. Daarin werd ondermeer Security implementation geduid als 'serious work needed' en is ook de service afspraken (SLA) naar de klant nog niet optimaal. Even later werd door Jeffrey Mann een aantal punten belicht die tot een doomscenario zouden kunnen leiden. Voor Google heeft Gartner een drietal punten in het kader van security en eigenlijk nog meer op het gebied van vertrouwen aangehaald.

• Blocked access to information
• Government regulation
• Privacy and Trust crisis

Oef. Dit zijn serieuze bedreigingen indien je als pure Cloud speler de enterprise markt wil bestormen.

In de herkansing

Tot slot was het aan een panel om haar oordeel te geven en aan het publiek om vragen te stellen. De wijze waarop Erik de Muinck Keizer de opstelling t.a.v. security had overgebracht werd aan de kaak gesteld. Het China incident was daarbij het concrete vraagteken wat geplaatst werd. Een laconieke opstelling en wegwuiven van het probleem was de beschuldiging.
Beide partijen, Google en Microsoft kregen de gelegenheid om uitgebreid toelichting te geven. Helaas herhaalde Erik de Muinck Keizer zijn eerder aangehaald verweer. Een gemiste kans om met de voeten op de vloer te komen.

Het resultaat?

Het resultaat van deze opstelling is dat de indruk van een laconieke opstelling t.a.v. security enkel versterkt werd. Misschien zelfs arrogant ontkent of van de hand werd gewezen.

Tot Slot

Laat ik toch vooral duidelijk stellen dat ik geloof in de intentie die Google en ook de andere leveranciers in het speelveld het onderwerp security uiterst serieus nemen. Dat de ontwikkelingen op dit gebied enorm zijn, maar de aanpak van Google deze dag was niet handig te noemen.

De presentaties zijn door ICT~Office aan de aanwezige bezoekers verzonden. De slidedeck van Peter de Haas is zoals gewoonlijk ook in zijn slideshare te vinden. Die van Google die ontbrak tot nu toe, maar misschien dat deze nog volgt.

SharePoint 2010 and NEN2082 BUZZ

During a prérelease SharePoint 2010 implementation a succesfull NEN2082 audit has completed. Last time the certification of SharePoint 2007 took till mid 2008.

I can not reveal the source nor the details about the case yet but... I expect this news will go public whitin a short period.

Launch new release SharePoint

SharePoint 2010 was expected to be released in the first half of 2010. My estimate was somewhere in the period May - June. Microsoft did better than expected on this point.

On the site of Microsoft SharePoint Team Blog the official launch date of the 12th of May was anounced. Exiting, I agree.

The RTM will be released April, just before launch.

Cloud computing

I started this blog triggered by the 'definition' of cloud computing that football coach Jack gave to explain his vision on -THE CLOUD-. Of course it is a Microsoft definition as an introduction of the speech Steve Balmer provided on the university.

I tried to watch this webcast once, but discovered I have to review this one again. To much of vision to absorb and process in one go. It is my way of thinking fast but lateral.

The cloud is a computing model where physical computers are abstracted in a way to enable people, whether they are at work or play, to have access to there data across devices. Interact with friends, families or colleagues, make better decisions and power the world businesses.

So? Like Oracle's CEO Larry Ellison my reaction could easy be saying: What are you talking about? Nothing changed! There are still servers, just lots of them! Well the change is not in this phyical server concept, but in there are other dimensions that are changing our world.

Dimensions

The cloud creates business opportunity's and responsibility

The cloud learns and helps you to learn, decide and take action

The cloud enhances your social and professional interactions

The cloud wants smarter devices

The cloud drives server advances that drives the cloud

Lots to think about. So I will split this into a series of blogs in the comming period. Thanks Steve for this framework. I'll try to explore it.

Warning?
Today 70% of Microsoft developers (40k) are involved in The Cloud. Within a year this will be 90%. We still have existing customers... The inspiration starts with the cloud.

Transcription

The Cloud? What are you talking about?

THE CLOUD? WHAT ARE YOU TALKING ABOUT?



Larry Ellison CEO Oracle

Erg leuk stukje waarin Larry Ellison de hype belachelijk maakt. Het is gewoon een device aan een database. Natuurlijk een waarheid als een koe, maar cloud omvat meer dan de fysieke infrastructuur.

Belangrijke toevoeging aan het begrip is het business model dat is opgebouwd. De keuze om een product of liever dienst af te nemen op basis van gebruik. Deze beweging zelf is ook al niet nieuw.

In de tijd dat electriciteit haar intrede deed in de industrie, bezat elke fabriek haar eigen energiecentrale. Overdag werd hier de energie opgewekt die voor de fabriek nodig was.
Edison vond de gloeilamp uit. Om deze te laten branden liet hij energie opwekken in een energiecentrale. Behoefte aan deze energie was er enkel in de avond. Edison bedacht dat het veel economischer zou zijn om energie vanuit enkele grotere centrales aan te bieden aan de fabrieken.

De ontwikkeling rondom elektriciteit heeft een belangrijke analogie met die van de 'cloud'. Fabrieken hebben in die tijd argwanend naar de energie van de gedeelde electriciteit centrale gekeken. Is dat wel betrouwbaar, is er altijd voldoende voor mij, misschien ook wel betaal ik niet voor mijn buurman? Datzelfde zien we nu ook gebeuren rondom 'cloud'. Vertrouwen is het grootste issue.

Dit is ook niet helemaal onterecht, denk aan het ongeluk in de Bommelerwaard een tijd terug waardoor een grote regio het een tijd lang zonder stroom moest stellen. Het wegvallen van het informatiesysteem is voor veel bedrijven een te grote onzekerheid die maakt dat 'cloud' nog niet volledig door de industrieën geadopteerd wordt.

Waar hebben we het dan over?

De technologie die voor het leveren van de dienst wordt ingezet, verschilt in essentie niet van die door bedrijven binnen hun eigen rekencentra wordt gebruikt. Het grote verschil is dat ondernemingen de keuze krijgen om de dienst op basis van gebruik af te nemen en zich kunnen concentreren op hun eigen kern activiteiten.

Het afnemen van opslag als een dienst, of rekenkracht nodig voor de verwerking van informatie als een dienst neemt langszaam wel toe. Afname van deze diensten met dezelfde vanzelfsprekendheid als stroom is nog toekomst, zeker indien het gaat om diensten die bedrijven als kritisch voor hun bedrijf onderkennen.

Dat deze vorm van aanbieden en afnemen van diensten groot potentieel bevat is duidelijk. Met het groeien van het aanbod en de volwassenheid van de dienst zullen de afnemers met meer vertrouwen en grote vanzelfsprekendheid langszaam, maar zeker een groter deel van de funties nodig voor hun informatiehuishouding uit de cloud gaan halen.

Is SharePoint ready to become an ECM platform?

The success and broad adoption of SharePoint has been discussed a lot. Being at the top of the food chain means that the competition is looking at you. In the case of SharePoint it means that specialized products are equipped with a link and an explanation why these products add value to SharePoint.

The story often follows the same pattern. SharePoint is a good product and is adopted broadly but it lacks this or that functionality. Well of course it lacks functionality. Microsoft is good at leaving out functionality and providing a good basis to build on top. That's why lot of organizations has been able to become big and successful by concentrating on the added value of their specialized product and services.

Sometimes the atmosphere of the story becomes even hostile. The product of Microsoft cannot meet the expectation and leads to frustration of the organization. The field of DM and ECM is famous in these discussions.

In the first place SharePoint does provide in a lot but not all of the technology and functionality needed in an ECM platform. Organizations are invited to add functionality and value to the platform. The ISV and IT integrator communities are core of the business model of Microsoft.
Second designing and implementing a successful ECM function in an organization is manly not dependent of technology. Just a little while ago all this functions were imbedded in the organization and supported with paper based systems. They worked very well for a long time. One should ask themself if it's worthwhile to change that. To what extend?

Extracted from a whitepaper the next quote:
IT has learned through hard experience that if the functionality in a new application is not sufficiently rich to provide a compelling end-user benefit, users will not adopt it, instead sticking with whatever method was used in the past. In this light, it is significant that organizations attempting to automate document-centric processes with SharePoint typically encounter several limitations which arise from specific architectural and technical requirements of the platform and the way it is often deployed.

Thru, the way a platform is deployed, given its capability's and limitations in the light of architectural, technical or functional requirements will eventually determine the Return.

The fact SharePoint is deployed and used by companies to replace a file system is not in the first place a lack of functionality of the platform. It is however the choice of the organization itself how to use the platform. The choice itself maybe poor due lack of knowledge. How to choose from the broad functionality of the platform? Maybe a lack of experience with ECM is the most important reason.

ECM is an expertise field with underestimated complexity. When a process and people centric business and a technology centric IT department try to solve the business issues and are not able to address ECM, they probably will stick with a file system replacement.

Implementing ECM successfully is not (only) about the technology and functionality of the platform it is more about the maturity of the organization.

If the organization is able to address the ECM issues prior to the design of a system based on whatever platform the return will be more predictable. It is not technology that solves that business challenge.

Werken met Informatie

De Information Worker (IW) is geworden tot een begrip. Een begrip echter die niet altijd door iedereen wordt begrepen of op dezelfde wijze wordt uitgelegd.

Tijdens de industriele revolutie veranderde het karakter van het werk dramatisch. Waar de thuis werker en de landarbeider hun ambacht hadden uitgeoefend bracht Taylor optimalisatie in de productie aan door deze op te knippen en door een lopende band naar de arbeider te brengen. Dit had een grote omslag in de werkplek en de inrichting van de dag tot gevolg. Tijd en plaats werden een gegeven een keurslijf waar de arbeider in geplaatst werd.
Na de introductie van computers en het ontstaan van werkzaamheden die gericht zijn op het verwerken van informatie is de aanpassing van de werkplek en de inrichting van de dag niet in gelijke tempo meegewijzigd. Nog steeds verzamelen veel mensen zich rondom de lopende band waar de informatie over wordt vervoerd en hebben bedrijven zich nog niet los kunnen maken van de fysieke plek waar deze wordt aangeboden en verwerkt.
In de ontwikkeling rondom het informatie intensieve werk, de informatie werker en de informatie werkplek schuild een enorm potentieel. De verandering brengt ook vragen en dilema's met zich mee. De prikklok cultuur heeft gezorgd voor een organisatie die gestuurd wordt door aanwezigheid en inspanning. Direct meten en sturen op resultaat vraagt om een andere mentaliteit. Niet alleen de informatie werker moet daar mee leren omgaan, maar vooral ook de manager moet leren om andere tools te hanteren.

Derde seminar SharePoint and Storage Ricoh succesvol

Gisteren 21 januari 2010 heeft voor de derde maal het Ricoh seminar SharePoint en Storage plaats gevonden. Deze is als buitengewoon nuttig en plezierig ervaren door alle aanwezigen.

Daar waar het nieuwe werken geleefd wordt

De opzet van het seminar was deze keer wat anders. De eerste twee maal heeft deze plaatsgevonden in de inspirerende omgeving van Microsoft Nederland in Schiphol.

Vanwege het succes is er na het bekend maken van het event in september / oktober 2009 direct aangegeven dat er een tweede event georganiseerd zou worden. Helaas ;-) was ook dat niet voldoende om iedereen die interesse had (240 aanmeldingen) een plekje te garanderen. Daarop is besloten om onze (potentiele) partners in een derde sessie op ons hoofdkantoor in Den Bosch uit te nodigen.

Intieme opzet, intensief delen van informatie

In een groep van ca 20 mensen is een vol programma van presentaties en discussies doorlopen waarin Ricoh en partner ProAct zich als specialist hebben kunnen presenteren op het vlak van ECM, DM, SharePoint en Storage. De reacties van de aanwezigen (bijna 100% opkomst) hebben actief en enthousiast op de inhoud en de opzet van het event gereageerd.

In het programma zijn ondermeer onderwerpen als Het Nieuwe Werken, een inkijk naar SharePoint 2010, SharePoint producten van Ricoh als Ricoh Document Store en SharePoint@Once en tot slot Storage behandeld.

Ricoh Document Store (RDS) en SharePoint@Once maken snelle en robuuste implementatie van Document Mangement functionaliteit in een SharePoint omgeving mogelijk, met minimale inspanning. RDS wordt geleverd binnen de omgeving van de klant of kan volledig zonder zorgen met een appliance geleverd worden. De oplossing op de appliance is samen met StartReady ontwikkeld.

Brilliant concept developments on datacenter enginering

Last summer I went to a Excecutive Briefing at the Microsoft EBC in Redmond. The this 3 day meeting handled about Microsoft moving to online services or cloud services. Probably you heard about the intentions of Microsoft and maybe you heard about names like BPOS and Azure.
For me, I was mainly interested in the online concepts and the business opportunity's. One of the issues on the agenda was about datacenters. Ofcourse, this is the hardware infrastructure needed to make the cloud possible was my first impression. Also a lot of datacenter guys joint us to the EBC. What surprised me was the way datacenter concepts developed and the way engineering and thinking about energy and sustainability lead to the modern datacenter architectures.

Take a look at this video for a few of those implemented concepts.

video Chicago datacenter

Met de uitrol van de Ricoh Document Store op een appliance, levert Ricoh haar oplossing op een basis voor - Software and Services -

De appliance waarop Ricoh haar Ricoh Document Store (RDS) levert kan enerzijds gezien worden als een vehicel om de software te leveren bij de klant. De appliance is in conceptuele zin echter veel meer. Het is een platform, een basis van waaruit een grote hoeveelheid van functionaliteiten geboden kan worden.
StartReady, de leverancier van de appliance en de partner van Ricoh waarmee samen een software distribution layer in de appliance is gebouwd legt uit:

StartReady biedt Microsoft OCS als een appliance. Wensing: “Het is een combinatie van Software-as-a-Service (SaaS) en een lokaal geïnstalleerde (on premise) oplossing. De hard- en software installeren we bij de klant, maar we bieden Microsoft OCS als managed service aan. In tegenstelling tot
volledige SaaS-diensten kun je dit wel makkelijk integreren in de rest van je infrastructuur. Tegelijkertijd bied je bedrijven de voordelen van SaaS, zoals een snelle implementatie en betalen via een vast bedrag per maand in plaats van een forse eenmalige investering.

bron: artikel TAMTAM

In het voorbeeld van het artikel is het product wat geleverd wordt Office Communication Server (OCS). Ricoh biedt met RDS een op SharePoint gebaseerde document -en dossiermanagement platform dat geïntegreerd is met de Multi Functionele Printers (MFP). Sinds lange tijd heeft Ricoh de middelen om deze (en nu dus in combinatie) te leveren tegen een bedrag op basis van afname van de dienst, zonder investering.

BING BING BING

Yahoo Search and Microsoft BING together. One year and a half ago at the Microsoft SharePoint conference in Seattle there was a big rumor. Microsoft bought FAST search technology and wanted to take over Yahoo.

Now you can't mis the news that was anounced (or leaked) on this years Microsoft World Partner Conference in New Orleans. Microsoft will take over the Search activities of Yahoo.

On the SharePoint conference last year Zia Zamann of FAST explained a bit about the marketshare of Microsoft, FAST, Google and Yahoo. Very interesting to see where Microsoft wanted to go with the strategy on search and the enormous marketshare when comparing the big Google on this issue against this upcomming Microsoft searuc prop.

Steve Ballmer was very clear about the Microsoft intentions the next 18 mounth. 'we will be comming, comming and comming till we got it right - BOOM' Therefore Microsoft is investing a HUGE amound of money into development.

Ricoh and Golf - just fun

On youTube a few video's explain the golf strokes.

Hard Surface

Water Shot

Chip Shot

Ricoh succesvol met Microsoft SharePoint en Ricoh Document Store

Voor de meeste bedrijven is een periode van relatieve rust aangebroken. Juist in deze periode lukt het Ricoh om de propositie Slim Samenwerken met een concrete invulling van de Ricoh Document Store succesvol in de markt te positioneren.
Key in dit traject is de focus en volharding gebleken. Vooral het opstellen van een heldere roadmap is een belangrijk handvat gebleken. De verankering in het businessmodel en het distributiemodel maakt de keuzen in de roadmap voor iedereen herkenbaar. Het maken van een heldere en consistente keuze leidt uiteindelijk tot succes, ook op het moment dat de handel stil lijkt te vallen.
Inmiddels zijn er in heel korte tijd een flink aantal deals gesloten waarin Ricoh Document Store een centrale rol speelt. Het aanbieden van de oplossing in een gedifferentieerd distributie kanaal is hier vol benut: RDS on premise (in eigen infrastructuur) en in een lease constructie, de keuze voor de appliance in het eigen netwerk en de appliance, maar dan gehost (dus als een ASP model) en ook gefinancierd.
Medio september zal RDS2.0 gereleased worden en drie solutions templates beschikbaar komen: postkamer, factuur distributie en leerling dossier. De laatste is gebaseerd op het dossiermanagement framework en als verticale oplossing in onderwijs ingericht.
Het volgende release slot is inmiddels grotendeels gepland en voor invulling van de roadmap zijn de workshops met de segmenten gestart. Deze toetsing vindt niet enkel intern, maar vooral ook met het gezicht naar buiten plaats. Op naar het volgende gezamelijke succes!

Ricoh Document Store is een concept waarin de intelligente multifinctionele devices geintegreerd worden met een platform gebaseerd op Microsoft SharePoint. De appliance maakt een zeer snelle en stabiele implementatie mogelijk. De appliance maakt bovendien het afnemen van beheerdiensten mogelijk.

New Orleans ##Microsoft #WPC09 ended

My intention was to put a little piece of my experiences to this blog about every day. The conference ended yesterday. Today only Business Feed back session from the Dutch Microsoft ecosystem in New Orleans. I couldn't attend this one because my flight is leaving soon now.
So I did not manage to put something here everyday, but the good thing is that time wasn't simply there. To much going on at the conference itself and in the evenings even more. Unfortunately the connection in the convention center was not good enough.

Very well were the keynotes of he Microsoft executives as I wrote earlier on. Tree days of keynotes that were intersting to listen to, inpiring and the content was of high quality too.

Now on the Louis Armstrong Int Ariport in New Orleans (connecting on a free conection with better quality than in the NO convention center)I have a little time to overthink the past days.

The New Orleans #Microsoft #wpc09 started

Today the Microsoft World Partner Conference in New Orleans started with a good breakfest at the convention center.

After some Microsoft warmpup the session of Allison Watson kicked the conference off. She was followed by Stephen Elop and Bill Veghte. So what's new? Allison launched the new Microsoft Partner Program. Looks like a lot of new tools. On first side there are some nice opportunity's to expand business. I'm afraid though that these tools are not as straight forward as shown. I expect them to be a lot beter and more usefull.

Stephen Elop showed a bit of the products that will be launched shortly and demonstrated some feautures of Office 2010 (we all get an technical preview invitation for it), Microsoft Online products like BPOS and also the SharePoint 2010 platform.
Elop is convinced that 90% of our customers will ask us to help them develop an Software and Services strategy within 12 months. The products are designed to support that, that's for sure.

The part of Bill was about Windows 7. It's not my core interest but it promises to be a hell of a lot better than vista. One partner told the story that he had to down grade customers after delivering Dell hardware to Windows XP. Now so has to be expected not only Windows 7 will be provided with new hardware in the way it used to work, but according to Microsoft also a lot of hardware in the installed based can be upgraded to Windows 7.

Microsoft is aiming on bigger deals in this changing world. They even named a figure of 16% a deal bigger. I wonder on what facts they based this 16%. I understand the opportunity to take advantage of the level of integration of Office 2010 and SharePoint 2010, the opporunity to add collaboration and communication to propositions. I however can't put numbers to it. We'll see.

9000 visitors on this event from 125 country's. That's about 40% less than last year. Still a lot of people. With 250 of them The Netherlands is the biggest group after the US itself.

Let's collor this event orange! Tonight the dutch partner reception. A lot of business friends are here. Look forward to meet them too.

Exploring New Orleans 3 - #wpc09

Yesterday after registering at the wpc09 I went back to the hotel. Glad to be able to take a shawer and rest a bit. I wanted to walk down the Missisipi, but from the busstop to the river wa a little tricky.The road is running over the convention center, or a long walk around it. It was far to hot to do that.

So I enjoyed the rest and planned to meet with a few partners and Microsofties to get some food in de evening.

At 7pm we met all in the Marriott at Canal St drank a beer and went of to grab a cow in a steakhouse. Boy what a big chunk they serve overthere.New Orleans is Hot, that is outside the buildings. Inside you need to keep moving to prevent freezing to your chair.

Maybe it's a smart idea to spent a little less to cooling down the buildings, that way going outside is a little less a problem.

After diner half of the group went for a little walk to Bourbon St. Me myself went with the group that taak a few beers in the hotel lobby.

Exploring New Orleans 2

This morning is well spent exploring a little of New Orleans. Just a day to do so and I choose to get on the bus and hunt for a treasure in New Orleans City Park. The street car is out of order for two months. That would have been better, but the alternative suits the purpose.
I went to cementery near City Park. On my way to the hotel in the ariport shuttle I spotted the graveyard. It was a big collection of little houses. A special place.
The bellman at the hotel asked me what my goal for today was. Walking and exploring New Orleans was my answer. He warned me to take enough water with me (or bear, but that was not a very good idea). It was very hot indeed and I was glad that I took two bottles with me.
The city park is a nice place. A little bit a swamp, think about those southern america films with the sounds that goes with it. I found the geocache grand entrance and went back to the hotel, took a shower and drank a lot of water.
Ready for the next event, goning to register for the wpc09 I guess.

Exploring New Orleans

Today wake up at about 6:30 am. Not bad for a jetlag. Slept quit allright. Had a little fight with setting the right temprature for the airco and wake up a few times.

This morning try to relax a little, write some stuff, plan the day and take a look at the programm of this week Microsoft World Partner Conference. First some coffee on the hotel room and ofcourse a refill, this is the US.

Weather report makes me worry a bit. Hot and change rain will hit New Orleans. Bad combination I figure. Today 90 degrees Fahrenheit and probably a lot of moisture.

For funn I'am planning on a geocaching trip. Have to do this today, I do not want to take them back again.

Business trip New Orleans

Yesterday was travel day. The trip Amsterdam to New Orleans contains a transit. I choose to travel on Houston and a little hour flight from Houston to New Orleans. The trip from Amsterdam was quit bumpy. No very big turbulence, but a long time more than usual. That is more than I expected and got use to the last trips to the US.

At the Amsterdam airport almost everryone was trying to get in one plane. Glad I was not on the SunExpress! Besides the bumps it was a flight as all others, to long and borring, even with the old bat flight attendents (where are those young lady's still dreaming help us travelers in these aire busses?).

After a few times US I'm used to the madness at imigration and customs. Just do not pay attention and follow orders while standing in line. This time in Houston We sensed the heat despite of airco's. Some 100 degrees, that's F.

Getting on the plane was special to. We had to walk to the continental gates for the flight to New Orleans, way on the other side of the airport. We got there just in time. Than when boarding, they opend a backdoor and the heat hit us. Again a short walk - outside - to a little 'bus'. We tried to get in and bearly managed it.

The trip to New Orleans was a short one, less than an hour. New Orleans was HOT. Finding a shuttle took us another hour. You know we make jokes about public servants. How many people needed to dig a hole? Well, here they needed 5 people to get us in the shuttle! One pointing out the way to get our tickets, one to open the door and put our bags in the shuttle, one to collect the tickets we just bought, one to drive, one to navigate for him... madness.

At the hotel everything fine JW Marriott on Canal st in the CBD (Central Business Deistrict) just a block from French quarter and two from Bourbon st. I called some guys here in New Orleans visiting the WPC and we made an appointment for dinner 7:30 pm CT.

After a shower I went to the hotel bar to drink a couple of Corona's and went of to get some stuff for the kids. Afterwards I had to experience Bourbon st. A lot of things going on there! No Mardi Gras but I spotted the Beads and the tits. Bear on the street (take away)and the Hustler sex shop crowded with family's. Weird this is the US too.

I met Lucas, Nils and Nelson at the cornor af Bourbon and Canal. We had some nice seafood dinner. 10:30pm time to go back to the hotel. But first again a short look on Bourbon. Well it was crowded, people dancing on the street, lot's of drinks on the street, beads and tits and live music everywhere.

Enough for one day. Finaly around midnight - nighty night.

Microsoft World Partner Conference 2009

So I almost finished packing. That is I try to pack only the most important things, i.e. nothing. Wondering, should I pack all of my stuff in just one little backpack? It's only a week New Orleans.
Got a new Backpack. Last time Seattle bought a new nice small Asus EEE. The BIG laptop backpack is handy, but a little heavy. I do not need the extra weight of the protection for my little partner. Lots of clothes I do not need. It's a business trip to the Microsoft WPC09 but, casual and it's hot in New Orleans.

Again a long flight to The States. I took a few travel bugs with me. For those who care: GEOCACHING. A nice way to 'hire' a local guide in a foreign city.

I'll travel with a business friend and I expect to meet some more along the way. First apointment in New Orleans: Diner with Lucas and Nils. We want to make clear to the Dutch Ecosystem what the nice Ricoh - StartReady aliance adds to the Microsoft technology based propositions. We will post you on that matter.

Ricoh Launches Visual Online Storage Service quanp

Quantum Paper

Sometimes you have to simply promote a development from your own compagnie. #Ricoh is a worldwide marketleader in IT solutions. Ricoh is famous for it's multi functional devices but that does not cover the innovative IT solutions in it's portfolio.

QUANP... Rings a bell? Just an example of those innovative solutions.

Tag cloud

Thinking about Search will take you sometime to metadata and tags. It is used in all kind of ways. For example to help you structure your documents in a document management system. Or better said, configure your system with a document structure plan. It is also possible to configure views with it and groups of related documents as if they where grouped in a dossier.
One nice and simple way to visually help the user to keep track of documents or important, often used tags is a 'TAG CLOUD'.



Such a bunch of words tell you a few things: what tags are used and the bigger they, the more they are used. When clicking on that hyperlink, it will organize the documents in a view that are tagged with that term. Fast and efficient.

Tag Clouds are used a lot in publishing sites using BLOGS like this one. (if you like the cloud in this BLOG there is a link to the script used) More and more you will see these kind of techniques appear in the more document management related systems. Not always in this form, but based on the technique itself.

So what has this to do with search? Well think about it. Do you want to search or to find.

Records Management lives in a mixed world

A few days ago I wrote a little piece on Records Management and SharePoint. SharePoint is recognized as a platform that can be configured to fulfill the function as an archive as described in the NEN 2082 Standard (Dutch).

The audit against the standard has been performed by the European Certification Bureau.

Last week I attended at a session where Rubicon demonstrated the standard available functionalities on Document Management that SharePoint provides. The second topic in this session was Rcords Management, SharePoint and the NEN2082 accreditation. For this reason Dick Marijnen from the ECB attended the session to explain a little about the standard and the impact of the standard on documents.

The session was no deep dive into the subject, but only a short introduction. Striking is the assumption in these kind of sessions that a document is still assumed to be 'a piece of text in a digital form'. Say a word document.

In my opinion two major complexities are unexposed:

What is a document?

What is the format of a document?

An document in the historical explanation is a piece of paper with a text or some drawings. Today we are looking in a total different way to a document. It can be a text with some drawing, but also a video or a recording. More complex is when documents are related and combined. For example a set of documents or a text document or a power point presentation with multi media content like an embedded video. About 20 years ago you had to go to a library to look up a document and a related video, go to a video player and so on... It's all there on our fingertips now.
One step further these documents never come alone, there is a reason why they are there. Related documents are dossiers and some of these documents are related to more than one dossier.

If this content is essential for you, your department and later the company or society it becomes a 'record'. Of course this is a VERY simple explanation. Think about it this way. When a document that you produced becomes very important for your company, it is very difficult to find, retrieve and maintain the record if it is located on your hard disk or in your drawer.
When digital, that is the starting-point of the concept of an application providing Records Management support, this will become much easier. True in lot's of ways, but look around. Look around in your own office. Take a look at your desk, think of the way you perform your tasks. Do you use paper during this process? What happens with it? So how digital are we? Or are we still dependent of paper, at least for a part of our life?
I do believe we live in a mixed world of paper and digital content and this is what makes Records Management complex. You can not ignore paper flowing through your organization. Yes you can digitize it as a kind of a remedy. And systems will be able to support the process better. But for the time being Records Management lives in a mixed world.

Hij koemt, hij koemt...

Al enige tijd staat het in de hoek van de Search technologie bol van de geruchten. Microsoft komt met een nieuwe Search engine. Intern bij Microsoft staat deze bekend onder de naam KUMO. Ook al lang geen geheim meer is het feit dat deze search engine onder een andere naam het levenslicht zal zien.

De keuze van Microsoft lijkt op de naam BING gevallen te zijn. Gaan we nu bingen ipv googlen? Het zal er om gaan spannen.

Het tipje van de sluier wat Microsoft oplicht geeft een kleine blik op de technologie. Wat opvalt is dat de resultaten veel 'rijker' zijn dan bij Google het geval is. Zie ik hier de inbreng van FAST?

Invention vs Innovation

About a month ago now Tim Hyer placed a BLOG on Innovation vs Invention (Cheskin). It was about a discussion with Peter E Hart and is innovation consultants of Ricoh Innovations.

invention "creates something new in the world," while innovation "captures value from invention."

I agree with the outcome of the discussion and the different level of complexity between invention and innovation. But still without the fish learning to fish makes no sense. The fact these two are related makes the total proces of development complex. Succes not only depends on the invention itself but als on the immagination neede to understand the value.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 en Recordmanagement

NEN 2082 is enige tijd geleden als norm geaccepteerd. NEN 2082 beschrijft de eisen die aan een systeem gesteld worden om voor recordmanagement gebruikt te mogen worden.

of zoals de norm zelf in de titel pagina aangeeft: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur.

SharePoint had al een belangrijke audit op dit vlak doorstaan. De amerikaanse defensie stelt op een gelijke wijze eisen aan een systeem en de norm die daarvoor is opgesteld staat model voor een aantal afgeleide normen in Europa en uit eindelijk ook de NEN norm.

Er is wel een kanttekening te maken bij deze certificering. De certificering geldt voor het platform SharePoint (MOSS 2007), maar enkel in combinatie met de zogenaamde DOD 5015 pack.
Een goed recordmanagement is niet eenvoudig en om tot een goed systeem te komen moeten vooral ook aspecten als organisatie, gebruik en beheer meegenomen worden. Dat maakt dat de implementatie ook niet zomaar door iedere implemantatie partner uitgevoerd kan worden.

Certificering volgens NEN 2082 is uitgevoerd door het ECB

Education - does the ability for students to access work and applications from anywhere make sense?

...on 21th of may 2009 Christopher Dawson - technology director for the Athol-Royalston School District in northern Massachusetts wrote:



...it does make a lot of sense for students to be able to access their work and applications from anywhere. Whether they are home sick and simply need to get their homework turned, they lack the resources for a computer of their own, or their schools are looking for a cost-effective way to deliver a standardized desktop with minimal hardware investment...



In his example he is relating the fact of being ill to the ability to still follow lessons. Chris states it is ofcourse an example and not the main reason to use this technology to accomplish the final goal, but still it is usefull. The technology presents a way to respond on these kind of events.

Cloud computing is NOT the holy grail, but a way to fit education to the demands of the future.

Cloud computing in education - does it make sense?

We all like to believe (me and my tech friends) today technology will move to the cloud. The future is cloud shaped. Services, functionality today on our PC or laptop (oh sorry PDA) will be available in the cloud. So no matter where you are and on what time you 'arrive' there, IT will be available.
The tech site of the story has become reality today. However what does it take to help the teachers to take advantage of the technology? Does this inside - out story fit the demands? What are the disadvantages of this development?

Well I do believe it fits more than just the demand, but it will support a future development and a vision on how to deliver education and support learning. Not only it will deliver the content to the student or enable the ability to share mutual content. It will be available to a much broader public. So not only your ideas will be available, but also the brilliant ideas of your colleague can help your students to understand the subject.
Teachers ask themselfs how to envolve the student and her or his parents in the proces. It is a harsh proces to keep a student on the right track without the support of the parents. When a program, the content or the way of communication does not fit the experience of a student he will drift away. But without the understanding of this complexity of the parents it is even harder to accomplish. So keep the parents envolved.
Is using this technology in education necessary? Does it make sense to take content to the cloud, even avoid direct contact? Isn't it a disadvantage to contact each other via internet?

NO we can not afford to ignore direct contact and meeting physical. We do need that personal touch and contact to teach and to learn. Still I do believe the technologie will support the goal and help the fit of the way content is presented to students and shared amongst teachers.

Responsibility

Whenever you decide to start something you've to take care of the consequences. So Ruth showed me in the simple comment on this BLOG.

'I recently came across your blog and have been reading along. I thought I would leave my first comment. I don't know what to say except that I have enjoyed reading. Nice blog. I will keep visiting this blog very often'

In my own opinion it wasn't so special, and this is still my believe. When however people care you become Responsible.

So I decided to publish more often, thank you Ruth.

House of the future at the Microsoft Campus - an impressioin

Short impression of the house of the future at the Microsoft Campus. I've been there March 2009 visiting an EBC. Some very interesting technologies and implementations - not even this far of reality.

File vrije dag in Nederland

Het was gezellig!

Sepp Moos - nieuws uit de huiskamer

Steeds meer spelen mobiele devices een rol in publiceren berichten. Daar waar chat in de eerste jaren als speelgoed is bestempeld en steeds meer voor professioneel gebruik wordt ingezet is deze beweging ook te zien in de dagboekje nieuwe stijl. Zo'n beetje elke applicatie die online diensten aanbiedt geeft ook de mogelijkheid om deze content in een blog te publiceren.
Of het nu gaat om Blogger (Google), Hyves, MSN live (Microsoft), Facebook (Yahoo) of bijvoorbeeld Flicker. Allemaal geven de mogelijkheid om dientsten te combineren en de resultaten te publiceren. Dat deze beweging in de laatste jaren steeds mee serieus genomen wordt is ook wel terug te vinden in de aanwezigheid van Reuter, CNN of bijvoorbeeld een BBC news, allen afkomstig uit de oude media tussen dit geweld. Ook uit andere media verzorgende groepen als een Kodak (ja die vasthielden aan het rolletje met lichtgevoelige film) laten zich zien.
Nu er een steeds serieuzere beweging te zien is waar publicatie vanuit de mobiele devices ontstaat (denk aan spraakmakende foto's van de excecutie van Sadam, of filmpjes van de mishandeling van een minder begaafde jongen) wordt de overgang, maar ook de scheidslijn tussen nieuws uit de huiskamer en wereldnieuws steeds dunner.
Eerder zou ik gezegd hebben dat we er nog niet zijn met de mobile als computer. Steeds meer echter wordt het mogelijk deze apparaten in te zetten als een vanzelfsprekende combinatie van foto toestel, filmcamera, voicerecorder en tekstverwerker. Meteen publiceren in een zelf uitgegeven of door wereldwijd verspreide verslaggevers die gezamelijk het nieuws brengen is een feit. Als geïnteresseerd lezer abonneer je je meteen op het nieuws van de dag, afgestemd op de locatie waar je je bevindt. Eerder zei ik was het apparaat nog niet klaar, maar de feiten liggen daar. Wereld nieuws komt uit de telefoon.

Privacy en openbaarheid

Privacy en openbaarheid

Een eerste vinger oefening rondom dit onderwerp. Aanleiding is een vraag die me is gesteld om een artikel te schrijven rondom het spanningsveld tussen privacy en openbaarheid. Een interessant praktijk voorbeeld kwam ik enige tijd geleden tegen rondom de zaak Stoker. Opgelicht! had hier aandacht aan besteed.
Ondanks dat alle zaken rondom dit illuster individu bekend waren bij justitie was het politie korps in Amsterdam niet instaat om deze op het moment waarop dat noodzakelijk was paraat te hebben. Onbegrip bij de aanwezigen en vooral de gedupeerde van deze oplichter. Echter deze 'tekortkoming' is niet zozeer te wijten aan de kennis en vaardigheden van het korps in Amsterdam, maar wel aan de structuur waarin de gegevens over deze zaken zijn opgeslagen. Kan dat dan niet anders. Ja. Technisch is het ongetwijfelt anders in te richten en wel zodanig dat alle systemen die daar toegang toe moet hebben uit kunnen putten.
Waarom is dit dan niet op deze wijze georganiseerd en ingericht? Jaren geleden al las ik een artikel dat er landelijk een database ingericht was waarin gegevens van procesverbalen op landelijk niveau opgeslagen werden. Het artikel was relatief technisch van aard, maar naast deze technische uitleg werd in het artikel ook stilgestaan bij de keerzijde van de centrale databank. De toegang zo werd nadrukkelijk gesteld was goed afgeschermd
Allemaal technische insteek waar aan een aantal maatschappelijke ontwikkelingen en uiteindelijk ook juridische maatregelen aan ten grondslag liggen. Vooral de maatschappelijke reactie op openbaarheid en de concequentie op de pricacy worden regelmatig in het nieuws naar voren gebracht. Denk aan de discussie over de databank die in Engeland voor iedereen beschikbaar is om na te gaan waar in de buurt veroordeelde pedofielen wonen. Een aardige mashup op google maps, maar is het ook maatschappelijk wenselijk om deze privacy grens te overschrijden? De meningen lopen uiteen.

Sharepoint en engineering document management CADAC

Nieuwe versie van Organice 2004 R3

Computable bracht een artikel van de nieuwe versie van Organice. Een op Sharepoint technologie gebasseerde document beheer omgeving toegespitst op de maak industrie.

Cadac Group is reeds talloze jaren actief op het gebied van data management en archivering, met name voor projectmatig werkende bedrijven in de ontwerp- en maakindustrie. Cadac Group maakt hierbij primair gebruik van web technologie van Microsoft, te weten Windows SharePoint Services (WSS).

De Cadac Group brengt een nieuwe versie van Organice 2007 R3 op de markt. Deze release biedt verschillende nieuwe mogelijkheden en verbeteringen in Organice Explorer en Organice Transmit. Organice is een software suite voor engineering document management en document control, en is volledig gebaseerd op Microsoft SharePoint.

Met Organice 2007 R3 wordt Organice Explorer, de Windows desktop client die het werken met Microsoft SharePoint sterk verbeterd en ondersteunt het volledig Microsoft Windows Vista Business (32 én 64-bits) en AutoCAD 2009 (32 én 64-bits), dat in maart 2008 door Autodesk is geïntroduceerd. Verder ondersteunt het RealDWG 2009 voor het beheren van DWG files met SharePoint. Autodesks RealDWG zorgt voor integratie met AutoCAD en is volledig compatibel met andere Autodesk-producten. lees verder...

Toverdoosjes

Toverdoosjes

Eerder al toonde ik mijn bewondering voor een klein toverdoosje van ASUS de UMPC (Ultra Mobile PC) met de naam R2H. In de aanloop naar kleiner van een aantal jaar terug geloofde ik nog niet in een alles in één apparaat voor iedereen. Naar mijn mening zal het ook nog even duren voordat we dit bereikt hebben.



Nog steeds houden de producenten van de apparaten meerdere ballen omhoog. Wat gaat de doorslag geven? Snelheid, mobiliteit (wat ìs mobilieit - GSM, WIFI, BT, GPS of een karretje), integratie (van wat) of is het plat gezegd wat weegt het ding want ik moet het allemaal mee sjouwen.

Een voorbeeld van twee pda's (wikipedia)

Het lijkt een beetje wachten op de komt van de nieuwe technologie, de doorbraak. Welke doorbraak is niet altijd duidelijk. Het heeft te maken met één van de ballen. Veel gehoord in combinatie met de fantastische iPhone van Apple is bandbreedte en vooral beschikbaarheid van deze bandbreedte.

Rusisch blingbling exemplaar van 120.000 dollar met 138 diamantjes

De ontwikkelingen gaan snel, of eigenlijk sneller. Vergis je niet de eerste ontwikkelingen naar deze mobiliteit zijn al even gaande. De eerste mobiele telefoon bijvoorbeeld (Nederland) was er al in 1939.

Carvox 2453

In 1985 wordt naast het bestaande net een tweede autotelefoonnet in dienst gesteld (ATF-2) met een capaciteit van 15000 abonnees. Het werkt naast ons land ook in België en Luxemburg. Er komen nieuwe toestellen de Carvox 2451 en 2452, en ook deze zitten nog steeds gemonteerd in de auto. (Museum voor Communicatie)

De meeste mensen hadden toen nog geen vaste telefoon! Die ontwikkeling van de moderne communicatiemiddelen werd eerst in 1876 door Bell uitgevonden. Bijna 65 jaar om deze twee technologieën samen te brengen.

Geduld is een schone zaak. Maar toch enkel bewondering voor de apparaatjes. Ze zijn snel en klein, integreren alles wat denkbaar is.

Het kleine toverdoosje van ASUS wordt aangeduid als een UMPC. Een klein computertje, of een verrekt kleine klapdoos. Er is ook al concurentie aangekondigd. Een ander produkt van ASUS is de EEE PC. Diverse artikelen (1, 2, 3, ...)beschikbaar en veel besproken. Een belofte of anders geeft de aandacht voor deze dwerg toch aan dat ASUS een gevoelige snaar heeft geraakt. Zo ontstaat er ook concurrentie (Elonex, GeCube) en begint ook de zoektocht naar de juiste prijs.

Nog wat termen

UMPC

Wat is dat dan een umpc? Kort gezegd is het een complete pc in een handzaam formaat, zonder vast toetsenbord en muis. Eigenlijke een soort mini tablet-pc of een maxi-pda. Wel draait er een volwaardige versie van Windows XP op en wel de tablet-pc editie, die ondersteuning biedt aan peninvoer.

Seattle - The community is roaring

The community is roaring

You could have expected a storm of reactions in blogs, wiki's, forums etc. And of course there are people who are enthusiastic and there are some rumors. The critics posted are not only about organisation (Mark Miller for instance), but also about what the Microsoft Marketing Machine is trying to tell the world (Michael Sampson).

The MS Sharepoint Conference in Seattle at the state convention & trade center is just one day old and there are a lot of people here. Some are very critical about the number of people registered. Personally I did not experience this problem of overcrowded sessions. I hope it will stay that way for me.

More interesting critics are those who trying to question that what is said by Microsoft about Sharepoint. As stated by Michael Sampson for instance, what was Bill Gates talking about in his keynote.

"Breaking the milestone of 100 million licenses sold and surpassing sales of $1 billion this year, SharePoint is helping customers solve their most pressing information management needs."

Is it true that already 100 million licenses are sold? I do like to think that this is true. Are 100 million people using it already. No I do not think so. But by putting these two tings in one sentence leaves you the opportunity to think so. Even to think that this is the holy grail.

Michael has a point when he is writing in his blog that Sharepoint is slipped in the platform rather than sold to solve the business pains. So it is hard to believe this is THE business driver, or the only business driver.

On the other hand I do not think this Trojan horse is a bad platform, not capable to solve a lot of problems. It has been smart to slip it in and yes marketing of Microsoft is successful in selling the dream of the holy grail. But still there are opportunities. We can leave them there if we do not believe in them, but still. We are here in Seattle with about 4000 professionals from all over the world.

This holy grail thing is also used on the engineers who are exposed to all this 'good stuff'. It is all easy, very fast, out of the box or even better OOB. It is hard to stay on the ground, not to take the story for granted.

So that's our job at this Sharepoint conference. Think about what Microsoft and partners are telling you. Keep your own experience in mind and ask yourself is this a holy grail or a Trojan horse? Is this a opportunity or a hoax? Can I be creative with it, fill some of the needs?

And do not forget, have some fun to!

Third day in Seattle - Keynote Bill Gates

Start MS Sharepoint Server 2007 conference - Seattle

3 Maart 2008 de eerste dag MOSS 2007 conferentie start 's ochtends met een keynote van Bill Gates (en vrienden - Tom Rizzo, John Betz ea.). Inhoudelijk niet heel spectaculair, althans als je met hoge verwachtingen naar een conferentie afreist. De aanwezigheid van Gates heeft die hoop ook aangewakkerd.

De conferentie blijft niet helemaal verstoken van nieuwtjes, maar wel steken bij geruchten en uitspraken die al een tijd de ronde doen: Bijvoorbeeld het onderstaande bericht geeft weer wat Bill Gates over de Microsoft ambities heeft verteld rondom Sharepoint Online.

REDMOND, Wash. — March 2, 2008 — Monday from the annual Microsoft Office SharePoint Conference, Bill Gates, chairman of Microsoft Corp., will announce that the company will offer Microsoft Online Services to businesses of all sizes. This announcement marks a significant step for Microsoft toward expanding its software plus services strategy.

“The combination of software plus services gives customers advanced choice and flexibility in how they access and manage software,” Gates said. “With Microsoft Online Services, businesses can deploy software as a subscription service, from servers they manage on-site, or a combination of the two, depending on their specific needs. In the future, customers and partners should expect to see this kind of choice and flexibility for all of Microsoft’s software and server products.”

Today Microsoft also opened a limited beta trial of the new services; U.S.-based companies can register for the trial at http://www.mosbeta.com. The new services are scheduled to be generally available to businesses of all sizes in the second half of the year. Lees verder...

Een aantal kernwoorden uit de keynote van Bill and friends:

• Sharepoint Online - Cloud Platform
• Search
  

Mmmhhh Niet spectaculair. Later meer.

Second day in Seattle

Seattle

Op de tweede dag in Seattle de tourist uitgehangen. Zondag in een 24x7 economie was even wennen. Althans een beetje jet lagged had ik het toch niet in de gaten. 2 Maart een fiets gehuurd en vanuit Down town Seattle een rondje rond het meer gemaakt.
Zo vanaf de fiets veel kunnen zien van de omgeving. Fantastisch weer, veel mede fietsers op de weg en Amerikaanse gezinnetjes in het park. Day well spent. Het was de moeite waard. Hoewel... Het was al even geleden dat ik mijn fiets de sporen gaf en dat heb ik geweten. Vooral de terugweg vanaf de Apple store in University Village (ik heb me beheerst) was een kleinde hel. Bedankt Bert.
Het is ook de tweede dag dat we bloot gesteld worden aan de All American -Hello How are you today. I'm Zack, I will serve you today. If you need ANYTHING just call for me. - Voor ons Europeanen is dat even wennen. We kenmerken het al snel als overdreven, oppervlakkig.
Aan de andere kant als je dan als toerist op zoek bent naar de juiste afslag en je durft een kaart te raadplegen aan de kant van de weg, dan zal die zelfde Zack je ook weer komen vragen of you need help. Is dat oppervlakkig of beroepsdeformatie? Of is dat toch een diep gewortelde cultuur waarbij het gewoon heel normaal is om de medemens te helpen?

First day in Seattle

Seattle

Today my first day in Seattle. Yesterday landed at Tacoma 15:00 Seattle time and checked in at the Sheraton. In the evening site seeing in town and had some diner downtown. After 25 hour non-stop enough for the day.

Today it's sunday. I'm wondering what is Seattle doing at sunday. Let's find out today.

Vinden van informatie FIND 2.0 - Part 1a

Hot or not

Search is hot zoveel is wel duidelijk - komende week naar Seattle om een bezoek te brengen aan de Microsoft Sharepoint conferentie. Daar zal ook deze mijnheer spreken:



Een grote hoeveelheid van de sprekers neemt Search als onderwerp mee in de presentaties.

Als ik in mijn omgeving rondvraag blijkt dat Search ook steeds als onderwerp naar voren komt.

- Enterprise Search over je bedrijfdata, ongestructureerd en gestructureerd

Met andere woorden, ongeacht de herkomst (MOSS, FS, LOB's) , ongeacht de vorm (data of document), al dan niet ondersteunt door een structuur gepresenteerd krijgen van de informatie.

In een artikel wat ik tegenkwam op de site van CRN (informatiebron voor resellers) wordt verwezen naar de ambitie en de bereidheid om te investeren van Microsoft als het om Search gaat. Laat ik er dit van zeggen. Ze gaan niet afwachten of een ander de hete kolen voor hen uit het vuur gaat halen.

Microsoft gaat flink investeren in internet zoektecnieken als de overname van Yahoo! niet doorgaat.

Dit zegt Microsoft topman Bill Gates.

"We kunnen het ons permitteren om grote investeringen te doen in deze sector," aldus Gates tegenover Reuters. "Maar we realiseren ons ook dat we er sneller komen als we dat met Yahoo! zouden kunnen doen." lees verder.

Tussen zoeken en vinden zijn een aantal partijen bereid om de weg te wijzen.

Vinden van informatie FIND2.0 - Part 1

Zoeken is verleden tijd vinden is toekomst

Maar wat doen we in de tussentijd? In de markt van de zoekmachines zien ook de grote jongens de noodzaak van een nieuwe invulling van de behoefte om te vinden. Microsoft heeft overname van Fastsearch op de agenda staan. Googelen is als woord opgenomen in de dikke van Dale, maar dat was in deze tijdsgeest al weer een eeuw terug. De groei van data die gevonden wil worden groeit explosief en de controle gaat verloren.
Al enige tijd proberen de ICT en de DIV wereld van elkaar te leren. Metadateren en het gebruik van metadata modellen kan veel toevoegen aan het terugvinden van informatie. Maar is het voldoende? Een artikel in Computable 1 feb 2008 stelt dat 'zoeken met woordjes is uitontwikkeld'. Persoonlijk denk ik dat er nog wel een slag te winnen is. Niet in de technologie om iets te vinden, maar in de methodologie om informatie vast te leggen. Met andere woorden, breng ICT en DIV dichter bij elkaar.

Gericht zoeken - zo stelt ook het hiervoor genoemde artikel - op basis van woordjes, wordt steeds moeilijker. Er is dan ook veel behoefte aan een volgende generatie zoeken. Zoeken op basis van herkenning van structuur, de zoekmachine leren lezen. Naar mijn mening sluit dat ook beter aan op de manier waarop de generatie Einstein naar informatie kijkt. Ook presentatie van gevonden informatie zie je die kant op schuiven. Bijvoorbeeld social tagging en tagclouds.

Back	Britain	Check	Children	Cup
Death	Detectors	Down	Fa	Government
John	Language	Life	London	Other
People	Police	Power	Set	Suicide
Town	Two	Uk	World	Year

http://cloudsearch.aeteam.co.uk/

In het zelfde artikel stelt dat search en tagging ook in de nabije toekomst tekort zullen schieten in het voorzien in vinden. Phasar is een voorbeeld van de nieuwe generatie zoekmachines die technieken ontwikkeld die gebruik maakt van structuur herkenning van teksten.

Ikzelf beweeg me op dit moment in de wereld van documenten. Ik stel het een beetje plat. Maar als ik vervolgens stel dat het document een evolutie doormaakt en dat ik een een mashup met virtualearth ook een document noem... Met andere woorden, ook het structureren van enkel teksten en het leren lezen van een zoekmachine zal naar de toekomst toe slechts een klein deel van de behoefte invullen.

Virtual Earth - de nieuwe informatie drager

Afgelopen week aanwezig geweest bij de Virtual Earth Partner Day in Barneveld. Wat doet iemand die zich bezighoud met document gedreven informatievoorziening en logistiek van informatie bij een dag die gaat over landkaarten?

De wereld van informatie ondergaat grote veranderingen. De trend is dat deze veranderingen zich in een steeds hoger tempo opvolgen. Waar in de voorgaande jaren de nadruk heeft gelegen op het terugvinden van voornamelijk gestructureerde data (ERP / CRM) lijkt het document weer helemaal terug. Maar wat is het document in deze tijd van het nieuwe werken? Nog steeds dat stuk papier met diezelfde zwarte lettertjes? Of is het kleur wat het document 'maakt'.

User experience is een veel gebezigde term bij Microsoft. De wijze waarop de gebruiker de informatie ervaart. Een document kan daarbij een veelheid aan bijeenvoegde informatie zijn, tekst, beeld, film. Niet alle informatie is meer zo eenvoudig op een drager als papier weer te geven, ook niet elektronisch. Tijd en lokatie speelt een steeds belangrijkere rol in het terugvinden van informatie binnen je eigen social distance.

Virtual Earth. Een nieuwe context? Een nieuwe drager? Of enkel een nieuw element wat toegevoegd kan worden aan het document.

Bekijk ook eens de cases waarin Virutal Earth een plek heeft gekregen.

Recordsmanagement als requirement - dichter bij de oplossing?

Niet de zelden kom je in de wereld van Documentmanagement eisen op het vlak van Recordsmanagment tegen. Zware eisen die in in de Nederlandse wetgeving terug te voeren zijn naar de Archiefwet 1995. Met name artikel 3 wordt nogal eens aangehaald in uitleg, trainingen en op semenairs.

Artikel 3

De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

In de afgelopen jaren zijn de RFI en RFP's van organisaties - voornamelijk afkomstig uit (semie) overheid geterroriseerd door ReMANO 2004. In de komende jaren valt vooral veel lol te beleven en geld te verdienen aan NEN 2081.
Hooggespannen waren dan ook de verwachtingen in 2006 bij het uitkomen van de nieuwe versie van Sharepoint. Microsoft zou zorgen voor een systeem waarin volwassen Recordsmanagement een plek kreeg. Zo gezegd zo gezegd heeft Mircosoft succesvol veel geld gespendeerd aan de benodigde toetsing en 23 mei 2006 was het dan ook zover. Microsoft made the announcement.
Microsoft gaf toen al aan dat er een DoD pack uit zou komen. Opnieuw zijn de verwachtingen hoog. Wel geeft Microsoft bij het vrijgeven van deze aangekondigde DoD 5015.2 Resource Kit een aantal voorwaarden mee:

'The DoD 5015.2 Resource Kit is intended only for customers, who are required to run their records management system in a DoD 5015.2 Chapter 2 certified state.'

Ook voor het downloaden en implementeren van de Resouce Kit geeft Microsoft (naar goed gebruik) de regie aan haar partners.

Officially, the DoD 5015.2 Resource Kit for SharePoint Server 2007 is now available to customers through our partner and Microsoft Consulting Service (MCS) channels.

Nu is de implementatie van een volwassen Recordsmanagement systeem geen sinecure en moet dan ook niet lichtzinnig aangepakt worden. Ook trek ik de kwaliteit en bruikbaarheid van Sharepoint als platform niet in twijfel. Zelfs niet in combinatie met een behoefte als een Recordmanagement systeem.
Wel vraag je je af in een reflectie op de voorgaande tweetal jaren wat sommige organisaties eisen. Gaat het hen om een dringende behoefte om invulling te geven aan een systeem wat ondersteunt of volledig voorziet in het identificeren, classificeren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records? Of is angst de drijfveer? En brengt Microsoft ons nu dichter bij een platform wat voldoende toegankelijk is om definitief een brug te slaan tussen DIV en de technieken die onze toekomstige generatie zo vormt?
Weer een stap dichterbij, maar we zijn er nog niet.

Verslag Keller seminar, 6 dec 2007

De nieuwsbrief sited heeft een artikel gepubliceerd over het Keller Seminar van 6 dec 2007 jl.

Door: Rudy Kaptein, Medewerker VHIC

Keller seminar, 6 december 2007

Decos, Inter Access en Macaw als sterkste uit de bus op Keller seminar

6 december vormde de slotdag van een laboratoriumonderzoek, uitgevoerd onder leiding van Wouter Keller. Tijdens het seminar dat gehouden werd op deze dag werden de resultaten bekend gemaakt van het onderzoek naar gemeentelijke documentmanagement (DMS) en Workflow management (WFM) oplossingen. Een dag waarnaar door zowel leveranciers als gebruikers van DMS en WFM applicaties werd uitgezien, vanuit de leveranciers om te bepalen hoe men het doet ten opzichte van de concurrentie, vanuit de gebruikers om te bepalen of men met ‘het juiste’ product werkt.


Alle grote marktpartijen waren benaderd om hun software aan te leveren voor het laboratorium, ingericht voor het werkproces (het zaaktype) kleine evenementenvergunning, naar het voorbeeld uit Mozaiek van de gemeente Dordrecht. Corsa van BCT, InProces van Brein, Verseon van Circle, Decos van Decos, het MemX model van Differs, Alfresco ingericht door Inter Access, Sharepoint ingericht door Macaw en Hummingbird met Voortgangsmodule ingericht door Unisys hadden een inrichting aangeleverd. Opvallende afwezige was Centric met de Sharepoint opstelling die tijdens de twee Andez aanbestedingen succesvol is geweest.

ONDERZOEKSRESULTATEN
De behandeling van de resultaten van het onderzoek werd onderverdeeld in de onderdelen ‘warme’ en ‘koude’ dossiers. Warme dossiers voor de onderwerpen rond workflow, zakenbeheer en publicatiemogelijkheden, koude dossiers rond onderwerpen als archivering, beveiliging en architectuur. In totaal werden de pakketten beoordeeld op negen hoofdonderdelen, waarbij de hoofdonderdelen waren onderverdeeld in een aantal subonderdelen met vaak daaronder nog een aantal subsubonderdelen. Op dit laagste niveau werden geen aparte scores meer gegeven.

Het onderzoek was vergelijkend van opzet, hetgeen betekent dat per hoofdonderdeel en subonderdeel een vergelijking was gemaakt tussen de verschillende pakketten. Over het algemeen werd per hoofd/subonderdeel een of twee pakketten beoordeeld als sterk, een of twee als zwak en de rest als ok. Een totaalscore waarin alle producten op volgorde worden geplaatst valt dan ook niet te geven, wel hoe de pakketten in vergelijking scoren op de verschillende onderdelen. Afhankelijk van de functionaliteiten die belangrijk worden geacht kan natuurlijk wel bekeken worden hoe een bepaald pakket daarin scoort ten opzichte van de concurrentie. Wanneer toch alle plusjes en minnetjes in de hoofdcategorieën bij elkaar opgeteld worden is te zien dat Decos, Alfresco van Inter Access en Sharepoint van Macaw als sterkste naar voren komen. Tijdens de verschillende leverancierspresentaties gebruikten sommige leveranciers hun tijd om algemene informatie te geven over zichzelf en de eigen producten, anderen gebruikten de tijd om te laten zien op welke manier zij binnen de laboratoriumopstelling de behandeling van de evenementenvergunning hadden vormgegeven.

ONTWIKKELINGEN
Gedurende de dag werd het gebruik van het DMS/WFM in een bredere context geplaatst. Gold het DMS voorheen vaak als ‘DIV’ applicatie, omdat deze te maken had met postregistratie en de archivering van (digitale) documenten, uit alle ontwikkelingen, maar ook uit het op de dag aanwezige publiek (een mengeling van personen afkomstig vanuit Informatisering, Automatisering en DIV) blijkt dat dit niet langer het geval is. Binnen de door Egem ontwikkelde gemeentelijke e-dienstverleningsarchitectuur neemt het DMS, bij de concrete uitwerking hiervan door leveranciers, een belangrijke plaats in binnen het midoffice voor de opslag van (klant)informatie en het beheer van de lopende zaken.

Enige relativering is echter nog op zijn plaats. Uit een onderzoek blijkt dat het DMS met name nog gebruikt wordt voor postregistratie en het vormen van een digitaal archief na afloop van het proces. In een minderheid van de gevallen wordt het DMS ook gebruikt voor warm archief (digitaal werken) en workflow.
Gedurende de dag werd meerdere malen Dordrecht aangehaald als goed voorbeeld voor andere gemeenten. Binnen het zelf ontwikkelde zakensysteem Mozaiek wordt op gestructureerde wijze informatie vastgelegd die van belang is voor de externe partijen (burgers, bedrijven) en interne behandelaars. Belangrijk element in de aanpak van de gemeente Dordrecht is volgens Keller de relatief eenvoudige opzet, zonder het ontwerpen van uitgebreide workflows of het leggen van veel koppelingen met de aanwezige procesapplicaties. Hierdoor is het mogelijk om binnen een relatief korte termijn snel vorderingen te maken met het opnemen van processen binnen het midoffice.

De komst van Sharepoint 2007 heeft volgens Keller ook veel stof doen opwaaien in de DMS en ECM (Entreprise Content Management) markt. Sharepoint 2007, een pakket met zeer uitgebreide functionaliteiten, biedt de mogelijkheid om zowel onderdelen als document/ recordsmanagement, als workflow en e-formulieren binnen hetzelfde platform af te handelen. Bovendien biedt het vanzelfsprekend een uitstekende integratie met de overige kantoorautomatiseringspakketten van Microsoft. Veel leveranciers van DMS-producten zijn dan ook bezig met vormen van samenwerking en integratie binnen het Sharepoint platform. Wel werd terecht het voorbehoud gemaakt dat de marktpartijen de mogelijkheid moeten hebben om een generiek product als Sharepoint op maat te maken voor de gemeentelijke situatie en processen.

DE TOEKOMST
Momenteel is volgens Keller de opkomst waar te nemen van partijen die in staat zijn op alle onderdelen van de informatiemanagement eigen producten aan te bieden. Microsoft, Oracle en SAP hebben, mede door acquisities, een steeds breder productaanbod. Daarmee kunnen zij op termijn wellicht een totaalpakket bieden met onder andere eigen ECM, ERP, databasesystemen en ondersteuning bij implementatie en beheer. Het wordt interessant om te zien hoe leveranciers van best-of-breed producten hiermee om zullen gaan.

Verdere ontwikkelingen rond dienstverlening aan de burger en onderlinge informatie-uitwisseling binnen de overheid (via onder meer de basisregistraties) zorgen ervoor dat alle gemeenten bezig zijn of moeten met de eigen informatiearchitectuur. Het is zaak om, naast de opkomende verplichting om gegevens aan te leveren aan de centrale registraties, ook het voordeel te kunnen benutten van het gebruik van die gegevens binnen de gemeentelijke informatievoorziening. Dit vergt veranderingen op meerdere niveaus. De technische veranderingen en de benodigde applicaties zijn daarbij een eerste stap, maar voor een succesvolle implementatie is het uiteindelijk nodig dat de werkprocessen hierop worden aangepast en dat uiteindelijk ook de aangepaste manier van werken verankerd wordt binnen de cultuur van de organisatie.

Tenslotte zijn er mensen nodig die vorm kunnen geven aan de veranderingen. Op centraal niveau, om regie te kunnen voeren op de ontwikkelingen en algemeen bruikbare hulpmiddelen aan te kunnen bieden. Maar zeker ook binnen de gemeenten zijn mensen nodig die voldoende tijd krijgen naast de normale werkzaamheden en die voldoende mogelijkheden en kennis hebben om hieraan te werken. De rol van Div staat volgens Keller hierbij nog niet vast. Gaat men actief bijdragen aan de hervormingen van het eigen vakgebied en de centrale rol die de informatievoorziening binnen de processen krijgt, of blijft het bij het beheer van het (papieren) archief? Het mee kunnen gaan met de veranderingen zal hierbij bepalend worden.

Sited 088, februari 2008